PAGE《檔案室安全保密制度》一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的安全保密管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案室及涉及檔案管理工作的所有部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.保密性原則：對(duì)檔案資料的內(nèi)容嚴(yán)格保密，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問、使用、披露。3.完整性原則：保證檔案資料的真實(shí)、完整，維護(hù)檔案的原始面貌。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案損壞、丟失。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案室安全保密管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理。5.對(duì)違反檔案安全保密制度的行為進(jìn)行制止和糾正，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實(shí)、完整。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的清查、盤點(diǎn)等工作。4.對(duì)本部門形成的電子檔案進(jìn)行安全管理，防止信息泄露。（三）檔案利用部門職責(zé)1.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。2.對(duì)查閱、借閱的檔案妥善保管，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、涂改、污損。3.按時(shí)歸還查閱、借閱的檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失，及時(shí)報(bào)告檔案室。（四）人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)后上崗。2.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自泄露檔案信息。3.對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)報(bào)告，并積極采取措施加以解決。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.本公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、外單位發(fā)來的與本公司/組織有關(guān)的文件、資料。3.本公司/組織與外單位簽訂的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)等進(jìn)行分類整理。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)年度、類別等進(jìn)行分類整理。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案室保管。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)編制目錄，填寫備考表，裝訂整齊。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行歸檔，并建立相應(yīng)的索引。3.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要是反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要檔案。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下。（四）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.檔案架應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找。3.檔案室應(yīng)配備溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等設(shè)施設(shè)備。（五）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱與本公司/組織有關(guān)的檔案。（二）利用程序1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理手續(xù)。3.檔案室對(duì)查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并登記備案。4.查閱、借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱、借閱檔案，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（三）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。2.借閱檔案一般不得超過規(guī)定的期限，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行。（四）利用登記1.檔案室應(yīng)對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱時(shí)間、人員、內(nèi)容、期限等。2.登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案安全保密措施（一）人員管理1.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的安全保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和技能。3.嚴(yán)格控制檔案管理人員的工作崗位變動(dòng)，對(duì)離職人員進(jìn)行檔案交接和保密提醒。（二）設(shè)施設(shè)備管理1.檔案室應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等安全設(shè)施。2.對(duì)檔案管理設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保正常運(yùn)行。3.對(duì)存儲(chǔ)檔案的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器等設(shè)備應(yīng)采取安全防護(hù)措施，防止信息泄露。（三）環(huán)境管理1.檔案室應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好。2.對(duì)檔案室的門窗、墻壁等進(jìn)行定期檢查，防止出現(xiàn)安全隱患。3.嚴(yán)格控制檔案室的人員進(jìn)出，無關(guān)人員不得進(jìn)入。（四）信息安全管理1.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問權(quán)限。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。3.對(duì)檔案信息的傳輸應(yīng)采取加密措施，防止信息泄露。（五）保密制度執(zhí)行1.加強(qiáng)對(duì)檔案安全保密制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對(duì)違反檔案安全保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。3.對(duì)因工作失誤或故意泄露檔案信息的人員，依法追究其責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和步驟。2.按照規(guī)劃逐步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等業(yè)務(wù)的信息化管理。2.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.推廣應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線存儲(chǔ)、檢索和利用。（三）數(shù)據(jù)管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化數(shù)據(jù)的管理，建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制。2.定期對(duì)檔案信息化數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)檔案信息化數(shù)據(jù)的訪問進(jìn)行嚴(yán)格授權(quán)，防止數(shù)據(jù)泄露。（四）人員培訓(xùn)1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其操作水平和應(yīng)用能力。2.定期組織檔案信息