PAGE不動產(chǎn)檔案交接制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司不動產(chǎn)檔案管理，規(guī)范不動產(chǎn)檔案交接行為，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及不動產(chǎn)檔案交接的所有部門和人員。（三）基本原則1.真實性原則：交接的不動產(chǎn)檔案必須是真實反映不動產(chǎn)實際情況的原始記錄。2.完整性原則：確保檔案資料齊全，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的不動產(chǎn)檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、不動產(chǎn)檔案概述（一）定義不動產(chǎn)檔案是指公司在不動產(chǎn)的取得、變更、處置等過程中形成的，具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）分類1.產(chǎn)權(quán)檔案：包括不動產(chǎn)權(quán)證書、購房合同、土地出讓合同等與產(chǎn)權(quán)歸屬相關(guān)的文件。2.規(guī)劃建設(shè)檔案：如建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、竣工驗收備案表等。3.抵押檔案：抵押合同、評估報告、他項權(quán)證等涉及不動產(chǎn)抵押的資料。4.租賃檔案：租賃合同、租金支付記錄、租賃變更協(xié)議等。5.其他檔案：如不動產(chǎn)的維修記錄、改造方案、保險文件等。（三）作用1.為公司不動產(chǎn)的管理決策提供依據(jù)。2.保障公司不動產(chǎn)權(quán)益，維護(hù)合法權(quán)益不受侵害。3.便于對不動產(chǎn)的歷史情況進(jìn)行查詢和追溯。三、交接主體與職責(zé)（一）交接主體1.部門之間：如行政部門與財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門等。2.崗位之間：涉及不動產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)操作的不同崗位人員。（二）職責(zé)分工1.移交方職責(zé)整理準(zhǔn)備待交接的不動產(chǎn)檔案，確保檔案資料完整有序。填寫詳細(xì)的檔案交接清單，注明檔案名稱、數(shù)量、日期等信息。向接收方介紹檔案的形成背景、主要內(nèi)容和相關(guān)注意事項。2.接收方職責(zé)對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。在交接清單上簽字確認(rèn)，對接收的檔案負(fù)責(zé)后續(xù)保管和使用。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，及時與移交方溝通并要求補(bǔ)充或更正。3.檔案管理部門職責(zé)制定和完善不動產(chǎn)檔案交接制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)重大不動產(chǎn)檔案交接工作。對檔案交接過程進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保交接工作規(guī)范進(jìn)行。定期對不動產(chǎn)檔案交接情況進(jìn)行檢查和總結(jié)，提出改進(jìn)意見。四、交接流程（一）交接準(zhǔn)備1.移交方提前清理和核對本部門保管的不動產(chǎn)檔案，按照檔案類別和時間順序進(jìn)行整理。2.準(zhǔn)備好檔案交接清單，一式兩份，清單內(nèi)容包括檔案編號、名稱、日期、數(shù)量、存放位置等詳細(xì)信息。3.確定交接時間、地點，并提前通知接收方。（二）現(xiàn)場交接1.移交方和接收方在約定時間到達(dá)交接地點，雙方當(dāng)面核對檔案清單與實際檔案。2.移交方按照清單逐一將檔案移交給接收方，接收方進(jìn)行仔細(xì)清點和檢查。3.對于檔案的完整性、準(zhǔn)確性存在疑問的部分，雙方共同查閱原始資料，核實情況。（三）簽字確認(rèn)1.經(jīng)雙方核對無誤后，在檔案交接清單上簽字確認(rèn)。交接清單由移交方和接收方各執(zhí)一份。2.如在交接過程中發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞或信息錯誤等情況，移交方應(yīng)立即查找原因并補(bǔ)充更正，重新進(jìn)行交接簽字。（四）特殊情況處理1.對于暫時無法提供原件的檔案，移交方應(yīng)說明原因，并提供復(fù)印件或相關(guān)說明材料，經(jīng)接收方同意后進(jìn)行交接。復(fù)印件應(yīng)注明“與原件核對無誤”字樣，并由移交方簽字蓋章。2.涉及多部門聯(lián)合辦理的不動產(chǎn)事項，檔案交接應(yīng)按照相關(guān)工作流程，由牽頭部門組織協(xié)調(diào)各部門之間的檔案交接工作，確保檔案交接的連貫性和準(zhǔn)確性。五、交接內(nèi)容要求（一）檔案完整性1.每份不動產(chǎn)檔案應(yīng)包含該事項從開始到結(jié)束的全過程相關(guān)資料，不得遺漏重要環(huán)節(jié)的文件。2.對于成套的檔案資料，應(yīng)確保齊全，如產(chǎn)權(quán)檔案中的各項證書、合同等應(yīng)配套完整。（二）檔案準(zhǔn)確性1.檔案中的文字表述、數(shù)據(jù)記錄等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，不得有涂改、偽造等情況。2.涉及金額、面積、時間等關(guān)鍵信息應(yīng)與實際情況相符，并與相關(guān)部門的記錄一致。（三）檔案規(guī)范性1.檔案的格式、字體、排版等應(yīng)符合公司檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范要求。2.各類文件應(yīng)按照規(guī)定加蓋相應(yīng)的印章，簽字手續(xù)完備。六、交接后的管理（一）保管要求1.接收方應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，對接收的不動產(chǎn)檔案進(jìn)行妥善保管。2.檔案應(yīng)存放在安全、防潮、防火、防蟲的專用檔案柜或庫房中，并按照類別和時間順序進(jìn)行有序排列。3.建立電子檔案備份系統(tǒng)，定期對不動產(chǎn)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描備份，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，便于查詢和利用。（二）查閱利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱不動產(chǎn)檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照查閱申請表的內(nèi)容提供檔案資料，并做好查閱登記記錄，注明查閱人、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。（三）檔案銷毀1.對于超過保管期限、已無保存價值的不動產(chǎn)檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單應(yīng)包括檔案名稱、編號、日期、數(shù)量等詳細(xì)信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對不動產(chǎn)檔案交接情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括交接流程是否規(guī)范、檔案資料是否完整準(zhǔn)確、交接清單是否簽字確認(rèn)等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機(jī)制1.將不動產(chǎn)檔案交接工作納入公司績效考核體系，對交接工作規(guī)范、檔案管理良好的部門和個人給予適當(dāng)獎勵。2.對違反檔案交接制度，導(dǎo)致檔案資料缺失、損壞或信息泄露等情況的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、降職等。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.定期組織不動產(chǎn)檔案交接制度的培訓(xùn)，提高員工對制度的認(rèn)識和理解，確保制度的有效執(zhí)行。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括制度解讀、交接流程、檔案管理要求等，培訓(xùn)方式可采用集中授課、案例分析、現(xiàn)場演示等多種形式。（二）宣傳推廣1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，廣泛宣傳不動產(chǎn)檔案交接制度的重要性和具體要求。2.及時發(fā)布制度更新和調(diào)整的信息，確