PAGE借調(diào)檔案管理制度及流程一、總則（一）目的為了規(guī)范公司借調(diào)人員檔案的管理，確保借調(diào)人員檔案的安全、完整和有效利用，維護公司和借調(diào)人員的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間借調(diào)人員的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司借調(diào)人員檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映借調(diào)人員的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理流程，方便公司各部門和借調(diào)人員查閱和利用檔案。二、借調(diào)檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善借調(diào)檔案管理制度及流程。2.負責(zé)借調(diào)人員檔案的接收、整理、保管、查閱和轉(zhuǎn)遞等工作。3.負責(zé)對借調(diào)人員檔案進行定期檢查和清理，確保檔案的安全和完整。4.負責(zé)與借調(diào)人員原所在部門及接收部門溝通協(xié)調(diào)，及時辦理檔案交接手續(xù)。（二）借調(diào)人員原所在部門職責(zé)1.負責(zé)提供借調(diào)人員的完整檔案材料，并確保檔案材料的真實性和準(zhǔn)確性。2.負責(zé)協(xié)助人力資源部門辦理借調(diào)人員檔案的交接手續(xù)。3.負責(zé)在借調(diào)期間與借調(diào)人員保持聯(lián)系，了解其工作情況，并及時向人力資源部門反饋。（三）借調(diào)人員接收部門職責(zé)1.負責(zé)在借調(diào)人員到崗后及時通知人力資源部門，并協(xié)助辦理檔案接收手續(xù)。2.負責(zé)在借調(diào)期間對借調(diào)人員的檔案進行妥善保管，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案材料。3.負責(zé)在借調(diào)結(jié)束后及時將借調(diào)人員檔案歸還人力資源部門，并協(xié)助辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。三、借調(diào)檔案的接收（一）檔案材料要求1.借調(diào)人員原所在部門應(yīng)按照公司要求，提供借調(diào)人員的完整檔案材料，包括但不限于：個人簡歷、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職稱證書、工作經(jīng)歷證明、勞動合同、社保繳納證明、獎懲情況等。2.檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得有涂改、偽造等情況。（二）檔案交接手續(xù)1.借調(diào)人員原所在部門應(yīng)在借調(diào)人員確定借調(diào)后，及時將檔案材料整理成冊，并填寫《借調(diào)人員檔案交接清單》，一式兩份，雙方簽字確認。2.借調(diào)人員原所在部門應(yīng)將檔案材料及《借調(diào)人員檔案交接清單》一并交至人力資源部門，人力資源部門核對無誤后，在《借調(diào)人員檔案交接清單》上簽字確認，并將其中一份返還借調(diào)人員原所在部門。四、借調(diào)檔案的整理（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用。（二）整理方法1.按照檔案類別進行分類，如：人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.對每一類檔案進行編號，并建立檔案目錄。3.將檔案材料按照編號順序依次排列，裝入檔案盒或檔案袋中，并在檔案盒或檔案袋上標(biāo)明檔案編號、檔案名稱、借調(diào)人員姓名等信息。五、借調(diào)檔案的保管（一）保管要求1.人力資源部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如：檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.對檔案應(yīng)定期進行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）保密措施1.嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，對借調(diào)人員檔案信息予以保密。2.未經(jīng)借調(diào)人員本人同意，不得擅自向任何單位或個人提供借調(diào)人員檔案信息。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案管理工作紀律，不得泄露檔案信息。六、借調(diào)檔案的查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱借調(diào)人員檔案的，應(yīng)填寫《借調(diào)人員檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門負責(zé)人根據(jù)查閱申請的內(nèi)容和目的，進行審批，并在《借調(diào)人員檔案查閱申請表》上簽署意見。3.查閱人員憑人力資源部門出具的《借調(diào)人員檔案查閱介紹信》到檔案庫房查閱檔案。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)嚴格遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案材料。2.查閱人員應(yīng)在指定的檔案查閱場所查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《借調(diào)人員檔案查閱登記表》上簽字確認。七、借調(diào)檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.借調(diào)人員借調(diào)結(jié)束，返回原所在部門或調(diào)至其他部門工作的。2.借調(diào)人員離職的。（二）轉(zhuǎn)遞手續(xù)1.借調(diào)人員接收部門應(yīng)在借調(diào)結(jié)束或借調(diào)人員離職后，及時通知人力資源部門辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.人力資源部門根據(jù)借調(diào)人員接收部門的通知，填寫《借調(diào)人員檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，一式兩份，一份留存，一份隨檔案轉(zhuǎn)遞。3.人力資源部門將借調(diào)人員檔案整理成冊，并在檔案袋上加蓋密封章，通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞綄n案轉(zhuǎn)遞至借調(diào)人員接收部門。4.借調(diào)人員接收部門收到檔案后，應(yīng)在《借調(diào)人員檔案轉(zhuǎn)遞通知單》上簽字確認，并將其中一份返還人力資源部門。八、借調(diào)檔案的信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立借調(diào)人員檔案信息系統(tǒng)，將借調(diào)人員檔案信息錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、打印等功能，方便公司各部門和借調(diào)人員查閱和利用檔案信息。（二）信息安全管理1.加強檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。3.建立檔案信息備份制度，定期對檔案信息進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司內(nèi)部審計部門負責(zé)對借調(diào)檔案管理制度及流程的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度及流程的執(zhí)行情況。2.檔案材料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案的保管和利用情況。4.檔案信息的安全保密情況。（三）檢查方式1.定期檢查：公司內(nèi)部審計部門定期對借調(diào)檔案管理工作進