PAGE檔案局行政管理制度一、總則（一）目的為加強檔案局行政管理工作，提高工作效率，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、制度化，保障檔案的安全與完整，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局全體工作人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法履行檔案管理職責。2.科學規(guī)范原則：運用科學的管理方法和技術(shù)手段，建立健全檔案管理工作流程和標準。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。4.服務(wù)至上原則：以服務(wù)為宗旨，為社會各界提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責（一）局領(lǐng)導職責1.全面負責檔案局的行政管理工作，制定檔案管理工作方針、政策和發(fā)展規(guī)劃。2.審批檔案管理工作的重要制度、計劃和報告。3.協(xié)調(diào)檔案局與其他部門之間的關(guān)系，保障檔案管理工作的順利開展。（二）各科室職責1.辦公室負責檔案局行政管理的日常工作，包括文件收發(fā)、會議組織、辦公用品管理等。協(xié)助局領(lǐng)導做好檔案管理工作的協(xié)調(diào)和監(jiān)督。負責檔案管理工作的宣傳和信息發(fā)布。2.檔案業(yè)務(wù)科室負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。制定檔案管理工作的具體業(yè)務(wù)規(guī)范和流程。指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。3.信息技術(shù)科室負責檔案管理信息化建設(shè)，開發(fā)和維護檔案管理信息系統(tǒng)。保障檔案管理信息系統(tǒng)的安全運行，防止信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。負責檔案數(shù)字化處理工作，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（三）工作人員職責1.遵守檔案局的各項規(guī)章制度，履行崗位職責。2.認真做好檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓，提高自身業(yè)務(wù)水平。4.保守檔案機密，不得泄露檔案信息。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.本局在履行職能活動中形成的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.本局接收的上級機關(guān)、其他單位和個人移交的與本局工作相關(guān)的檔案。3.本局所屬各部門形成的具有保存價值的檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)定期將本部門形成的檔案移交至檔案業(yè)務(wù)科室，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單。2.檔案業(yè)務(wù)科室應(yīng)及時收集本局接收的上級機關(guān)、其他單位和個人移交的檔案，并進行登記。3.對于重要檔案和特殊載體檔案，應(yīng)采取特殊的收集措施，確保檔案的完整和安全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標準。（四）整理方法1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案盒封面、盒脊和備考表。3.對破損、褪色的檔案進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案業(yè)務(wù)科室對整理好的檔案進行審核，審核合格后進行歸檔。2.將歸檔檔案裝入檔案盒，按照檔案排列順序上架存放。3.建立檔案歸檔目錄，記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括本局制定的重要政策文件、重大活動記錄、重要人事檔案等。3.長期保管的檔案主要包括本局的一般性業(yè)務(wù)文件、年度工作計劃和總結(jié)等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括本局的臨時性文件、一般性會議記錄等，保管期限為1年至10年。（三）保管要求1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度計、滅火器等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。五、檔案利用與借閱（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本局檔案，須經(jīng)本局領(lǐng)導批準。3.公民因個人需要查閱與本人相關(guān)的檔案，須提供有效身份證明，并經(jīng)本局檔案業(yè)務(wù)科室審核同意。（二）利用程序1.本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案業(yè)務(wù)科室查閱。2.外單位查閱本局檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)本局領(lǐng)導批準后，由檔案業(yè)務(wù)科室安排專人陪同查閱。3.公民查閱與本人相關(guān)的檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)檔案業(yè)務(wù)科室審核同意后，在指定地點查閱。（三）借閱規(guī)定1.檔案一般不外借，如有特殊情況需要借閱，須經(jīng)本局領(lǐng)導批準。2.借閱檔案應(yīng)填寫檔案借閱登記表，注明借閱時間、借閱人、檔案名稱和數(shù)量等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案，不得擅自復(fù)制檔案。4.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案業(yè)務(wù)科室負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值等因素，對檔案進行逐一審查。3.對已到保管期限且無保存價值的數(shù)據(jù)進行登記造冊，提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出的銷毀意見，經(jīng)本局領(lǐng)導批準后實施。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性。3.銷毀檔案應(yīng)填寫檔案銷毀登記表，注明銷毀時間、銷毀人、檔案名稱和數(shù)量等信息。4.銷毀后的檔案登記表應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的目標、任務(wù)和步驟。2.加大對檔案信息化建設(shè)的投入，配備必要的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。（二）檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)與維護1.開發(fā)和完善檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。3.加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。（三）檔案數(shù)字化處理1.按照國家有關(guān)規(guī)定和標準，對重要檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化處理后的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時保存，確保檔案信息的一致性和完整性。3.加強對電子檔案的管理，建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份和恢復(fù)測試。八、檔案安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，明確安全管理職責和工作流程。2.加強對檔案工作人員的安全教育，提高安全意識和防范能力。（二）安全措施1.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。2.加強對檔案庫房的安全檢查，定期對消防器材、電器設(shè)備等進行檢查和維護。3.嚴格控制檔案庫房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。4.對檔案信息進行加密處理，防止信息泄露。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機構(gòu)、職責分工和處置流程。2.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力。3.發(fā)生檔案安全事故時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進行處置，并及時向上級主管部門報告。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.建立檔案管理工作監(jiān)督檢查制度，定期對各部門的檔案管理工作進行檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.制定檔案