PAGE區(qū)疾控中心檔案查借制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)區(qū)疾控中心檔案的管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案的查借行為，充分發(fā)揮檔案在疾病預(yù)防控制工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于區(qū)疾控中心各科室及全體工作人員在開展業(yè)務(wù)工作過程中涉及檔案查借的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：切實(shí)保障檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)檔案的保密性、完整性和可用性。3.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全的前提下，積極為中心業(yè)務(wù)工作和社會(huì)需求提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案查借服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理中心各類檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)等工作。3.建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全。5.對(duì)檔案查借情況進(jìn)行登記、統(tǒng)計(jì)和監(jiān)督，定期向中心領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。（二）科室兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本科室檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查借工作，提供必要的檔案信息和線索。4.負(fù)責(zé)本科室檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）檔案查借申請(qǐng)人職責(zé)1.因工作需要查借檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查借申請(qǐng)表》，明確查借目的、內(nèi)容和期限等。2.遵守檔案查借制度，愛護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄或銷毀檔案。3.在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案，如因特殊原因需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類區(qū)疾控中心檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等類別。1.文書檔案：主要包括中心在行政管理、黨群工作等活動(dòng)中形成的各類文件材料，如上級(jí)文件、中心發(fā)文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的各類檔案，如疫情監(jiān)測(cè)報(bào)告、疫苗接種記錄、衛(wèi)生監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、流行病學(xué)調(diào)查資料等。3.科技檔案：涉及中心開展的科研項(xiàng)目、技術(shù)創(chuàng)新等活動(dòng)形成的檔案，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、研究報(bào)告、技術(shù)成果鑒定材料等。4.會(huì)計(jì)檔案：包含中心財(cái)務(wù)收支活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等資料。5.聲像檔案：以照片、錄音、錄像等形式記錄中心重要活動(dòng)、工作場(chǎng)景等的檔案資料。6.實(shí)物檔案：中心在各類活動(dòng)中獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、紀(jì)念品等實(shí)物載體。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用分類編號(hào)法，按照檔案類別設(shè)置一級(jí)編號(hào)，再根據(jù)檔案形成年份、保管期限等因素設(shè)置二級(jí)編號(hào)。例如：文書檔案的編號(hào)為WS[年份][流水號(hào)]，業(yè)務(wù)檔案的編號(hào)為YW[年份][類別代碼][流水號(hào)]，以此類推。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)收集本科室在工作過程中形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全、完整。2.對(duì)于重要的文件材料、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制備份，分別保存于不同的存儲(chǔ)介質(zhì)和地點(diǎn)，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案丟失。3.檔案收集過程中，應(yīng)注意對(duì)檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行審核，剔除不符合要求的材料。（二）整理規(guī)范1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行科學(xué)分類和整理。2.文書檔案應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類排序，編制目錄，裝訂成冊(cè)。3.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和類別進(jìn)行整理，建立相應(yīng)的檔案卷冊(cè)，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。4.科技檔案應(yīng)按照科研項(xiàng)目的階段和內(nèi)容進(jìn)行整理，確保檔案資料與科研項(xiàng)目進(jìn)程相匹配。5.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)核算的要求進(jìn)行整理，做到賬證相符、賬賬相符、賬表相符。6.聲像檔案應(yīng)按照拍攝時(shí)間、主題等進(jìn)行分類整理，標(biāo)注相關(guān)信息，并制作相應(yīng)的文字說明。7.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行分類登記，注明實(shí)物名稱、來源、日期等信息，并妥善保管。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。2.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類別的檔案，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。3.庫房內(nèi)不得存放易燃、易爆、腐蝕性物品，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火。（二）保管期限1.檔案的保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和中心實(shí)際情況確定，分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括具有重要?dú)v史價(jià)值、法律憑證作用或?qū)χ行墓ぷ饔兄卮笥绊懙奈募牧稀?.長期保管的檔案一般為16年至50年，短期保管的檔案為15年以下。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）保管措施1.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和管理。2.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。六、檔案的查借（一）查借范圍1.中心工作人員因工作需要，可查閱和借閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.外單位因工作需要查閱中心檔案的，須按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和借閱。（二）查借流程1.查借申請(qǐng)人填寫《檔案查借申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查借檔案的名稱、數(shù)量、查借目的、查借期限等信息，并簽字確認(rèn)。2.將《檔案查借申請(qǐng)表》提交所在科室負(fù)責(zé)人審核，科室負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)查借申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見。3.《檔案查借申請(qǐng)表》經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核同意后，提交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)檔案的保密級(jí)別、查借范圍等因素，綜合考慮是否批準(zhǔn)查借申請(qǐng)，并簽署審批意見。4.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查借申請(qǐng)人辦理檔案查借手續(xù)。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向查借申請(qǐng)人發(fā)放《檔案借閱登記表》，詳細(xì)記錄檔案的借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、借閱人姓名、檔案名稱和數(shù)量等信息，并要求查借申請(qǐng)人簽字確認(rèn)。5.查借申請(qǐng)人憑《檔案借閱登記表》領(lǐng)取所借檔案，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性和保密性等情況，確認(rèn)無誤后在《檔案借閱登記表》上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。（三）查借期限1.檔案查閱原則上應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，一般不得帶出。如有特殊情況需要帶出的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。帶出檔案的查借期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊原因需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，對(duì)于重要檔案或特殊情況，借閱期限可適當(dāng)延長，但最長不得超過[X]個(gè)工作日。（四）查借限制1.查借申請(qǐng)人不得擅自向他人提供、泄露檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)印、摘錄、拍照、錄像檔案資料。如需復(fù)印、摘錄、拍照、錄像檔案資料的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要必須外借的，須經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全保護(hù)措施，確保檔案安全。3.涉及多個(gè)科室或部門的檔案，如需共同查閱或借閱的，應(yīng)分別辦理查借手續(xù)。七、檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為中心工作人員提供檔案查閱和借閱服務(wù)，支持業(yè)務(wù)工作的開展。2.根據(jù)中心工作需要，檔案管理部門可定期整理和編研檔案資料，形成各類專題檔案匯編、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作簡(jiǎn)報(bào)等，為領(lǐng)導(dǎo)決策和業(yè)務(wù)指導(dǎo)提供參考依據(jù)。3.對(duì)于社會(huì)公眾有需求的檔案信息，在符合保密規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)的前提下，可依法依規(guī)提供一定范圍的檔案查閱服務(wù)。（二）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的查借情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括查借檔案的類別、數(shù)量、查借人、查借目的、查借期限等。2.每月末，檔案管理人員應(yīng)填寫《檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表》，并報(bào)送檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。審核通過后，將統(tǒng)計(jì)表報(bào)送中心領(lǐng)導(dǎo)，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)之一。3.每年末，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)全年檔案利用情況統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，撰寫檔案利用情況分析報(bào)告，總結(jié)檔案利用工作的經(jīng)驗(yàn)和不足，提出改進(jìn)措施和建議，為下一年度檔案管理工作提供參考。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、保管狀況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估，確定檔案的存毀。3.檔案鑒定小組應(yīng)形成檔案鑒定意見書，詳細(xì)記錄鑒定過程和結(jié)果，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并提交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)審核同意后，報(bào)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在檔案管理部門負(fù)責(zé)人