PAGE人社局財務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強人社局財務(wù)檔案管理，確保財務(wù)檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于人社局機關(guān)及所屬各事業(yè)單位在財務(wù)活動中形成的各類會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等財務(wù)檔案的管理。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。財務(wù)檔案管理工作在局領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由財務(wù)部門負責(zé)組織實施，并接受檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.完整準確、安全保密原則。確保財務(wù)檔案的內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確，同時采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.便于利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于財務(wù)檔案的查閱、檢索和利用，為財務(wù)管理和決策提供支持。二、財務(wù)檔案的分類與歸檔（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、工資表等各類反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記載經(jīng)濟業(yè)務(wù)簡要內(nèi)容、確定會計分錄、作為記賬依據(jù)的會計憑證。（二）會計賬簿1.總賬：按照會計科目分類登記全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿，全面、總括地反映單位經(jīng)濟活動情況。2.明細賬：根據(jù)總賬科目所屬的明細科目設(shè)置的，用于分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)，提供有關(guān)明細核算資料的賬簿。3.日記賬：按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間先后順序，逐日逐筆進行登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.輔助賬簿：也稱備查賬簿，是對某些在序時賬簿和分類賬簿中未能記載或記載不全的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行補充登記的賬簿。（三）財務(wù)報告1.月度財務(wù)報表：包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，反映單位月度財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。2.季度財務(wù)報表：在月度報表基礎(chǔ)上，對季度財務(wù)數(shù)據(jù)進行匯總和分析，提供更全面的財務(wù)信息。3.年度財務(wù)報告：全面反映單位年度財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的書面文件，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表、財務(wù)報表附注等。（四）其他財務(wù)資料1.財務(wù)預(yù)算：包括年度預(yù)算、中期預(yù)算等，反映單位未來一定時期內(nèi)的財務(wù)收支計劃。2.財務(wù)決算：對單位年度財務(wù)收支情況進行總結(jié)和清算的文件，包括決算報表、決算說明書等。3.財務(wù)審計報告：由審計機構(gòu)對單位財務(wù)收支情況進行審計后出具的報告，反映審計結(jié)果和發(fā)現(xiàn)的問題。4.財務(wù)分析報告：對單位財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量進行分析和評價的報告，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。5.財務(wù)制度文件：包括財務(wù)管理制度、內(nèi)部控制制度及相關(guān)實施細則等，規(guī)范單位財務(wù)行為。各類經(jīng)濟合同：如采購合同、借款合同、租賃合同等，涉及單位財務(wù)收支的合同文件。（五）歸檔要求1.財務(wù)檔案應(yīng)定期整理歸檔，確保資料齊全、完整。會計憑證應(yīng)在每月結(jié)賬后及時裝訂成冊，會計賬簿應(yīng)在年度終了后按規(guī)定整理歸檔，財務(wù)報告應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)報送并歸檔保存。2.歸檔的財務(wù)檔案應(yīng)分類編號，編制目錄，便于查找和管理。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，確保檔案編號與目錄一致，便于快速定位和檢索。3.歸檔的財務(wù)檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、檔案袋進行裝具，并在封面上注明檔案名稱、年度、月份、保管期限等信息。三、財務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)報告：月度、季度財務(wù)報表保管期限為10年；年度財務(wù)報告永久保管。4.其他財務(wù)資料：財務(wù)預(yù)算、決算、審計報告、分析報告等保管期限為10年；財務(wù)制度文件、經(jīng)濟合同等根據(jù)實際情況確定保管期限，重要文件應(yīng)永久保管。（二）保管地點1.財務(wù)檔案應(yīng)存放在專門的檔案室或檔案柜中，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（三）保管措施1.建立財務(wù)檔案保管清冊，詳細記錄檔案的名稱、年度、月份、保管期限、存放位置等信息，便于查詢和核對。2.定期對財務(wù)檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施進行處理。3.對電子財務(wù)檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全的介質(zhì)上，定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。電子檔案的存儲格式應(yīng)符合長期保存的要求，便于查閱和利用。四、財務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本局財務(wù)人員因工作需要查閱財務(wù)檔案，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人同意，并在檔案管理人員的陪同下進行查閱。查閱時應(yīng)嚴格遵守檔案查閱登記制度，如實記錄查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人等信息。2.本局其他部門人員因工作需要查閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字后，報財務(wù)部門負責(zé)人審批。查閱申請表應(yīng)注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。財務(wù)部門負責(zé)人審批同意后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。3.外單位人員因工作需要查閱本局財務(wù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱時應(yīng)嚴格遵守檔案查閱登記制度，查閱內(nèi)容僅限于與介紹信中注明的事項相關(guān)的財務(wù)檔案。查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時收回查閱的檔案，并檢查檔案是否完整無損。（二）借閱程序1.本局財務(wù)人員因工作需要借閱財務(wù)檔案，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人同意，并填寫借閱申請表。借閱申請表應(yīng)注明借閱檔案的名稱、年度、月份、借閱期限等信息。財務(wù)部門負責(zé)人審批同意后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并將檔案交給借閱人。2.本局其他部門人員因工作需要借閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字后，報財務(wù)部門負責(zé)人審批。借閱申請表應(yīng)注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息。財務(wù)部門負責(zé)人審批同意后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并將檔案交給借閱人。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.外單位人員因工作需要借閱本局財務(wù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可借閱。借閱申請表應(yīng)注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并將檔案交給借閱人。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。借閱的檔案不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。（三）查閱與借閱登記1.建立財務(wù)檔案查閱與借閱登記薄，詳細記錄查閱與借閱的時間、內(nèi)容、查閱人或借閱人、審批人等信息。查閱與借閱登記薄應(yīng)定期整理歸檔，作為財務(wù)檔案管理的重要資料保存。2.查閱與借閱登記薄應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式進行記錄，確保記錄的準確性和完整性。電子記錄應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借閱的財務(wù)檔案，如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.檔案管理人員在接收歸還的財務(wù)檔案時，應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。3.歸還的財務(wù)檔案應(yīng)按照原存放位置進行存放，確保檔案管理的有序性。五、財務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的財務(wù)檔案，除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序進行銷毀。2.對保管期滿但涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要信息的財務(wù)檔案，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的財務(wù)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。（二）銷毀程序1.由財務(wù)部門提出銷毀申請，填寫財務(wù)檔案銷毀申請表，詳細注明擬銷毀檔案的名稱、年度、月份、保管期限、數(shù)量等信息，并說明銷毀原因。2.財務(wù)部門負責(zé)人對銷毀申請進行審核，簽署意見后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可組織實施銷毀工作。3.銷毀工作應(yīng)由財務(wù)部門和檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認真核對擬銷毀檔案的名稱、年度、月份、保管期限、數(shù)量等信息，確保銷毀的檔案確屬已到保管期限且無保留價值的檔案。4.銷毀過程中，監(jiān)銷人員應(yīng)現(xiàn)場監(jiān)督銷毀情況，確保檔案被徹底銷毀。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在財務(wù)檔案銷毀清冊上簽字確認，并注明銷毀日期。（三）銷毀清冊1.財務(wù)檔案銷毀清冊應(yīng)詳細記錄擬銷毀檔案的值息，包括檔案名稱、年度、月份、保管期限、數(shù)量、銷毀原因、審批人、監(jiān)銷人等信息。銷毀清冊應(yīng)一