2026年檔案工作人員分工及崗位責任制一、綜合管理崗（一）檔案制度建設與規(guī)劃執(zhí)行負責依據國家檔案管理法規(guī)、行業(yè)標準以及本單位實際情況，制定和完善檔案管理的各項規(guī)章制度、工作流程和操作規(guī)范。例如，制定檔案收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)的詳細制度，明確各環(huán)節(jié)的操作要求和質量標準。同時，根據單位的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務需求，制定檔案工作的中長期規(guī)劃和年度計劃，并確保各項規(guī)劃和計劃得到有效執(zhí)行。在執(zhí)行過程中，定期對規(guī)劃和計劃的落實情況進行檢查和評估，根據實際情況及時進行調整和優(yōu)化。（二）檔案信息化建設主導檔案信息化工作，包括檔案管理系統的選型、建設與升級。根據單位檔案管理的業(yè)務流程和需求，確定檔案管理系統的功能模塊和技術要求，參與系統的招標、采購和實施過程，確保系統的順利上線和穩(wěn)定運行。負責組織檔案數據的數字化加工工作，制定數字化加工的標準和規(guī)范，監(jiān)督加工單位的工作質量和進度。推動電子檔案的在線歸檔和利用，實現檔案信息的快速檢索和共享，提高檔案管理的效率和服務水平。（三）檔案資源統籌與協調統籌協調各部門的檔案工作，建立有效的溝通機制，確保檔案收集工作的全面性和及時性。定期組織召開檔案工作會議，傳達檔案工作的最新要求和精神，協調解決檔案工作中存在的問題。對各部門的檔案工作進行指導和監(jiān)督，檢查檔案的整理、分類、裝訂等工作是否符合標準，對不符合要求的及時提出整改意見。負責與外部檔案機構、上級主管部門進行溝通和協調，開展檔案業(yè)務交流與合作，學習借鑒先進的檔案管理經驗和技術。（四）檔案安全管理制定檔案安全管理制度和應急預案，確保檔案實體和信息的安全。加強檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等安全設施，定期對庫房進行檢查和維護，及時消除安全隱患。對檔案的借閱、復制等利用行為進行嚴格的審批和登記，防止檔案的丟失、損壞和泄密。在發(fā)生自然災害、突發(fā)事件等緊急情況時，啟動應急預案，組織搶救和保護檔案，最大限度地減少損失。（五）檔案統計與分析建立健全檔案統計制度，定期對檔案的數量、種類、保管狀況、利用情況等進行統計分析。通過統計數據，了解檔案工作的現狀和發(fā)展趨勢，為檔案工作的決策提供科學依據。例如，分析檔案的利用頻率和需求特點，為檔案的數字化建設和資源配置提供參考；統計檔案的收集和整理情況，評估檔案工作的進度和質量。（六）檔案人員培訓與考核制定檔案人員的培訓計劃，組織開展檔案業(yè)務知識和技能的培訓活動，提高檔案人員的專業(yè)素質和業(yè)務能力。培訓內容包括檔案管理法規(guī)、檔案業(yè)務知識、檔案信息化技術等方面。建立檔案人員的考核機制，對檔案人員的工作業(yè)績、工作態(tài)度、業(yè)務能力等進行定期考核，考核結果與績效掛鉤，激勵檔案人員積極工作，提高工作質量和效率。二、檔案收集崗（一）文件材料收集依據檔案管理的范圍和要求，及時收集各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料。明確各部門的文件材料收集范圍和責任人，定期與各部門進行溝通和協調，確保文件材料的全面收集。對于重要的文件材料，要及時跟蹤和督促，確保不遺漏。例如，在項目建設過程中，要全程跟蹤項目文件材料的形成情況，及時收集項目立項、設計、施工、驗收等各個環(huán)節(jié)的文件材料。（二）收集渠道拓展積極拓展檔案收集的渠道，除了收集本單位內部形成的文件材料外，還要關注與本單位業(yè)務相關的外部資料。例如，收集行業(yè)發(fā)展動態(tài)、政策法規(guī)、市場信息等資料，豐富檔案資源。加強與上級主管部門、合作伙伴、行業(yè)協會等的聯系，獲取相關的文件材料和信息。同時，關注社會熱點和突發(fā)事件，及時收集與之相關的資料，為單位的決策和研究提供參考。（三）收集質量把控對收集到的文件材料進行初步的審核和篩選，確保文件材料的齊全完整、真實有效。檢查文件材料的內容是否完整，簽署、蓋章等手續(xù)是否完備，載體是否規(guī)范等。對于不符合要求的文件材料，及時退回相關部門補充完善或重新收集。建立文件材料收集的質量反饋機制，定期對收集工作的質量進行評估和總結，不斷提高收集工作的質量和水平。（四）收集進度跟蹤制定文件材料收集的時間表和進度計劃，定期對收集進度進行跟蹤和檢查。及時掌握各部門文件材料的收集情況，對未按計劃完成收集任務的部門進行督促和協調。建立收集工作的臺賬，記錄文件材料的收集時間、來源、數量等信息，便于查詢和管理。對于長期未收集到的重要文件材料，要深入分析原因，采取有效的措施進行解決。（五）特殊檔案收集負責特殊檔案的收集工作，如聲像檔案、實物檔案、電子檔案等。制定特殊檔案的收集標準和方法，指導各部門正確收集和整理特殊檔案。對于聲像檔案，要收集照片、錄音、錄像等視聽資料，并注明拍攝時間、地點、內容、人物等信息；對于實物檔案，要收集具有紀念意義和歷史價值的物品，并做好登記和保管工作；對于電子檔案，要確保其元數據的完整性和準確性，并按照規(guī)定的格式和存儲方式進行歸檔。三、檔案整理崗（一）檔案分類與編號按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對收集到的文件材料進行分類和編號。根據文件材料的來源、時間、內容等特征，將其歸入相應的類別，并賦予唯一的編號。分類要科學合理，編號要規(guī)范統一，便于檔案的管理和查找。例如，采用年度-機構（問題）-保管期限的分類方法，對文書檔案進行分類和編號；采用項目-階段-保管期限的分類方法，對項目檔案進行分類和編號。（二）檔案裝訂與編目對分類后的文件材料進行裝訂和編目。裝訂要牢固整齊，符合檔案保管的要求。編目要準確詳細，包括文件材料的題名、日期、文號、保管期限等信息。建立檔案目錄數據庫，將編目信息錄入數據庫，實現檔案的數字化管理和檢索。同時，要根據檔案的保管期限和重要程度，對檔案進行不同形式的裝訂和編目，如永久保存的檔案要采用線裝或膠裝的方式，定期保存的檔案可以采用裝訂夾或打孔裝訂的方式。（三）檔案裝盒上架將裝訂編目好的檔案裝入檔案盒，并按照分類編號的順序上架存放。檔案盒要選用符合國家標準的材料，標注清晰的盒號、類別、保管期限等信息。上架存放要整齊有序，便于檔案的查找和管理。同時，要根據檔案庫房的空間布局和檔案的數量，合理規(guī)劃檔案的存放位置，提高庫房的利用率。對于珍貴檔案和重要檔案，要采取特殊的保管措施，如單獨存放、設置專柜等。（四）整理質量檢查對整理好的檔案進行質量檢查，確保檔案的整理符合標準和規(guī)范。檢查內容包括檔案的分類是否準確、編號是否規(guī)范、裝訂是否牢固、編目是否完整等。對不符合要求的檔案，及時進行返工處理。建立整理質量檢查的記錄制度，記錄檢查情況和處理結果，便于對整理工作進行質量追溯和管理。定期對整理工作的質量進行評估和總結，不斷提高整理工作的質量和效率。（五）整理方法指導與創(chuàng)新為各部門提供檔案整理的業(yè)務指導，幫助各部門掌握正確的檔案整理方法和技巧。定期組織檔案整理的培訓活動，提高各部門檔案管理人員的業(yè)務水平。同時，關注檔案整理技術的發(fā)展動態(tài)，積極探索和應用新的整理方法和技術，提高檔案整理的效率和質量。例如，采用數字化掃描技術，實現檔案的快速整理和存儲；應用檔案管理軟件，實現檔案的自動化編目和檢索。四、檔案保管崗（一）庫房環(huán)境管理負責檔案庫房的環(huán)境管理，確保庫房的溫度、濕度、光照等環(huán)境條件符合檔案保管的要求。定期對庫房的環(huán)境參數進行監(jiān)測和記錄，根據監(jiān)測結果及時采取調節(jié)措施，如使用空調、除濕機、加濕器等設備。保持庫房的清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。同時，要對庫房的門窗、通風口等進行檢查和維護，確保庫房的密封性和安全性。（二）檔案存儲管理按照檔案的分類編號和存放規(guī)則，對檔案進行科學合理的存儲。定期對檔案進行盤點和清查，確保檔案的數量和存放位置與檔案目錄一致。對于破損、霉變、蟲蛀等有問題的檔案，及時進行修復和處理。建立檔案存儲的動態(tài)管理機制，根據檔案的利用頻率和保管期限，對檔案的存放位置進行調整，提高檔案的查找效率。（三）檔案安全防護加強檔案庫房的安全防護工作，安裝必要的安全設施，如監(jiān)控攝像頭、防盜報警系統、消防設備等。制定檔案庫房的安全管理制度，嚴格控制人員進出庫房，對進入庫房的人員進行登記和管理。定期對安全設施進行檢查和維護，確保其正常運行。在發(fā)生火災、地震等自然災害時，要及時采取應急措施，保護檔案的安全。（四）檔案備份與遷移定期對檔案進行備份，防止檔案數據的丟失和損壞。備份可以采用光盤、磁帶、移動硬盤等存儲介質，備份數據要存放在安全可靠的地方。同時，根據檔案管理系統的升級和更新，及時對檔案數據進行遷移，確保檔案數據的兼容性和可用性。建立檔案備份和遷移的記錄制度，記錄備份和遷移的時間、內容、存儲位置等信息，便于查詢和管理。（五）庫房設施維護負責檔案庫房的設施設備的維護和管理，如檔案架、密集架、空調、除濕機等。定期對設施設備進行檢查和保養(yǎng)，及時發(fā)現和排除故障。對需要維修和更換的設施設備，及時進行申報和處理。建立設施設備的維護檔案，記錄設施設備的使用情況、維修記錄等信息，為設施設備的更新和改造提供依據。五、檔案利用崗（一）利用需求受理負責受理檔案利用者的需求申請，包括查閱、復制、借閱等。熱情接待利用者，了解其利用目的和需求，指導利用者填寫檔案利用申請表。對利用者的身份和利用權限進行審核，確保其符合檔案利用的規(guī)定。對于不符合要求的申請，要耐心解釋原因，并告知其解決辦法。（二）檔案檢索與提供根據利用者的需求，在檔案管理系統和檔案目錄中進行快速準確的檢索。找到相關檔案后，按照規(guī)定的程序和手續(xù)，為利用者提供檔案的查閱、復制、借閱服務。對于紙質檔案，要注意保護檔案的原件，避免損壞和丟失；對于電子檔案，要確保數據的安全和完整，防止數據泄露。在提供檔案時，要向利用者說明檔案的使用范圍和注意事項，提醒其遵守檔案利用的規(guī)定。（三）利用效果反饋與分析定期對檔案的利用效果進行跟蹤和反饋，了解利用者對檔案服務的滿意度和需求意見。通過問卷調查、電話回訪等方式，收集利用者的反饋信息，并進行整理和分析。根據分析結果，不斷改進檔案利用服務的質量和水平，提高利用者的滿意度。同時，要對檔案的利用數據進行統計和分析，了解檔案的利用熱點和趨勢，為檔案的收集、整理和保管工作提供參考。（四）檔案編研與開發(fā)結合單位的工作實際和利用者的需求，開展檔案編研和開發(fā)工作。對檔案資料進行篩選、分類、整理和分析，編寫專題資料、大事記、年鑒等編研成果。通過檔案編研和開發(fā)，挖掘檔案的潛在價值，為單位的決策、研究和宣傳提供服務。同時，要將編研成果及時發(fā)布和推廣，提高檔案的利用效率和社會效益。（五）利用制度執(zhí)行與監(jiān)督嚴格執(zhí)行檔案利用制度，對檔案的利用行為進行規(guī)范和管理。加強對利用者的監(jiān)督，防止其在利用過程中出現違規(guī)行為。對違反檔案利用規(guī)定的行為，要及時進行制止和糾正，并按照規(guī)定進行處理。同時，要定期對檔案利用制度的執(zhí)行情況進行檢查和評估，根據實際情況及時進行調整和完善。六、檔案鑒定銷毀崗（一）鑒定標準制定與更新依據國家檔案鑒定的相關標準和規(guī)定，結合本單位的實際情況，制定和完善檔案鑒定的標準和方法。定期對鑒定標準進行評估和更新，確保其符合檔案管理的發(fā)展要求。在制定鑒定標準時，要充分考慮檔案的保存價值、利用需求、保管期限等因素，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定工作組織與實施組織開展檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，明確鑒定人員的職責和分工。按照鑒定標準和方法，對到期檔案進行全面的鑒定。鑒定過程中，要認真審查檔案的內容、來源、時間等信息，準確判斷檔案的保存價值。對需要繼續(xù)保存的檔案，重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，提出銷毀意見。（三）銷毀手續(xù)辦理對于經鑒定需要銷毀的檔案，按照規(guī)定的程序辦理銷毀手續(xù)。填寫檔案銷毀清冊，詳細記錄銷毀檔案的名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息。銷毀清冊要經過檔案鑒定小組和單位領導的審批簽字。在銷毀檔案時，要選擇有資質的銷毀單位進行銷毀，并派人監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。銷毀后，要在銷毀清冊上注明銷毀時間、地點和方式，并由監(jiān)銷人員簽字確認。（四）鑒定銷毀記錄與總結建立檔案鑒定銷毀的記錄檔案，對鑒定銷毀工作的全過