PAGE人力資源檔案室管理制度一、總則（一）目的為了加強公司人力資源檔案室的管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司人力資源管理相關的各類檔案資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：人力資源檔案室對公司各類人力資源檔案進行集中管理。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映員工的實際情況，確保信息準確無誤。3.安全保密原則：嚴格保護檔案資料的安全，防止信息泄露。4.方便利用原則：在確保安全和保密的前提下，為公司各部門及員工提供便捷的檔案查閱服務。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善人力資源檔案室管理制度，并組織實施。2.集中保管公司各類人力資源檔案，包括員工個人檔案、培訓檔案、績效考核檔案、薪酬福利檔案等。3.對檔案資料進行分類、編號、整理、裝訂和存儲，確保檔案的完整性和規(guī)范性。4.建立檔案查閱、借閱、歸還登記制度，嚴格控制檔案的流向。5.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案資料的準確性和安全性。6.負責檔案的信息化管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率。（二）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能。2.嚴格遵守檔案管理制度，保守檔案機密。3.負責檔案資料的日常整理、歸檔、保管等工作。4.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時催還借出的檔案。5.對檔案的破損、遺失等情況及時報告，并采取相應的補救措施。6.協(xié)助公司各部門做好檔案資料的收集、整理工作。（三）各部門職責1.負責本部門員工檔案資料的收集、整理和移交工作。2.按照規(guī)定的時間和要求，將本部門新增、變更、離職等員工的檔案資料及時送交檔案室。3.在工作中需要查閱檔案時，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。4.協(xié)助檔案室做好檔案資料的清查、核對等工作。三、檔案內(nèi)容及分類（一）員工個人檔案1.員工基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.學歷學位證書：包括最高學歷、學位證書原件及復印件。3.身份證復印件：員工身份證正反兩面復印件。4.勞動合同：員工與公司簽訂的勞動合同文本。5.入職登記表：員工入職時填寫的入職登記表。6.培訓記錄：參加公司內(nèi)部培訓、外部培訓的相關記錄。7.績效考核記錄：員工各年度的績效考核結果及相關評價。8.薪酬福利記錄：員工的工資、獎金、福利等發(fā)放記錄。9.獎懲記錄：公司對員工的獎勵、處罰情況記錄。10.崗位變動記錄：員工崗位晉升、調(diào)動、降職等變動情況記錄。11.離職手續(xù)辦理記錄：員工離職時的離職手續(xù)辦理情況記錄。（二）培訓檔案1.培訓計劃：公司年度培訓計劃及各部門培訓計劃。2.培訓課程安排：每次培訓課程的詳細安排，包括培訓時間、地點、培訓講師、培訓內(nèi)容等。3.培訓教材：培訓使用的教材、講義等資料。4.培訓簽到表：每次培訓的學員簽到記錄。5.培訓考核資料：學員培訓考核試卷、成績、評語等。6.培訓效果評估資料：對培訓效果進行評估的相關資料，如學員反饋、培訓總結等。（三）績效考核檔案1.績效考核方案：公司制定的績效考核方案及相關指標體系。2.績效考核表：員工各考核周期的績效考核表，包括自評、上級評價、同事評價等。3.績效溝通記錄：主管與員工進行績效溝通的相關記錄。4.績效改進計劃：員工針對績效考核結果制定的績效改進計劃。（四）薪酬福利檔案1.薪酬體系文件：公司薪酬管理制度、薪酬結構、薪酬計算方法等文件。2.工資發(fā)放表：每月員工工資發(fā)放明細，包括基本工資、績效工資、獎金、補貼等各項收入。3.福利發(fā)放記錄：員工享受的各類福利發(fā)放記錄，如社保、公積金、節(jié)日福利、生日福利等。4.薪酬調(diào)整記錄：員工薪酬調(diào)整的相關文件及記錄。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.員工個人檔案資料應在員工入職時由本人填寫完整后提交部門負責人審核，審核通過后移交檔案室。3.培訓檔案、績效考核檔案、薪酬福利檔案等由相關部門按照規(guī)定定期收集整理后移交檔案室。4.對于新產(chǎn)生的檔案資料，各部門應在規(guī)定時間內(nèi)及時送交檔案室，不得積壓。（二）整理規(guī)范1.檔案室對收集到的檔案資料進行分類整理，按照檔案類別和時間順序進行排列。2.每份檔案資料應進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。3.對檔案資料進行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。4.建立檔案目錄，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，方便查閱。五、檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案室應具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案室應配備必要的消防器材、防潮設備、防蟲藥品、防盜設施等。3.檔案架應擺放整齊，保持通風良好，避免檔案受潮、發(fā)霉。（二）保管期限1.員工個人檔案中，學歷學位證書、身份證復印件等永久性保存；勞動合同、入職登記表等保存至員工離職后[X]年；培訓記錄、績效考核記錄、薪酬福利記錄等保存至員工離職后[X]年。2.培訓檔案、績效考核檔案、薪酬福利檔案等保存期限根據(jù)相關規(guī)定和實際需要確定，一般不少于[X]年。（三）檔案清查1.檔案室應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準確性、保管狀況等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，如檔案丟失、損壞等，應查明原因并采取相應的補救措施。4.清查結果應形成書面報告，報公司領導審閱。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.檔案室工作人員應根據(jù)查閱申請表提供的信息，為查閱人員提供相應的檔案資料，并做好查閱登記。3.查閱人員應在檔案室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過程中應愛護檔案資料，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案。4.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案資料歸還檔案室，檔案室工作人員應認真核對檔案資料的完整性和準確性。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報公司分管領導審批。2.借閱申請表經(jīng)審批通過后，借閱人員到檔案室辦理借閱手續(xù)，檔案室工作人員應將檔案資料交借閱人員當面清點，并在《檔案借閱登記表》上詳細記錄借閱情況。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、涂改、污損。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應在規(guī)定的歸還時間內(nèi)將檔案資料歸還檔案室，檔案室工作人員應認真核對檔案資料的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的責任。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，保守檔案機密，不得向無關人員泄露檔案內(nèi)容。2.檔案室應設置專門的檔案保管區(qū)域，無關人員不得擅自進入。3.對涉及公司商業(yè)秘密、員工個人隱私等敏感信息的檔案，應采取特殊的保密措施，如加密存儲、限制查閱權限等。4.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應監(jiān)督查閱、借閱人員的行為，防止信息泄露。（二）安全管理1.檔案室應建立健全安全管理制度，加強安全防范意識，確保檔案資料的安全。2.定期對檔案室的安全設施進行檢查和維護，確保消防器材、防盜設施等正常運行。3.做好檔案室的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，防止檔案資料因自然災害或人為因素造成損壞、丟失。4.如發(fā)生檔案資料丟失、損壞、泄露等安全事故，應立即采取措施進行處理，并及時報告公司領導。同時，應查明原因，追究相關人員的責任。八、檔案的信息化管理（一）電子檔案的建立1.檔案室應逐步建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案資料進行數(shù)字化掃描錄入，實現(xiàn)檔案資料的信息化管理。2.電子檔案的錄入應確保信息準確、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。錄入后的電子檔案應進行分類存儲，建立相應的索引目錄，方便查詢和利用。（二）電子檔案的管理1.建立電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲、查閱、借閱