PAGE培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案館制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案館的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在培訓(xùn)教學(xué)、管理及研究等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)內(nèi)各部門形成的各類檔案，包括但不限于教學(xué)檔案、學(xué)員檔案、行政檔案、財(cái)務(wù)檔案、師資檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案館對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映培訓(xùn)活動及機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及機(jī)密、敏感的檔案信息進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則檔案整理應(yīng)科學(xué)合理，便于檢索、查詢和利用，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用各類檔案。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育。4.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷完善檔案管理工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案館移交。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，確保檔案的完整和安全。3.配合檔案館做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.積極支持和參與檔案信息化建設(shè)，提供必要的數(shù)據(jù)和信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)檔案包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、考試試卷、成績冊、教學(xué)評估材料等。2.學(xué)員檔案涵蓋學(xué)員報(bào)名登記表、入學(xué)資料、學(xué)習(xí)記錄、考核成績、獎懲情況、畢業(yè)（結(jié)業(yè)）證書等。3.行政檔案如機(jī)構(gòu)文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、合同協(xié)議、資質(zhì)證書等。4.財(cái)務(wù)檔案包含會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)決算等。5.師資檔案有教師個(gè)人簡歷、教師資格證書、教學(xué)成果、培訓(xùn)經(jīng)歷、考核評價(jià)等。6.其他檔案與培訓(xùn)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的各類特殊檔案，如合作項(xiàng)目檔案、培訓(xùn)活動照片及視頻資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時(shí)收集、整理本部門檔案，確保檔案的齊全完整。2.對重要活動、重大項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔，做到隨辦隨歸。3.接收外部文件、資料時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記，并及時(shí)將相關(guān)檔案移交檔案館。（三）整理方法1.分類按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、教學(xué)管理類、學(xué)員管理類、財(cái)務(wù)管理類、師資管理類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置二級及以下類目。2.編號對每一份檔案或每一組檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。編號可采用數(shù)字編碼、字母與數(shù)字組合等方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。同時(shí)，對重要檔案應(yīng)編寫卷內(nèi)目錄和備考表。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊美觀，便于長期保存。裝訂時(shí)應(yīng)注意不要損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案館應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜等，并按照檔案類別和保管期限進(jìn)行合理排列。3.庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，確保其質(zhì)量可靠、堅(jiān)固耐用。2.對檔案裝具進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)更換或修復(fù)。3.在檔案裝具上標(biāo)明檔案類別、編號、起止年度等信息，便于查找和管理。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則：反映機(jī)構(gòu)主要職能活動和基本歷史面貌的，對機(jī)構(gòu)、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。反映機(jī)構(gòu)一般工作活動，在一定時(shí)期內(nèi)對機(jī)構(gòu)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為30年保管。反映機(jī)構(gòu)短期工作活動，在較短時(shí)間內(nèi)對機(jī)構(gòu)工作有參考價(jià)值的檔案，列為10年保管。（四）檔案整理與上架1.檔案整理完成后，應(yīng)及時(shí)上架存放，按照編號順序排列整齊，便于查找和調(diào)閱。2.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置無誤。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房、設(shè)備設(shè)施的安全檢查和維護(hù)，確保檔案安全。2.配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的人員進(jìn)出，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.對電子檔案應(yīng)采取備份、加密等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案館應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，一般每5年進(jìn)行一次全面鑒定。2.價(jià)值評估原則根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合評估檔案的保存價(jià)值，確定其保管期限和處置方式。3.集體鑒定原則成立檔案鑒定小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，對檔案進(jìn)行集體鑒定，確保鑒定結(jié)果的客觀公正。（二）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件、逐頁進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和價(jià)值，確定其保管期限和處置方式。2.參考檔案目錄和檢索工具通過查閱檔案目錄和檢索工具，了解檔案的基本情況，為鑒定工作提供參考。3.征求意見征求檔案形成部門、利用部門及相關(guān)人員的意見，綜合判斷檔案的價(jià)值。（三）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，并由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊報(bào)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。6.對已銷毀的檔案，應(yīng)在檔案目錄和檢索工具中注明，并將檔案銷毀清冊永久保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則檔案利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的相關(guān)規(guī)定，不得損害國家利益和機(jī)構(gòu)聲譽(yù)。2.服務(wù)至上原則以服務(wù)培訓(xùn)教學(xué)、管理及研究等工作為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息安全，防止泄露。(二)利用方式1.查閱利用者可到檔案館查閱檔案原件或復(fù)印件，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案館負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.出具證明根據(jù)利用者的需求，檔案館可為其出具檔案證明材料，證明材料應(yīng)加蓋檔案館印章，并注明用途和有效期限。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、部門、查閱或借閱時(shí)間、檔案名稱、編號、利用目的等。2.定期對檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案利用需求和規(guī)律，為檔案管理工作提供參考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為培訓(xùn)教學(xué)、管理及研究等工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.按照檔案整理要求，對電子檔案進(jìn)行分類、編號、編目等處理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。（三）信息系統(tǒng)管理1.選用適合培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，并進(jìn)行合理配置和優(yōu)化。2.加強(qiáng)對檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行系統(tǒng)升級、數(shù)據(jù)備份等工作，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.對檔案信息管理系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和需求，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保檔案信息安全。（四）數(shù)據(jù)安全1.建立健全檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.采用加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等