PAGE公司大事記檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司大事記檔案的管理，確保大事記檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于公司各項(xiàng)工作的開(kāi)展和歷史資料的查閱利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的大事記檔案管理工作。（三）定義公司大事記檔案是指公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的大事記錄資料，包括文字、圖表、聲像等各種載體形式。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司大事記檔案由公司檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則大事記檔案應(yīng)如實(shí)記錄公司的重大事件和重要活動(dòng)，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.規(guī)范整理原則按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法對(duì)大事記檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)和編號(hào)，便于查找和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)大事記檔案的安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、大事記檔案的收集（一）收集范圍1.公司重大決策、重要會(huì)議記錄及決議。2.公司領(lǐng)導(dǎo)參加的重要活動(dòng)、講話(huà)、批示等。3.公司重要業(yè)務(wù)項(xiàng)目的啟動(dòng)、進(jìn)展、成果等情況。4.公司獲得的各類(lèi)榮譽(yù)、獎(jiǎng)項(xiàng)及相關(guān)證書(shū)。5.公司與外部機(jī)構(gòu)簽訂的重要合同、協(xié)議。6.公司發(fā)生的重大事件、突發(fā)事件及處理情況。7.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員變動(dòng)、規(guī)章制度制定與修訂等情況。8.其他具有保存價(jià)值的大事記錄。（二）收集渠道1.各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集本部門(mén)產(chǎn)生的大事記資料，并定期移交公司檔案管理部門(mén)。2.公司辦公室負(fù)責(zé)收集公司領(lǐng)導(dǎo)參加活動(dòng)、講話(huà)等相關(guān)資料，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。3.公司業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)收集業(yè)務(wù)項(xiàng)目相關(guān)的大事記資料，并報(bào)送檔案管理部門(mén)。4.檔案管理部門(mén)通過(guò)多種途徑主動(dòng)收集大事記檔案，如關(guān)注新聞媒體報(bào)道、參加公司重要活動(dòng)等。（三）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集大事記資料，確保資料的完整性和真實(shí)性。2.收集的大事記資料應(yīng)注明事件發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、經(jīng)過(guò)及結(jié)果等要素。3.對(duì)于重要的大事記資料，應(yīng)同時(shí)提供相關(guān)的文件、照片、錄音、錄像等輔助材料。4.檔案管理部門(mén)在接收大事記資料時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)退回相關(guān)部門(mén)補(bǔ)充完善。三、大事記檔案的整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)大事記檔案按照時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)，可分為年度大事記、季度大事記、月度大事記等。同時(shí)，根據(jù)事件的性質(zhì)和內(nèi)容，可進(jìn)一步細(xì)分為公司決策、業(yè)務(wù)發(fā)展、內(nèi)部管理、對(duì)外交流等類(lèi)別。（二）編號(hào)方法大事記檔案采用流水編號(hào)的方法進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于檔案的查找和管理。編號(hào)格式為：[年份][類(lèi)別][流水號(hào)]，如：[2023][公司決策][001]。（三）編目要求1.大事記檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，目錄內(nèi)容包括編號(hào)、日期、事件名稱(chēng)、內(nèi)容摘要、來(lái)源等。2.目錄應(yīng)按照分類(lèi)順序排列，便于查閱。3.對(duì)于重要的大事記檔案，應(yīng)在目錄中注明其重要程度和相關(guān)關(guān)鍵詞，以便快速定位。（四）裝訂規(guī)范1.大事記檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)使用統(tǒng)一的檔案裝訂材料，如檔案夾、線(xiàn)繩等，不得使用金屬裝訂物，以免影響檔案的長(zhǎng)期保存。3.裝訂后的檔案應(yīng)在封面注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期等信息。四、大事記檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司大事記檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管設(shè)備檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等，確保檔案的安全保存。（三）保管期限公司大事記檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度和歷史價(jià)值確定，一般重要的決策、重大事件等檔案應(yīng)永久保存，一般性業(yè)務(wù)檔案可保存10年左右，臨時(shí)性文件可保存35年。（四）定期檢查檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)大事記檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。（五）數(shù)字化管理為了便于大事記檔案的查閱利用，公司應(yīng)逐步推進(jìn)大事記檔案的數(shù)字化管理工作。將重要的大事記檔案進(jìn)行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線(xiàn)查詢(xún)和利用。五、大事記檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可查閱大事記檔案。涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)項(xiàng)目等檔案的查閱，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外部單位因工作需要查閱公司大事記檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門(mén)查閱大事記檔案原件。2.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門(mén)可為其提供大事記檔案的復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。3.借閱：對(duì)于因工作需要確需借閱大事記檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)大事記檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱檔案內(nèi)容、復(fù)制或借閱檔案數(shù)量等。六、大事記檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則大事記檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立大事記檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家及公司領(lǐng)導(dǎo)組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期的大事記檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容鑒定小組應(yīng)對(duì)大事記檔案的保管期限、重要程度、歷史價(jià)值等進(jìn)行全面審查，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷(xiāo)毀的大事記檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息。2.銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案徹底銷(xiāo)毀，不得留有痕跡。3.銷(xiāo)毀工作完成后，應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明銷(xiāo)毀日期，并由銷(xiāo)毀人員和監(jiān)銷(xiāo)人員