PAGE無人值守檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司無人值守檔案室的管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司無人值守檔案室的建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)及檔案管理相關(guān)活動。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失，嚴(yán)格限制非授權(quán)人員訪問。2.規(guī)范管理原則：按照標(biāo)準(zhǔn)化流程和方法進(jìn)行檔案的收集、整理、存儲、檢索和利用。3.高效利用原則：充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案查詢、調(diào)閱效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案室建設(shè)與設(shè)施設(shè)備管理（一）選址與布局1.檔案室應(yīng)選擇在安全、干燥、通風(fēng)良好、便于消防和防盜的區(qū)域。2.內(nèi)部布局應(yīng)合理劃分檔案存儲區(qū)、操作區(qū)、設(shè)備區(qū)等功能區(qū)域，確保工作流程順暢。（二）安全防護(hù)設(shè)施1.安裝門禁系統(tǒng)，設(shè)置不同權(quán)限的門禁卡，嚴(yán)格限制人員進(jìn)出。2.配備監(jiān)控?cái)z像頭，對檔案室出入口、內(nèi)部區(qū)域進(jìn)行24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控，監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)保存一定期限。3.安裝防盜報(bào)警裝置，與公安機(jī)關(guān)報(bào)警系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，確保在發(fā)生異常情況時(shí)能及時(shí)報(bào)警。4.配備消防設(shè)施，如滅火器、自動噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）溫濕度控制設(shè)備安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將檔案室的溫度控制在適宜范圍內(nèi)（一般為14℃24℃），相對濕度控制在45%60%。（四）檔案存儲設(shè)備1.采用符合檔案存儲要求的密集架、檔案柜等存儲設(shè)備，確保檔案存放整齊、有序。2.對存儲設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行，防止檔案受損。（五）信息技術(shù)設(shè)備1.配備服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、存儲設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行需求。2.安裝檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，包括檔案錄入、檢索、借閱登記等功能。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動中形成具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。2.明確各部門檔案收集的職責(zé)和范圍，確保檔案收集工作全面、及時(shí)。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求將檔案移交至檔案室。2.收集的檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.對電子檔案的收集，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲。（三）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的歷史聯(lián)系。2.按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類整理。3.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行編目、裝訂，編制頁碼；對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立索引目錄。（四）分類方法1.采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法，即先按年度將檔案分開，再按機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，最后按照保管期限分為永久、長期、短期。2.對于特殊類型的檔案，如聲像檔案、實(shí)物檔案等，可根據(jù)其特點(diǎn)單獨(dú)分類管理。四、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在密集架或檔案柜中，按照分類順序排列存放。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備中，建立多個(gè)備份，異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定不同檔案的保管期限，具體按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.定期對檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，對已到保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（三）日常巡查1.安排專人定期對檔案室進(jìn)行巡查（至少每周一次），檢查檔案存儲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、安全防護(hù)設(shè)施等運(yùn)行情況。2.巡查過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)記錄并報(bào)告，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（四）檔案修復(fù)與保護(hù)1.對受損的檔案進(jìn)行及時(shí)修復(fù)，確保檔案的完整性和可讀性。2.采取必要的防護(hù)措施，防止檔案受到蟲蛀、霉變、褪色等損害。五、檔案檢索與利用（一）檢索工具1.建立紙質(zhì)檔案目錄索引和電子檔案檢索系統(tǒng)，方便快速查找檔案。2.定期對檢索工具進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檢索信息的準(zhǔn)確性。（二）利用流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案室。2.檔案室工作人員根據(jù)申請內(nèi)容，在系統(tǒng)中查詢檔案信息，確認(rèn)檔案狀態(tài)后，安排查閱。3.查閱人員應(yīng)在指定的區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或進(jìn)行涂改、損毀等行為。4.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（三）借閱管理1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案室負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)三級審批。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，按時(shí)歸還，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）遠(yuǎn)程利用1.利用信息技術(shù)手段，為公司內(nèi)部人員提供遠(yuǎn)程查閱檔案服務(wù)。2.建立遠(yuǎn)程查閱檔案的安全認(rèn)證機(jī)制，確保查閱過程的合法性和安全性。六、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化流程1.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化范圍、質(zhì)量要求、進(jìn)度安排等。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合規(guī)定的格式和分辨率要求。3.對掃描后的圖像進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等操作，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。（二）質(zhì)量控制1.建立檔案數(shù)字化質(zhì)量監(jiān)控體系，對掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量抽檢。2.確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性、完整性和一致性，與紙質(zhì)檔案原件內(nèi)容相符。（三）數(shù)據(jù)備份與存儲1.對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.建立數(shù)據(jù)存儲安全管理制度，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法篡改。七、人員管理與培訓(xùn)（一）人員配備1.檔案室配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作。2.根據(jù)工作需要，可聘請專業(yè)技術(shù)人員提供技術(shù)支持。（二）崗位職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，包括檔案收集、整理、存儲、檢索、利用、安全管理等方面。（三）培訓(xùn)與考核1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.建立檔案管理人員考核機(jī)制，對其工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核，考核結(jié)果與績效掛鉤。八、安全與保密管理（一）安全管理制度1.制定檔案室安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全防范措施。2.對檔案室工作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識和應(yīng)急處理能力。（二）保密措施1.與檔案室工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.嚴(yán)格限制檔案信息的訪問權(quán)限，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行加密存儲和管理。3.加強(qiáng)對檔案室周邊環(huán)境的安全保密管理，防止無關(guān)人員窺視或竊取檔案信息。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案室安全應(yīng)急預(yù)案，明確火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件的應(yīng)急處置流程。2.定期組織應(yīng)急演練，確保應(yīng)急預(yù)案的有效性和可操作性。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案室的管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理工作質(zhì)量、安全保密措施落實(shí)情況等。（二）外部審計(jì)1.定期聘請專業(yè)審計(jì)機(jī)構(gòu)對檔案室的管理工作進(jìn)行審計(jì)，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.根據(jù)審計(jì)意見，及時(shí)整改存在的問題，完善檔案管理制度。十、附則（一）