PAGE宅基地改革檔案管理制度一、總則（一）目的為加強宅基地改革檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在宅基地改革工作中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在宅基地改革工作中形成的各類檔案的管理，包括但不限于宅基地申請、審批、流轉(zhuǎn)、退出等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、資料、圖表、聲像等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：宅基地改革檔案由本公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應真實反映宅基地改革工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確，手續(xù)完備。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及國家機密、個人隱私的檔案嚴格保密。4.便于利用原則：檔案管理應便于查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定檔案管理工作的具體辦法和操作規(guī)程。2.負責收集、整理、保管、統(tǒng)計宅基地改革檔案，確保檔案的完整、準確和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄索引，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。5.組織開展檔案管理業(yè)務培訓和宣傳工作，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和全員的檔案意識。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門在宅基地改革工作中形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范檔案的形成和積累，對重要文件和資料及時歸檔。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的業(yè)務支持。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理各項規(guī)章制度。2.負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管、保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色的檔案及時進行修復和復制。4.負責檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，嚴格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全。5.積極參與檔案管理業(yè)務培訓和學習，不斷提高自身業(yè)務素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.宅基地申請材料，包括申請書、申請人身份證明、宅基地權(quán)屬證明等。2.宅基地審批文件，如審批表、審核意見、批準文件等。3.宅基地流轉(zhuǎn)相關材料，如流轉(zhuǎn)合同、協(xié)議、評估報告等。4.宅基地退出材料，包括退出協(xié)議、補償憑證等。5.宅基地測繪、勘界等技術資料。6.宅基地改革工作中形成的會議記錄、調(diào)研報告、統(tǒng)計報表等文件資料。7.其他與宅基地改革工作相關的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.業(yè)務部門應在工作結(jié)束后及時將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，移交檔案管理部門。2.收集的檔案材料應真實、完整、有效，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對重要的檔案材料應進行備份，防止丟失。（三）整理方法1.分類：按照宅基地改革工作的流程和檔案內(nèi)容的性質(zhì)，將檔案分為申請審批類、流轉(zhuǎn)類、退出類、技術資料類、綜合類等類別。2.編號：為每個類別檔案編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)檔案的類別、年度和順序號。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，保持檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。檔案庫房應安裝防火門、防火卷簾，配備火災自動報警系統(tǒng)和滅火設備。庫房地面應做防潮處理，墻面和天花板應進行防水、防霉處理。安裝防蟲、防鼠設施，定期投放防蟲、防鼠藥物。門窗應堅固防盜，安裝防盜報警裝置。采用遮光窗簾，避免陽光直射檔案。配備空氣凈化設備，保持庫房內(nèi)空氣清潔。2.檔案庫房應劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進行。（二）保管設備1.配備檔案密集架、檔案柜等存儲設備，確保檔案存放整齊、有序。2.安裝溫濕度監(jiān)測設備，實時監(jiān)測庫房內(nèi)的溫度和濕度，采取相應的調(diào)控措施，使庫房溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。3.配備防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護設備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等。（三）保管期限1.宅基地改革檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括宅基地改革工作中具有重要歷史價值、涉及國家利益和公共利益的文件、資料等。長期保管的檔案保管期限為30年，主要包括宅基地審批、流轉(zhuǎn)、退出等環(huán)節(jié)的重要文件、合同等。短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括一般性的文件、資料等。2.檔案保管期限的劃定應嚴格按照國家有關規(guī)定執(zhí)行，由檔案管理部門會同業(yè)務部門共同確定。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、題名、日期、保管期限、密級等，檢查檔案是否有破損、褪色、霉變等情況。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，如對破損檔案進行修復、對丟失檔案進行查找和補充等，并做好清查記錄。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、相關政府部門因工作需要查閱檔案。3.司法機關、紀檢監(jiān)察機關等因辦案需要查閱檔案。4.其他經(jīng)本公司/組織批準的單位或個人因特殊需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)辦理1.本公司/組織內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.上級主管部門、相關政府部門查閱檔案，需出具單位介紹信，注明查閱的目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)本公司/組織分管領導簽字同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.司法機關、紀檢監(jiān)察機關等查閱檔案，需出具相關法律文書或工作證明，經(jīng)本公司/組織主要領導簽字同意后，由檔案管理部門按照規(guī)定提供查閱服務。4.其他經(jīng)本公司/組織批準的單位或個人查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱的目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)本公司/組織相關部門審核同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。（三）利用要求1.查閱檔案應在檔案管理部門指定的查閱場所進行，查閱人員應遵守檔案管理部門的各項規(guī)定，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、抄錄等。2.借閱檔案應嚴格按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間檔案管理人員應定期催還檔案，確保檔案按時歸還。3.查閱、借閱檔案的人員不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要復印檔案，需經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.依據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，對檔案進行鑒定。2.對保管期限已滿但仍有利用價值的檔案，應延長保管期限；對已失去利用價值的檔案，應予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案清單進行審核，根據(jù)鑒定標準確定是否銷毀。3.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。4.《檔案銷毀清冊》經(jīng)本公司/組織分管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。（四）銷毀方式及監(jiān)督1.檔案銷毀應采用安全、可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。2.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。3.銷毀工作結(jié)束后，監(jiān)督人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告本公司/組織分管領導。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立宅基地改革檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.數(shù)據(jù)庫建設：建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案的基本信息、目錄索引、全文內(nèi)容等錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。3.檢索系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關鍵詞等檢索，方便檔案的查閱和利用。4.利用系統(tǒng)建設：建立檔案利用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、審批等功能，提高檔案利用的效率和便捷性。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，防