PAGE衛(wèi)生院人事檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院人事檔案管理，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在衛(wèi)生院人才隊(duì)伍建設(shè)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院全體在職員工、離退休人員以及臨時(shí)聘用人員的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：全面收集員工各個(gè)方面的資料，確保人事檔案資料齊全、完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對(duì)人事檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：隨著員工工作經(jīng)歷、崗位變動(dòng)等情況的變化，及時(shí)更新人事檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性。二、人事檔案管理職責(zé)分工（一）人事部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)人事檔案的建立、收集、整理、歸檔、保管和查閱等日常管理工作。2.制定和完善人事檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好人事檔案相關(guān)工作。3.根據(jù)工作需要，及時(shí)更新人事檔案信息，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。4.負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，認(rèn)真做好人事檔案的收集、整理、裝訂、保管等工作，確保檔案安全。2.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大檔案查閱范圍。3.定期對(duì)人事檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。4.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)檔案的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門員工人事檔案材料的收集、整理和移交工作，確保材料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.配合人事部門做好人事檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作，按照要求提供必要的協(xié)助。3.及時(shí)向人事部門反饋員工的工作變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況等信息，以便及時(shí)更新人事檔案。三、人事檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.員工個(gè)人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、學(xué)歷、學(xué)位、參加工作時(shí)間、工作單位、職務(wù)等信息。2.員工履歷表，詳細(xì)記錄員工的工作經(jīng)歷，包括起止時(shí)間、工作單位、擔(dān)任職務(wù)等。3.員工學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件、職業(yè)資格證書復(fù)印件等相關(guān)證明材料。（二）自傳材料員工撰寫的自傳，反映個(gè)人成長經(jīng)歷、思想變化等情況。（三）考核材料1.年度考核登記表，記錄員工年度工作表現(xiàn)、考核結(jié)果等情況。2.聘期考核材料，對(duì)員工聘期內(nèi)的工作業(yè)績、業(yè)務(wù)能力等進(jìn)行考核的相關(guān)材料。3.專項(xiàng)考核材料，如晉升考核、崗位調(diào)動(dòng)考核等材料。（四）評(píng)定、鑒定、審查材料1.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、聘任文件等材料。2.入黨、入團(tuán)志愿書，入黨、入團(tuán)申請(qǐng)書，轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書等材料。3.各類先進(jìn)表彰獎(jiǎng)勵(lì)審批表、榮譽(yù)證書復(fù)印件等材料。4.違紀(jì)違規(guī)處理決定、處分材料等。（五）政審材料1.政治歷史情況審查表，包括對(duì)員工政治歷史、社會(huì)關(guān)系等方面的審查材料。2.出國（境）政審材料，員工因出國（境）需要進(jìn)行政審的相關(guān)材料。（六）黨團(tuán)材料1.黨員組織關(guān)系介紹信、黨員證明信等材料。2.團(tuán)支部、團(tuán)總支、團(tuán)委的有關(guān)材料，如團(tuán)員登記表、團(tuán)費(fèi)繳納記錄等。（七）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表、工資條等工資相關(guān)材料。2.任免審批表、任職文件等任免相關(guān)材料。3.出國（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等出國（境）相關(guān)材料。（八）其他可供組織參考的材料1.員工培訓(xùn)記錄、學(xué)習(xí)成績單復(fù)印件等培訓(xùn)學(xué)習(xí)相關(guān)材料。2.員工發(fā)表的論文、著作復(fù)印件等業(yè)務(wù)成果相關(guān)材料。四、人事檔案的收集與整理（一）收集1.人事部門定期向各部門收集員工人事檔案材料，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，及時(shí)將本部門員工產(chǎn)生的應(yīng)歸檔材料收集齊全，并移交人事部門。2.員工個(gè)人應(yīng)主動(dòng)向人事部門提交與個(gè)人檔案相關(guān)的材料，如學(xué)歷學(xué)位證書、資格證書、獲獎(jiǎng)證書等原件或復(fù)印件。3.對(duì)于新入職員工，人事部門應(yīng)在入職時(shí)明確告知其需提交的人事檔案材料清單，并督促其按時(shí)提交。（二）整理1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的人事檔案材料進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行核對(duì)，確保材料內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，格式規(guī)范。3.去除材料上的訂書釘、回形針等金屬物，對(duì)破損、褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.按照檔案編號(hào)順序，將每份材料依次排列，編寫頁碼，并填寫檔案目錄清單，注明材料名稱、日期、頁碼等信息。五、人事檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的人事檔案材料經(jīng)審核無誤后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將其歸入員工個(gè)人檔案，并在檔案目錄清單上注明歸檔日期。2.建立人事檔案歸檔臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案材料的歸檔情況，包括檔案編號(hào)、員工姓名、材料名稱、歸檔日期等信息，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。（二）保管1.衛(wèi)生院設(shè)立專門的人事檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全存放。2.人事檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.人事檔案應(yīng)實(shí)行分類存放，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。5.對(duì)電子人事檔案，應(yīng)建立備份制度，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，異地存放。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，設(shè)置必要的訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。六、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱人事檔案的，須填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人事部門負(fù)責(zé)人審批。2.人事部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱人事檔案的，須填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人事部門負(fù)責(zé)人審批。2.人事部門負(fù)責(zé)人審核通過后，借閱人員需與檔案管理人員簽訂《人事檔案借閱承諾書》，明確借閱期間的責(zé)任和義務(wù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員責(zé)任。七、人事檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)出1.員工因工作調(diào)動(dòng)、辭職、退休等原因需要轉(zhuǎn)出人事檔案的，人事部門應(yīng)在接到相關(guān)通知后，及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案管理人員按照檔案轉(zhuǎn)遞要求，認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，確保檔案材料齊全、完整。填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，密封檔案，并在封口處加蓋公章。3.通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞至接收單位，同時(shí)將《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)及時(shí)收回存檔。（二）轉(zhuǎn)入1.收到員工轉(zhuǎn)入的人事檔案后，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞通知單及檔案內(nèi)容，確認(rèn)無誤后辦理接收手續(xù)。2.將檔案及時(shí)歸入員工個(gè)人檔案，并在檔案目錄清單上注明轉(zhuǎn)入日期。同時(shí)，更新人事檔案信息系統(tǒng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。八、人事檔案的信息化管理（一）建立人事檔案信息系統(tǒng)1.衛(wèi)生院應(yīng)建立完善的人事檔案信息系統(tǒng)，將人事檔案的基本信息、履歷材料、考核材料、評(píng)定鑒定材料等內(nèi)容錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.人事檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、修改、備份等功能，方便檔案管理人員進(jìn)行日常管理工作。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與安全管理1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)人事檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)更新檔案信息，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。2.加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露等安全事故發(fā)生。九、人事檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.衛(wèi)生院成立人事檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.人事部門應(yīng)定期對(duì)檔案管