PAGE檔案室文書管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室文書管理，確保文書資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負(fù)責(zé)對(duì)各類文書檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)性原則：歸檔的文書應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：確保文書檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及公司機(jī)密的文書檔案進(jìn)行妥善保管。5.便利性原則：便于文書檔案的查閱、利用和管理。二、文書歸檔范圍與分類（一）歸檔范圍1.公司各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。2.公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等。3.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。5.公司的各類請(qǐng)示、批復(fù)、函件等。6.公司的人事檔案、工資檔案等。7.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。8.公司的技術(shù)文件、圖紙、資料等。9.公司的宣傳資料、廣告策劃等。10.其他具有保存價(jià)值的文書資料。（二）分類1.行政管理類：包括公司文件、會(huì)議文件、規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)管理類：如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、項(xiàng)目文件等。3.人事管理類：人事檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料等。4.財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、預(yù)算文件等。5.技術(shù)管理類：技術(shù)文件、圖紙、科研資料等。6.市場(chǎng)營(yíng)銷類：宣傳資料、廣告策劃、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。三、文書形成與收集（一）文書形成1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文書的起草、審核、簽發(fā)等工作，確保文書內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范。2.文書起草應(yīng)使用統(tǒng)一格式，語(yǔ)言表達(dá)清晰、簡(jiǎn)潔，符合公司的文風(fēng)要求。3.涉及多個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文的，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同起草，并按規(guī)定程序進(jìn)行會(huì)簽。（二）文書收集1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的文書收集整理，定期移交檔案室。2.對(duì)于重要會(huì)議、活動(dòng)形成的文書，主辦部門應(yīng)在會(huì)議結(jié)束或活動(dòng)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集齊全，并移交檔案室。3.文件承辦人員在文件辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件原件及相關(guān)附件收集整理，交本部門文書管理人員。四、文書整理與歸檔（一）整理要求1.文書管理人員應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的文書進(jìn)行分類整理，確保文書類別清晰。2.對(duì)每份文書進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。3.去除文書中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對(duì)破損的文書進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。4.按照文書的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一時(shí)間段的文書按照重要程度排列。（二）歸檔程序1.文書管理人員對(duì)整理好的文書進(jìn)行逐一核對(duì)，確保文書內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。2.將核對(duì)無(wú)誤的文書裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.填寫檔案目錄，目錄應(yīng)包括文書編號(hào)、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，一式兩份，一份隨檔案盒存放，一份單獨(dú)裝訂成冊(cè)。4.將檔案盒存放在檔案室的相應(yīng)位置，并建立電子檔案目錄，便于快速檢索。五、文書保管（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文書檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的文書檔案分為[X]年、[X]年兩種。凡是在相對(duì)較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文書檔案，列為[X]年保管。凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文書檔案，列為[X]年保管。（二）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保文書檔案的安全。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等，并定期對(duì)裝具進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案室應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。（三）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)文書檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)形成清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查時(shí)間、范圍、結(jié)果、存在問(wèn)題及處理情況等。六、文書查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文書檔案的，應(yīng)填寫《文書檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或損壞檔案。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并由管理人員進(jìn)行核對(duì)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱公司文書檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，說(shuō)明借閱目的、范圍、時(shí)間等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫《文書檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間等信息，并提供有效身份證明。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將借閱的檔案轉(zhuǎn)借他人或泄露給無(wú)關(guān)人員。借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并由管理人員進(jìn)行檢查。七、文書保密與銷毀（一）保密措施1.檔案室管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的文書檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，對(duì)機(jī)密檔案進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取必要的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等。3.查閱和借閱機(jī)密檔案的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。4.嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所談?wù)?、傳播公司機(jī)密信息，嚴(yán)禁將機(jī)密檔案帶出公司或通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)等方式傳輸給無(wú)關(guān)人員。（二）銷毀規(guī)定1.對(duì)于已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的文書檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案前，應(yīng)填寫《文書檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員