PAGE國(guó)土中心所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)國(guó)土中心所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在國(guó)土資源管理工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)土地管理法》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國(guó)土中心所全體工作人員在國(guó)土資源管理工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱(chēng)檔案，是指國(guó)土中心所在履行國(guó)土資源管理職能過(guò)程中直接形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：國(guó)土中心所檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，任何部門(mén)和個(gè)人不得擅自留存、銷(xiāo)毀檔案。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映國(guó)土資源管理工作實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理國(guó)土資源管理工作中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為國(guó)土資源管理工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善國(guó)土中心所檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理國(guó)土中心所各類(lèi)檔案，包括文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類(lèi)檔案檢索工具，方便檔案查詢(xún)利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。6.按照規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。7.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。8.對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）檔案管理人員1.熱愛(ài)檔案工作，具備良好的職業(yè)道德和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，嚴(yán)格按照檔案管理制度和工作流程進(jìn)行操作，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。3.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目等工作，保證檔案質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱登記和歸還工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批制度，確保檔案安全。5.協(xié)助做好檔案信息化建設(shè)工作，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。（三）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在國(guó)土資源管理工作中形成檔案的收集、整理和初步立卷，并定期移交綜合檔案室。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作，配合綜合檔案室做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門(mén)檔案的形成、積累和保管，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與國(guó)土資源管理工作相關(guān)的文件、法規(guī)、政策等。2.國(guó)土中心所形成的各類(lèi)公文，包括請(qǐng)示、報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要等。3.土地資源管理業(yè)務(wù)檔案，如土地登記、土地出讓、土地征收、土地利用規(guī)劃等檔案。4.礦產(chǎn)資源管理業(yè)務(wù)檔案，如采礦權(quán)登記、探礦權(quán)登記、礦產(chǎn)資源儲(chǔ)量管理等檔案。5.地質(zhì)災(zāi)害防治業(yè)務(wù)檔案，如地質(zhì)災(zāi)害調(diào)查、監(jiān)測(cè)、防治方案等檔案。6.執(zhí)法監(jiān)察業(yè)務(wù)檔案，如違法案件查處、巡查記錄等檔案。7.財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。8.人事檔案，如干部職工的任免、考核、獎(jiǎng)懲等檔案。9.聲像檔案，如國(guó)土資源管理工作中的照片、錄像、錄音等。10.電子檔案，如國(guó)土資源管理工作中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)在工作中形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交綜合檔案室。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合耐久性要求。3.對(duì)于重要的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)檔案和電子檔案，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范。（四）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法進(jìn)行整理。將每年形成的文件材料按照保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三類(lèi)，然后按照機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)，最后進(jìn)行組卷、編目、裝訂。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類(lèi)型，按照業(yè)務(wù)流程和時(shí)間順序進(jìn)行整理。如土地登記檔案按照土地登記申請(qǐng)、受理、審核、登記發(fā)證等環(huán)節(jié)進(jìn)行分類(lèi)整理；礦產(chǎn)資源管理檔案按照采礦權(quán)、探礦權(quán)審批流程進(jìn)行分類(lèi)整理。3.聲像檔案：按照內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等要素進(jìn)行分類(lèi)整理，同時(shí)編寫(xiě)文字說(shuō)明，并注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。4.電子檔案：按照電子文件的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的存儲(chǔ)、檢索和利用方便快捷。四、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)方案1.文書(shū)檔案：分為黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理等類(lèi)別，每類(lèi)再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分若干二級(jí)類(lèi)目。2.業(yè)務(wù)檔案：按照土地資源管理、礦產(chǎn)資源管理、地質(zhì)災(zāi)害防治、執(zhí)法監(jiān)察等業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行分類(lèi)，每個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域再根據(jù)具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)細(xì)分若干二級(jí)類(lèi)目。3.聲像檔案：分為照片檔案、錄像檔案、錄音檔案等類(lèi)別，每類(lèi)再根據(jù)內(nèi)容主題細(xì)分若干二級(jí)類(lèi)目。4.電子檔案：按照文件類(lèi)型、業(yè)務(wù)類(lèi)別、年度等進(jìn)行分類(lèi)，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)庫(kù)表結(jié)構(gòu)。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案：采用“年度保管期限流水號(hào)”的編號(hào)方式。例如，2023年形成的永久保管的文書(shū)檔案，編號(hào)為2023Y001。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類(lèi)型制定編號(hào)規(guī)則。如土地登記檔案編號(hào)為“LD+年份+流水號(hào)”，其中LD表示土地登記檔案，年份為辦理登記的年份，流水號(hào)為該年度內(nèi)的順序號(hào)。3.聲像檔案：編號(hào)為“SX+年份+流水號(hào)”，其中SX表示聲像檔案，年份為拍攝（錄制）年份，流水號(hào)為該年度內(nèi)的順序號(hào)。4.電子檔案：在電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中按照分類(lèi)方案進(jìn)行編號(hào)，確保電子檔案編號(hào)與紙質(zhì)檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)，便于查詢(xún)和管理。五、檔案的編目與裝訂（一）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。4.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于檔案的查詢(xún)和利用。（二）裝訂要求1.文書(shū)檔案一般采用A4紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)檔案材料的實(shí)際情況進(jìn)行裝訂，確保檔案材料的完整性和整齊性。3.聲像檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理后，裝入專(zhuān)用的檔案盒，并在盒內(nèi)注明檔案內(nèi)容、編號(hào)等信息。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的存儲(chǔ)介質(zhì)管理制度，確保電子檔案的安全和可讀取性。六、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件良好的房間，面積應(yīng)滿(mǎn)足檔案存儲(chǔ)需求。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案存放整齊、有序。3.庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、窗簾、吸塵器等。（二）檔案保管措施1.按照檔案分類(lèi)方案和編號(hào)規(guī)則，將檔案分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，定期打掃庫(kù)房，保持庫(kù)房整潔。（三）檔案保護(hù)要求1.遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密管理。2.嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火和存放易燃、易爆物品。3.檔案管理人員應(yīng)定期參加檔案保護(hù)知識(shí)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案保護(hù)意識(shí)和技能。4.對(duì)電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、備份存儲(chǔ)等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞和泄露。七、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)大局原則：檔案利用應(yīng)圍繞國(guó)土資源管理工作大局，為決策、管理、執(zhí)法等工作提供支持和服務(wù)。3.方便快捷原則：優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷服務(wù)。4.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)確保檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露。（二）利用方式1.查閱：利用者可到綜合檔案室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并做好復(fù)制登記工作。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案利用專(zhuān)用章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記簿，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門(mén)、利用時(shí)間、檔案名稱(chēng)、檔案編號(hào)、利用方式、歸還時(shí)間等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案利用登記簿進(jìn)行整理和歸檔，以便查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。（四）歸還與注銷(xiāo)1.借閱的檔案到期后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還綜合檔案室。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究利用者的責(zé)任。2.利用者歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在檔案利用登記簿上注明歸還時(shí)間，并注銷(xiāo)借閱登記。3.對(duì)于復(fù)制的檔案，利用者應(yīng)妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或用于其他非規(guī)定用途。八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、保管期限等因素。2.價(jià)值評(píng)估原則：根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和保存價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，確定其是否具有繼續(xù)保存的必要。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成，對(duì)檔案進(jìn)行集體鑒定，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文書(shū)檔案：根據(jù)國(guó)家檔案局制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合國(guó)土中心所實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)國(guó)土資源管理業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和要求，對(duì)業(yè)務(wù)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。對(duì)于已失去利用價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案，可進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。3.聲像檔案：根據(jù)聲像檔案記錄的內(nèi)容、重要性和保存價(jià)值，確定其保管期限。對(duì)于重復(fù)、無(wú)保存價(jià)值的聲像檔案，可進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。4.電子檔案：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于已遷移至長(zhǎng)期保存存儲(chǔ)介質(zhì)且不再具有利用價(jià)值的電子檔案，可進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀。（三）鑒定程序1.檔案管理人員定期對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行清理，提出擬鑒定銷(xiāo)毀的檔案清單。2.成立檔案鑒定小組，對(duì)擬鑒定銷(xiāo)毀的檔案清單進(jìn)行審核。3.檔案鑒定小組通過(guò)查閱檔案內(nèi)容、聽(tīng)取業(yè)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)等方式，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定是否需要銷(xiāo)毀。4.對(duì)于確定需要銷(xiāo)毀的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。5.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)后，報(bào)國(guó)土中心所負(fù)責(zé)人審批。6.經(jīng)審批同意銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀方式1.紙質(zhì)檔案一般采用焚燒