PAGE單位工會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強單位工會檔案管理，確保工會檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工會工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位工會實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位工會在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。工會檔案由工會指定的專門部門或?qū)Ｈ思泄芾?，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實準確原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映工會工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確，手續(xù)完備。3.分類科學原則。按照檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于保管和利用。4.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門工會設(shè)立檔案管理室，負責工會檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立健全檔案檢索工具。3.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀。4.負責檔案的借閱、查閱和利用工作，為工會工作提供檔案信息服務(wù)。5.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，不斷改進檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工會組織建設(shè)文件，包括工會成立、換屆、機構(gòu)設(shè)置、人員任免等文件。2.會員管理文件，如會員入會、轉(zhuǎn)會、退會記錄，會員代表大會文件等。3.工會經(jīng)費管理文件，包括經(jīng)費預(yù)算、決算、收支情況等。4.職工權(quán)益維護文件，如勞動爭議調(diào)解記錄、職工福利政策文件等。5.工會活動文件，如各類文體活動、培訓活動、競賽活動等的計劃、方案、總結(jié)等。6.上級工會及其他相關(guān)部門發(fā)來的與工會工作有關(guān)的文件、通知等。7.工會工作的其他重要文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案材料移交檔案管理室，確保檔案的及時收集。2.收集的檔案材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備。3.對重要的檔案材料應(yīng)進行備份，以防丟失。（三）整理方法1.分類。按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為組織建設(shè)類、會員管理類、經(jīng)費管理類、權(quán)益維護類、活動開展類等類別。2.編號。對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目。編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。4.裝訂。對紙質(zhì)檔案進行裝訂，保持檔案的整齊和美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.當年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.重大活動、重要事件形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對收集整理好的檔案進行審核，確保檔案符合歸檔要求。2.將審核后的檔案按照分類和編號順序，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、題名等信息。3.將檔案盒存放在檔案庫房的相應(yīng)位置，并建立檔案存放索引。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全的介質(zhì)上，定期進行維護和更新。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，對檔案進行定期鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由工會領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和相關(guān)部門負責人組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其保存價值。2.根據(jù)檔案的保管期限表，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制銷毀清單。2.銷毀清單經(jīng)工會領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理人員負責組織銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清單上簽字，并將銷毀清單存檔。六、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.為工會各項工作提供檔案信息支持，如查閱歷史資料、參考工作經(jīng)驗等。2.為會員提供與自身權(quán)益相關(guān)的檔案查閱服務(wù)。3.應(yīng)上級工會或其他相關(guān)部門要求，提供檔案資料。（二）借閱程序1.內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理室辦理借閱手續(xù)。2.外部單位或人員查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)工會領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，并做好查閱記錄。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.利用檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損等。2.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記備案。3.檔案利用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案管理室，由檔案管理人員進行檢查和核對。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)工會檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，存儲在數(shù)據(jù)庫中。2.開發(fā)檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱等功能。3.建立檔案信息安全防護體系，確保電子檔案的安全。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，將檔案信息準確錄入電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)庫進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和準確性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制工會設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，負責對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.檔案管理人員的工作情況。（三）檢查方式1.定期檢查。每年至少進行一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查。根據(jù)工作需要，對檔案管理工作進行不定期抽查。（四）問題整改