PAGE輔導(dǎo)員日常檔案管理制度一、總則（一）目的為加強輔導(dǎo)員日常檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為輔導(dǎo)員工作的開展、學(xué)生管理與教育提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)全體輔導(dǎo)員日常檔案的管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映輔導(dǎo)員工作實際情況，確保信息準(zhǔn)確可靠。2.完整性原則：全面收集、整理輔導(dǎo)員工作中產(chǎn)生的各類資料，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，對涉及學(xué)生個人隱私及敏感信息的檔案資料妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行檔案的分類、整理、歸檔和保管，確保檔案管理工作有序進行。二、檔案內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息檔案1.學(xué)生個人資料：包括學(xué)生姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、家庭住址、聯(lián)系電話等。2.學(xué)籍信息：涵蓋學(xué)生入學(xué)時間、專業(yè)、年級、學(xué)號等學(xué)籍相關(guān)信息。3.家庭經(jīng)濟情況：記錄學(xué)生家庭收入來源、家庭經(jīng)濟困難程度認(rèn)定等情況。（二）學(xué)生思想政治教育檔案1.思想動態(tài)記錄：輔導(dǎo)員定期記錄學(xué)生的思想變化、關(guān)注熱點、對重大事件的反應(yīng)等情況。2.主題教育活動記錄：詳細(xì)記載組織開展的各類思想政治主題教育活動，包括活動主題、時間、地點、參與人員、活動內(nèi)容及效果等。3.學(xué)生獎懲情況：記錄學(xué)生獲得的各級各類獎勵和違紀(jì)處分情況，包括獎勵名稱、頒獎單位、時間，處分原因、處分類型、處分時間及解除處分時間等。（三）學(xué)生學(xué)業(yè)發(fā)展檔案1.學(xué)習(xí)成績記錄：收集整理學(xué)生每學(xué)期的課程成績，包括必修課、選修課成績，以及補考、重修情況。2.學(xué)業(yè)規(guī)劃與指導(dǎo)記錄：記錄輔導(dǎo)員與學(xué)生進行學(xué)業(yè)規(guī)劃指導(dǎo)的過程，包括指導(dǎo)時間、學(xué)生學(xué)業(yè)目標(biāo)、存在問題及解決措施等。3.學(xué)術(shù)科研活動記錄：如學(xué)生參與的科研項目、學(xué)術(shù)競賽等情況，包括項目名稱、參與人員、指導(dǎo)教師、活動成果等。（四）學(xué)生日常行為管理檔案1.考勤記錄：詳細(xì)記錄學(xué)生的出勤情況，包括遲到、早退、曠課次數(shù)及原因等。2.宿舍表現(xiàn)記錄：反映學(xué)生在宿舍的衛(wèi)生、紀(jì)律、人際關(guān)系等方面的表現(xiàn)情況。3.社會實踐活動記錄：記錄學(xué)生參與社會實踐活動的情況，如活動名稱、時間、地點、活動內(nèi)容及學(xué)生表現(xiàn)等。（五）學(xué)生心理健康檔案1.心理健康測評報告：收集學(xué)生心理健康測評結(jié)果，如抑郁自評量表、焦慮自評量表等測評數(shù)據(jù)。2.心理咨詢記錄：記載學(xué)生接受心理咨詢的情況，包括咨詢時間、咨詢師、咨詢問題、咨詢過程及咨詢效果等。3.心理危機干預(yù)記錄：對出現(xiàn)心理危機的學(xué)生，記錄危機事件發(fā)生時間、表現(xiàn)癥狀、干預(yù)措施及后續(xù)跟蹤情況等。（六）輔導(dǎo)員工作計劃與總結(jié)檔案1.工作計劃：每學(xué)期初制定的輔導(dǎo)員工作計劃，包括工作目標(biāo)、工作重點、具體工作安排及實施步驟等。2.工作總結(jié)：每學(xué)期末撰寫的工作總結(jié)，總結(jié)工作完成情況、取得的成績、存在的問題及改進措施等。（七）輔導(dǎo)員工作會議及培訓(xùn)檔案1.工作會議記錄：記錄輔導(dǎo)員參加的各類工作會議，包括會議時間、地點、參會人員、會議主題、會議內(nèi)容及決議等。2.培訓(xùn)記錄：整理輔導(dǎo)員參加的各類培訓(xùn)活動，如培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)講師及培訓(xùn)收獲等。三、檔案管理流程（一）檔案收集1.輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)及時收集各自工作中產(chǎn)生的各類檔案資料，確保資料的完整性和及時性。2.對于學(xué)生提交的資料，如申請表、證明材料等，輔導(dǎo)員應(yīng)認(rèn)真審核，確保資料真實有效后進行收集。3.定期對各類檔案資料進行清查，查漏補缺，保證檔案資料無遺漏。（二）檔案整理1.按照檔案內(nèi)容的分類，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.每份檔案資料應(yīng)進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.對檔案資料進行排序，如按照時間順序、重要程度等進行排列，確保檔案資料條理清晰。4.去除檔案資料中的重復(fù)、無效信息，對資料進行必要的編輯和加工，保證資料的簡潔性和準(zhǔn)確性。（三）檔案歸檔1.根據(jù)檔案整理結(jié)果，將各類檔案資料分別歸入相應(yīng)的檔案盒或文件夾中，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明檔案類別、年度、學(xué)期等信息。2.在檔案盒或文件夾內(nèi)設(shè)置目錄清單，詳細(xì)列出檔案資料的名稱、編號、日期等信息，方便查閱。3.將檔案盒或文件夾存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和時間順序進行排列，便于快速查找。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱檔案的人員，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照審批后的查閱申請，提供相應(yīng)的檔案資料，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、用途等信息。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（五）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的人員，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)對借閱人員進行借閱登記，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息，并要求借閱人員簽字確認(rèn)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案資料上圈劃、批注、污損，確保檔案資料的完好無損。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案資料，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料的歸還情況，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責(zé)任。（六）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.定期對檔案資料進行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、變質(zhì)、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)、補充或追查處理。4.對電子檔案，應(yīng)定期進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)采取必要的安全防護措施，防止電子檔案被篡改或泄露。（七）檔案銷毀1.對于已失去保存價值的檔案資料，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點進行銷毀，并對銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀人員、監(jiān)銷人員等信息。3.銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀申請表》一同歸檔保存，以備查考。四、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)輔導(dǎo)員日常檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度，并組織實施。2.定期檢查檔案管理工作的開展情況，及時解決檔案管理工作中存在的問題，確保檔案管理工作的順利進行。3.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。4.審核檔案查閱、借閱、銷毀等申請，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。5.協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，保障檔案管理工作所需的人員、設(shè)備、經(jīng)費等資源。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.認(rèn)真執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守檔案管理流程，保證檔案資料的安全和完整。3.定期對檔案資料進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案資料存在的問題，如損壞、丟失、變質(zhì)等情況。4.積極做好檔案管理的服務(wù)工作，為輔導(dǎo)員及其他需要查閱檔案的人員提供便捷、高效的服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，推進檔案管理工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理工作效率。6.完成檔案管理部門負(fù)責(zé)人交辦的其他工作任務(wù)。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.建立檔案管理工作監(jiān)督檢查制度，定期對輔導(dǎo)員日常檔案管理工作進行檢查，確保檔案管理工作符合本制度要求。2.檔案管理部門應(yīng)定期向公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況，接受領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.設(shè)立舉報信箱和舉報電話，接受公司/組織內(nèi)部人員對檔案管理工作中違規(guī)行為的舉報，對舉報內(nèi)容進行及時調(diào)查和處理。（二）考核辦法1.將輔導(dǎo)員日常檔案管理工作納入績效考核體系，制定明確的考核指標(biāo)和考核標(biāo)準(zhǔn)。2.考核內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，檔案管理工作流程的執(zhí)行情況，檔案管理服務(wù)質(zhì)量等方面。3.