PAGE老年體協(xié)雙創(chuàng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)老年體協(xié)雙創(chuàng)工作檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在雙創(chuàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本老年體協(xié)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于老年體協(xié)在開展雙創(chuàng)工作過程中形成的各類檔案，包括但不限于活動(dòng)策劃方案、組織實(shí)施記錄、成果資料、人員信息、資金使用記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：老年體協(xié)雙創(chuàng)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映雙創(chuàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。同時(shí)，嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，為雙創(chuàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善老年體協(xié)雙創(chuàng)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)雙創(chuàng)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。5.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定做好檔案利用登記工作。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在雙創(chuàng)工作中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.明確本部門檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)督促和指導(dǎo)本部門人員做好檔案的日常收集、整理和保管工作，確保檔案的真實(shí)、完整和及時(shí)歸檔。3.在檔案形成過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行規(guī)范操作，保證檔案質(zhì)量。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.配合檔案管理部門做好檔案管理的其他相關(guān)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等，確保檔案的整齊有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、變質(zhì)和丟失。對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.負(fù)責(zé)檔案的信息化錄入工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整和及時(shí)更新。熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作，為檔案利用提供便捷服務(wù)。5.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。對(duì)涉及重要機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對(duì)已到保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，提出鑒定意見，并按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。7.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.雙創(chuàng)工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。2.各類活動(dòng)的策劃方案、通知、議程、記錄、照片、視頻等資料。其中活動(dòng)照片應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、活動(dòng)內(nèi)容等信息；視頻資料應(yīng)進(jìn)行文字說明，包括視頻主題、時(shí)長(zhǎng)、主要內(nèi)容等。3.參與雙創(chuàng)工作的人員信息，如個(gè)人簡(jiǎn)歷、培訓(xùn)記錄、獲獎(jiǎng)情況等。4.雙創(chuàng)工作中涉及的項(xiàng)目申報(bào)材料、審批文件、合同協(xié)議、資金使用記錄等。資金使用記錄應(yīng)詳細(xì)記錄每一筆開支的日期、用途、金額、審批人等信息。5.雙創(chuàng)工作取得的成果資料，如榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、專利證書、成果推廣應(yīng)用情況等。6.其他與雙創(chuàng)工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在雙創(chuàng)工作完成后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，確保檔案的完整性。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本或進(jìn)行有效的備份存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，注明文件的形成時(shí)間、來(lái)源、作者等信息。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。一般可分為綜合類、活動(dòng)類、人員類、項(xiàng)目類、成果類等類別。每個(gè)類別下可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目。例如，活動(dòng)類可分為大型活動(dòng)、小型活動(dòng)等；項(xiàng)目類可分為申報(bào)項(xiàng)目、實(shí)施項(xiàng)目等。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用年度流水號(hào)或分類流水號(hào)等方式。例如，采用年度流水號(hào)時(shí)，可按照“年份+流水號(hào)”的格式進(jìn)行編號(hào)，如“2023001”表示2023年的第一份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等內(nèi)容。題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫檔案的形成日期，來(lái)源應(yīng)注明檔案的形成部門或個(gè)人，保管期限應(yīng)按照規(guī)定確定。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，對(duì)破損的紙張進(jìn)行修補(bǔ)或裱糊。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的雙創(chuàng)檔案整理完畢，向檔案管理部門移交歸檔。對(duì)于重大活動(dòng)或項(xiàng)目檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案形成部門按照整理要求對(duì)檔案進(jìn)行初步整理后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與移交部門溝通，要求補(bǔ)充或更正。3.審核無(wú)誤后，檔案管理部門在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，將檔案接收歸檔，并按照檔案分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行上架存放。（三）保管期限1.永久保管：涉及老年體協(xié)雙創(chuàng)工作重大決策、重要活動(dòng)、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和重要憑證作用的檔案，應(yīng)永久保管。例如，雙創(chuàng)工作的發(fā)展規(guī)劃、重要活動(dòng)的策劃方案及實(shí)施過程中形成的具有代表性的文件材料等。2.定期保管：其他在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般分為30年、10年等。如一般性的活動(dòng)記錄、人員培訓(xùn)資料等，保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）保管要求1.庫(kù)房建設(shè)：檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備和防蟲、防鼠設(shè)施。庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和未來(lái)發(fā)展需求合理確定，確保檔案有足夠的存放空間。2.檔案裝具：采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架，標(biāo)識(shí)清晰，便于識(shí)別和管理。3.溫濕度控制：檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。定期對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，采取有效措施進(jìn)行調(diào)節(jié)，確保檔案保存環(huán)境適宜。4.安全管理：建立健全檔案庫(kù)房安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房的日常巡查和監(jiān)控。嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房，檔案管理人員離開庫(kù)房時(shí)應(yīng)關(guān)好門窗、切斷電源。定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。同時(shí)，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.老年體協(xié)內(nèi)部人員因工作需要查閱雙創(chuàng)檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及重要機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)老年體協(xié)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱程序1.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，在檔案管理信息系統(tǒng)中查詢所需檔案，并將檔案調(diào)至查閱室供查閱人員查閱。2.查閱人員應(yīng)在查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印或摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得擅自更改或刪節(jié)。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)無(wú)誤后，在查閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱雙創(chuàng)檔案的，借閱申請(qǐng)人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間和歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。涉及重要機(jī)密的檔案，借閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)老年體協(xié)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱申請(qǐng)人應(yīng)提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.檔案管理人員根據(jù)審批后的借閱申請(qǐng)表，將檔案取出，與借閱申請(qǐng)人辦理檔案交接手續(xù)，填寫檔案借閱登記臺(tái)賬，注明檔案編號(hào)、題名、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、借閱人等信息。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、撕毀或丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.借閱人員借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查核對(duì)，如無(wú)問題，在檔案借閱登記臺(tái)賬上注明歸還情況，并將檔案歸還原位。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值進(jìn)行鑒定。對(duì)保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀；對(duì)仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。2.審查檔案內(nèi)容是否涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私，對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，不得擅自銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單，注明檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等信息。2.將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定。鑒定小組通過查閱檔案內(nèi)容、分析檔案價(jià)值等方式，對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐一審查，提出存毀意見。3.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，形成檔案鑒定報(bào)告，明確同意銷毀的檔案清單。檔案鑒定報(bào)告應(yīng)經(jīng)老年體協(xié)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)同意銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀檔