PAGE衛(wèi)生院基本檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生院各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本衛(wèi)生院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室在醫(yī)療、預(yù)防、保健、教學(xué)、科研、行政管理等工作中形成的各種文件材料，包括紙質(zhì)、電子等多種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映衛(wèi)生院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集和整理衛(wèi)生院在各個(gè)工作環(huán)節(jié)形成的文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為衛(wèi)生院各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善衛(wèi)生院檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案基礎(chǔ)工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為衛(wèi)生院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案資料支持和服務(wù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全院職工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）各科室兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室文件材料的收集、整理和初步分類工作，確保本科室文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，定期將本科室整理好的文件材料移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時(shí)提供本科室相關(guān)檔案資料。4.負(fù)責(zé)本科室檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高自身檔案管理能力和水平。（三）衛(wèi)生院領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.重視檔案管理工作，將檔案管理納入衛(wèi)生院整體工作計(jì)劃，定期研究解決檔案管理工作中的重大問題。2.監(jiān)督檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，確保檔案管理工作的規(guī)范運(yùn)行。3.為檔案管理工作提供必要的人力、物力和財(cái)力支持，保障檔案管理工作的順利開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與衛(wèi)生院工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.衛(wèi)生院在醫(yī)療、預(yù)防、保健、教學(xué)、科研、行政管理等工作中形成的文件材料，包括：醫(yī)療文件：病歷、處方、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。預(yù)防保健文件：疫苗接種記錄、傳染病報(bào)告卡、健康教育資料等。教學(xué)文件：教學(xué)計(jì)劃、教案、學(xué)生實(shí)習(xí)資料等?？蒲形募嚎蒲许?xiàng)目申報(bào)書、研究論文、科研成果鑒定材料等。行政管理文件：會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.衛(wèi)生院與外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。4.衛(wèi)生院在各種活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如照片、錄像、榮譽(yù)證書等。5.其他應(yīng)歸檔的文件材料。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本科室產(chǎn)生的文件材料，確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行“雙套制”歸檔，即同時(shí)保存紙質(zhì)和電子兩種載體形式的文件。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具書寫。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案的類別和保管期限進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)集中排列，不同保管期限的檔案應(yīng)分別整理。3.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確，便于查找和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)類、教學(xué)科研類、聲像檔案類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別和管理。3.排列：按照編號(hào)順序?qū)n案進(jìn)行排列，同一類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄準(zhǔn)確反映檔案的基本信息。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的位置，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等，滿足檔案保管的基本要求。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的整理區(qū)、查閱區(qū)和存儲(chǔ)區(qū)，各區(qū)域應(yīng)布局合理，便于檔案的整理、查閱和存放。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限分別存放于檔案密集架上，排列整齊，便于查找和利用。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、完整，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。5.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時(shí)采取相應(yīng)的措施，確保檔案庫房溫濕度符合要求。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映衛(wèi)生院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的數(shù)據(jù)材料，對(duì)衛(wèi)生院工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)衛(wèi)生院工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)衛(wèi)生院工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保檔案利用過程中的安全保密。2.堅(jiān)持方便利用、服務(wù)大局的原則，為衛(wèi)生院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供及時(shí)、有效的檔案服務(wù)。3.對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私以及不宜公開的檔案，應(yīng)限制利用范圍，嚴(yán)格履行審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人、綜合檔案室負(fù)責(zé)人和衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，歸還檔案時(shí)應(yīng)保證檔案的完整無損。3.出具證明：根據(jù)工作需要，可由綜合檔案室出具檔案證明。出具檔案證明應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保證明內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確。（三）利用登記對(duì)檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在科室、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還時(shí)間等。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式進(jìn)行全面審查，分析檔案的保存價(jià)值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合衛(wèi)生院的實(shí)際情況，確定檔案的存毀。3.對(duì)涉及重要業(yè)務(wù)、歷史事件等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字后，報(bào)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存至少[X]年。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的衛(wèi)生院檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描錄入，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合衛(wèi)生院檔案管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、分類整理、編目檢索、借閱管理等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措