PAGE新農(nóng)保會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)新農(nóng)保會(huì)計(jì)檔案管理，確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織新農(nóng)保業(yè)務(wù)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在新農(nóng)保業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，以及其他與新農(nóng)保會(huì)計(jì)核算有關(guān)的資料。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：新農(nóng)保會(huì)計(jì)檔案由本公司/組織財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.安全保密原則：采取有效措施確保會(huì)計(jì)檔案的安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.方便利用原則：在保證安全保密的前提下，應(yīng)便于本公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案的查閱和利用。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括新農(nóng)保參保登記、繳費(fèi)記錄、待遇發(fā)放等業(yè)務(wù)活動(dòng)中取得的各類原始單據(jù)，如參保人員申請(qǐng)表、繳費(fèi)收據(jù)、銀行對(duì)賬單、待遇支付憑證等。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記錄新農(nóng)保會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的記賬憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目分類登記新農(nóng)保業(yè)務(wù)發(fā)生額和余額的賬簿。2.明細(xì)賬：根據(jù)總賬科目所屬明細(xì)科目設(shè)置的，詳細(xì)記錄新農(nóng)保各項(xiàng)業(yè)務(wù)明細(xì)情況的賬簿，如參保人員明細(xì)賬、基金收支明細(xì)賬等。3.日記賬：按照新農(nóng)保業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。4.其他輔助性賬簿：如固定資產(chǎn)卡片、往來賬款備查簿等，用于補(bǔ)充記錄新農(nóng)保相關(guān)業(yè)務(wù)信息。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)報(bào)表：反映新農(nóng)保月度財(cái)務(wù)狀況和收支情況的報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、收支明細(xì)表等。2.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：全面反映新農(nóng)保年度財(cái)務(wù)狀況、收支情況、基金運(yùn)營情況等的報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、收入支出表、基金收支情況表、財(cái)務(wù)情況說明書等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：用于核對(duì)新農(nóng)保銀行存款賬目與銀行對(duì)賬單之間差異的調(diào)節(jié)表。2.銀行對(duì)賬單：新農(nóng)保業(yè)務(wù)相關(guān)銀行賬戶的對(duì)賬單，反映資金收付情況。3.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案移交過程的清冊(cè)，包括移交時(shí)間、移交內(nèi)容、交接雙方等信息。4.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)：詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案保管情況的清冊(cè)，包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)等。5.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀過程的清冊(cè)，包括銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因、銷毀時(shí)間、監(jiān)銷人員等信息。6.其他與新農(nóng)保會(huì)計(jì)核算有關(guān)的文件、資料，如財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按會(huì)計(jì)檔案的形成時(shí)間進(jìn)行分類，可分為年度會(huì)計(jì)檔案。2.在年度內(nèi)，再按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等類別進(jìn)行細(xì)分。（二）編號(hào)方法1.會(huì)計(jì)憑證：按照月份順序編號(hào)，每月從1號(hào)開始，如“20XX年1月記字第1號(hào)”。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等分別編號(hào)，如總賬編號(hào)為“總字第X號(hào)”，明細(xì)賬編號(hào)為“明細(xì)字第X號(hào)”，日記賬編號(hào)為“日記字第X號(hào)”。同一賬簿內(nèi)各頁按順序編號(hào)，如“第1頁”、“第2頁”等。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月度報(bào)表按月份編號(hào)，年度報(bào)告單獨(dú)編號(hào)，如“20XX年1月資產(chǎn)負(fù)債表第1號(hào)”，“20XX年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告第1號(hào)”。4.其他會(huì)計(jì)資料：按照資料類別和形成時(shí)間順序編號(hào)，如“銀行存款余額調(diào)節(jié)表第1號(hào)（20XX年X月）”，“會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)第1號(hào)（20XX年X月）”等。（三）裝訂要求1.會(huì)計(jì)憑證：原始憑證應(yīng)附在記賬憑證后面，按照編號(hào)順序折疊整齊，加具封面、封底，在左側(cè)裝訂成冊(cè)，并在裝訂處加封簽，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等信息。2.會(huì)計(jì)賬簿：訂本式賬簿應(yīng)保持原裝訂順序，不得缺頁、跳行；活頁式賬簿應(yīng)在年度終了后，按順序編號(hào)，裝訂成冊(cè)，并加具封面，注明單位名稱、賬簿名稱、年度、起止日期、頁數(shù)等信息?？ㄆ劫~簿應(yīng)在使用完畢后，將卡片穿孔固定，裝訂成冊(cè)。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月度報(bào)表應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，年度報(bào)告應(yīng)單獨(dú)裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)加具封面，注明單位名稱及統(tǒng)一社會(huì)信用代碼（如有）、年度、月份、報(bào)告名稱、報(bào)告期、頁數(shù)等信息，并在裝訂處加封簽，由裝訂人員簽名或蓋章。4.其他會(huì)計(jì)資料：應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和數(shù)量，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行裝訂或整理，確保整齊、牢固。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等，以保證會(huì)計(jì)檔案的妥善保管。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照編號(hào)順序排列整齊，便于查找和利用。2.建立會(huì)計(jì)檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的入庫時(shí)間、保管期限、存放位置、銷毀情況等信息，確保檔案管理的可追溯性。3.定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，每年至少一次，檢查檔案的完整性、安全性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。4.對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱和借閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)查閱。查閱時(shí)不得在檔案上涂畫、拆封和抽換。2.外部單位查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門指定專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱登記手續(xù)。查閱內(nèi)容涉及國家秘密、商業(yè)秘密的，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）借閱程序1.本公司/組織內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、借閱用途等信息，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.外部單位借閱會(huì)計(jì)檔案，除按上述外部單位查閱程序辦理外，還應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確借閱單位的保密責(zé)任。借閱申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。（三）查閱和借閱登記1.建立會(huì)計(jì)檔案查閱和借閱登記簿，詳細(xì)記錄查閱和借閱的時(shí)間、單位、人員、檔案名稱、數(shù)量、查閱和借閱用途、歸還時(shí)間等信息。2.查閱和借閱登記簿應(yīng)妥善保管，以備查詢和核對(duì)。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.會(huì)計(jì)檔案保管期滿，且已結(jié)清相關(guān)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由財(cái)務(wù)部門提出會(huì)計(jì)檔案銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由本公司/組織檔案機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)