PAGE檔案信息化管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案信息化管理，提高檔案管理效率和質(zhì)量，確保檔案信息的安全與有效利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在檔案信息化管理工作中的活動(dòng)，包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、安全管理等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保檔案信息的全面性和系統(tǒng)性，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.便捷性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用的效率，方便公司員工獲取所需檔案信息。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善檔案信息化管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案信息化管理工作。負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理。負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲(chǔ)和備份。負(fù)責(zé)檔案信息的檢索、利用和統(tǒng)計(jì)分析。2.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步審核，并及時(shí)移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案信息化管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。按照規(guī)定權(quán)限使用檔案信息系統(tǒng)，確保檔案信息的安全和保密。二、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括紙質(zhì)檔案、電子文件和其他載體的檔案。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。3.公司員工的個(gè)人檔案，如人事檔案、培訓(xùn)檔案、業(yè)績(jī)檔案等。4.公司重要會(huì)議、活動(dòng)形成的文件、記錄、紀(jì)要等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門的檔案，并確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，確保文件的可讀性和可識(shí)別性。3.檔案收集過程中，應(yīng)注意對(duì)檔案的原始性和真實(shí)性進(jìn)行保護(hù)，不得擅自修改、刪除或銷毀檔案。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.便于計(jì)算機(jī)檢索和信息共享。（四）整理方法1.紙質(zhì)檔案按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理。編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。對(duì)破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。2.電子文件按照文件的來源、內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類存儲(chǔ)。建立電子文件索引數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子文件的快速檢索。對(duì)電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)管理，記錄文件的背景信息、版本信息等。三、檔案存儲(chǔ)與備份（一）存儲(chǔ)方式1.檔案信息系統(tǒng)建立公司統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng)，用于存儲(chǔ)和管理各類檔案信息。檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的功能模塊，包括檔案錄入、檢索、借閱、審批、統(tǒng)計(jì)分析等。檔案信息系統(tǒng)應(yīng)采用安全可靠的服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用專門的檔案庫房進(jìn)行存儲(chǔ)，并配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。對(duì)于電子文件，應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和更新。（二）存儲(chǔ)要求1.檔案存儲(chǔ)應(yīng)按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.檔案存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和清潔度，防止檔案受損。3.對(duì)于電子文件的存儲(chǔ)，應(yīng)采用加密技術(shù)進(jìn)行保護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）備份策略1.全量備份：定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行全量備份，確保數(shù)據(jù)的完整性。2.增量備份：在全量備份的基礎(chǔ)上，每天對(duì)新增或修改的數(shù)據(jù)進(jìn)行增量備份，減少備份數(shù)據(jù)量。3.異地備份：將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地的數(shù)據(jù)中心，以防止本地?cái)?shù)據(jù)丟失或損壞。4.備份頻率：全量備份每周進(jìn)行一次，增量備份每天進(jìn)行一次。5.備份數(shù)據(jù)的驗(yàn)證：定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性。四、檔案檢索與利用（一）檢索工具1.檔案目錄：編制紙質(zhì)和電子檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，方便用戶檢索。2.檔案信息系統(tǒng)檢索功能：利用檔案信息系統(tǒng)的檢索模塊，通過關(guān)鍵詞、題名、日期等條件進(jìn)行快速檢索。（二）檢索方法1.用戶可通過檔案信息系統(tǒng)的檢索界面，輸入關(guān)鍵詞或其他檢索條件進(jìn)行檔案檢索。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，可通過檔案目錄進(jìn)行查找。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)用戶的檢索需求，提供必要的幫助和指導(dǎo)。（三）利用流程1.申請(qǐng)：用戶需要利用檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審批，同意后簽字蓋章，并將申請(qǐng)表提交檔案管理部門。3.查閱：檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。用戶應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。4.歸還：查閱完畢后，用戶應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案利用登記表上簽字確認(rèn)。（四）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得對(duì)外提供或利用。2.檔案利用應(yīng)遵循檔案的保管期限和利用范圍，不得超期利用或違規(guī)利用。3.檔案利用過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全和完整，不得擅自修改、刪除或銷毀檔案。五、檔案安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案安全管理責(zé)任。2.制定檔案安全操作規(guī)程，規(guī)范檔案管理工作流程。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。（二）安全措施1.物理安全：檔案庫房應(yīng)安裝防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全。2.網(wǎng)絡(luò)安全：檔案信息系統(tǒng)應(yīng)采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密傳輸?shù)劝踩胧?，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.數(shù)據(jù)安全：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，并采用加密技術(shù)進(jìn)行存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.用戶安全：對(duì)檔案信息系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，設(shè)置不同的訪問級(jí)別，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。（三）安全檢查1.定期對(duì)檔案庫房和檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。2.對(duì)安全檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，并記錄整改情況。3.建立安全檢查檔案，對(duì)安全檢查的結(jié)果和整改情況進(jìn)行歸檔保存。（四）應(yīng)急處理1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處理能力。3.發(fā)生檔案安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。六、檔案信息化建設(shè)與維護(hù)（一）建設(shè)規(guī)劃1.根據(jù)公司檔案管理的需求和發(fā)展趨勢(shì)，制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃。2.檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)包括系統(tǒng)建設(shè)、設(shè)備采購、人員培訓(xùn)等方面的內(nèi)容。3.檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。（二）系統(tǒng)建設(shè)1.按照檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，選擇合適的檔案信息系統(tǒng)軟件，并進(jìn)行定制化開發(fā)。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的功能模塊，包括檔案錄入、檢索、借閱、審批、統(tǒng)計(jì)分析等。3.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。（三）設(shè)備采購1.根據(jù)檔案信息化建設(shè)的需要，采購必要的服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、終端設(shè)備等。2.設(shè)備采購應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的產(chǎn)品。3.對(duì)采購的設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收和調(diào)試，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（四）人員培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員參加檔案信息化培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平和操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案信息系統(tǒng)的操作使用、安全管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等方面。3.鼓勵(lì)檔案管理人員自主學(xué)習(xí)和探索檔案信息化管理的新技術(shù)、新方法。（五）系統(tǒng)維護(hù)1.建立檔案信息系統(tǒng)維護(hù)管理制度，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)。2.系統(tǒng)維護(hù)包括軟件升級(jí)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、故障