公司內(nèi)審流程與問題整改方案工具模板一、適用場景與背景二、內(nèi)審與整改全流程操作指引（一）內(nèi)審準備階段明確審核目的與范圍根據(jù)企業(yè)年度計劃、管理層要求或特定需求（如應(yīng)對外部檢查、解決跨部門協(xié)作問題等），確定本次內(nèi)審的核心目標(biāo)（如驗證流程合規(guī)性、檢查制度執(zhí)行情況、識別風(fēng)險點等）。定義審核范圍，包括涉及的部門、業(yè)務(wù)流程、制度文件、時間周期（如“2024年Q3銷售合同管理流程”“研發(fā)部門項目文檔歸檔規(guī)范性”等）。組建內(nèi)審組指定內(nèi)審組長（需具備內(nèi)審經(jīng)驗及獨立性，通常由質(zhì)量/合規(guī)/審計部門負責(zé)人或資深員工擔(dān)任），負責(zé)統(tǒng)籌內(nèi)審工作。選定內(nèi)審組成員，保證覆蓋審核所需的業(yè)務(wù)知識（如財務(wù)流程需財務(wù)人員參與、IT系統(tǒng)需IT支持），成員需與審核對象無直接利益關(guān)聯(lián)（避免審核部門/人員審核自身工作）。明確組員分工：如資料審查組（負責(zé)查閱制度、記錄、文檔等）、現(xiàn)場核查組（負責(zé)現(xiàn)場訪談、流程驗證等）、問題記錄組（負責(zé)整理問題描述、分類等）。編制內(nèi)審計劃內(nèi)審組長牽頭制定《內(nèi)審計劃》，內(nèi)容需包括：審核目的、范圍、依據(jù)（如公司制度、ISO標(biāo)準、行業(yè)規(guī)范等）、時間安排（首次會議、現(xiàn)場審核、末次會議的具體時間）、審核組成員及分工、受審核部門對接人等。計劃需提前至少3個工作日發(fā)送至受審核部門，確認無異議后執(zhí)行；若需調(diào)整，需經(jīng)雙方協(xié)商一致。準備審核依據(jù)與工具收集審核所需的標(biāo)準文件：如公司《管理制度匯編》《業(yè)務(wù)流程手冊》《崗位職責(zé)說明書》等，以及外部法規(guī)（如《會計法》《數(shù)據(jù)安全法》等）。設(shè)計《內(nèi)審檢查表》：根據(jù)審核范圍和依據(jù)，列出具體審核點（如“合同審批流程是否完整”“項目文檔是否按規(guī)范歸檔”）、審核方法（如“查閱10份合同記錄”“訪談3名項目負責(zé)人”）、判定標(biāo)準（如“審批簽字需齊全，缺一不可”）。（二）內(nèi)審實施階段首次會議內(nèi)審組與受審核部門負責(zé)人及相關(guān)人員召開首次會議，參會人員包括內(nèi)審組長、組員、受審核部門負責(zé)人、接口人等。會議內(nèi)容：明確審核目的、范圍、流程、時間安排及溝通方式；強調(diào)審核的客觀性與保密性；解答受審核部門疑問，確認審核計劃細節(jié)。現(xiàn)場審核與證據(jù)收集資料審查：根據(jù)《內(nèi)審檢查表》查閱相關(guān)文檔，如制度文件、審批記錄、會議紀要、系統(tǒng)操作日志、培訓(xùn)記錄等，保證文件齊全、記錄完整。現(xiàn)場訪談：選取關(guān)鍵崗位人員（如流程執(zhí)行者、部門負責(zé)人）進行訪談，提問需聚焦審核點（如“請介紹合同審批的具體步驟”“遇到流程異常時如何處理”），并做好《訪談記錄》，由訪談對象簽字確認。現(xiàn)場觀察：對實際業(yè)務(wù)操作進行現(xiàn)場驗證（如生產(chǎn)車間操作是否符合SOP、倉庫物料管理是否規(guī)范），記錄觀察結(jié)果（可附照片或視頻，需提前獲得受審核部門同意）。證據(jù)要求：收集的證據(jù)需客觀、可追溯，如記錄編號、文件名稱、時間、地點、人員信息等需清晰明確，避免主觀臆斷。問題匯總與初步溝通現(xiàn)場審核結(jié)束后，內(nèi)審組召開內(nèi)部會議，匯總審核中發(fā)覺的問題，對照判定標(biāo)準確定“不符合項”（未達到要求的問題）和“觀察項”（有改進空間但不影響合規(guī)的問題）。對“不符合項”，明確問題描述（含具體發(fā)生環(huán)節(jié)、涉及人員/文件、與標(biāo)準的差距）、問題等級（如嚴重：導(dǎo)致重大風(fēng)險或違規(guī)；一般：偶發(fā)且影響較?。惠p微：無實際影響但有改進必要）。與受審核部門就初步問題進行溝通，確認問題描述的準確性，避免爭議（如“貴部門2024年7月有3份合同未按流程經(jīng)法務(wù)部審核，與《合同管理辦法》第5.2條不符，是否確認？”）。（三）內(nèi)審報告階段編寫內(nèi)審報告內(nèi)審組長牽頭編制《內(nèi)審報告》，內(nèi)容需包括：審核概況（目的、范圍、時間、依據(jù)、參與人員）；審核過程簡述（首次會議、現(xiàn)場審核、溝通反饋等）；審核結(jié)論（總體評價，如“本次審核發(fā)覺X項不符合項，Y項觀察項，整體流程合規(guī)性良好，需重點關(guān)注環(huán)節(jié)”）；問題清單（按部門/流程分類，列明不符合項的編號、問題描述、判定依據(jù)、等級、責(zé)任部門）；改進建議（針對觀察項或系統(tǒng)性問題，提出具體改進方向，如“建議優(yōu)化合同審批線上流程，減少人工傳遞環(huán)節(jié)”）。審核與分發(fā)報告《內(nèi)審報告》需經(jīng)內(nèi)審組全體成員審核，保證問題描述準確、數(shù)據(jù)無誤、建議合理。報告提交至管理層（如總經(jīng)理、分管副總）及受審核部門，電子版發(fā)送至指定郵箱（如internal_auditcompany），紙質(zhì)版由內(nèi)審組長簽字后歸檔。（四）問題整改階段制定整改方案受審核部門收到《內(nèi)審報告》后5個工作日內(nèi)，針對“不符合項”制定《問題整改方案》，內(nèi)容需包括：問題編號（與內(nèi)審報告一致）；整改目標(biāo)（如“保證所有合同審批流程合規(guī)，100%經(jīng)法務(wù)部審核”）；整改措施（具體行動，如“修訂《合同審批操作指引》，增加線上審批節(jié)點”“組織合同管理員專項培訓(xùn)”）；責(zé)任人（部門負責(zé)人為第一責(zé)任人，明確具體執(zhí)行人，如“-法務(wù)專員”）；計劃完成時間（明確到日期，需合理，一般不超過30天；復(fù)雜問題可申請延期，需說明理由并經(jīng)管理層批準）。實施整改與跟蹤責(zé)任部門按《問題整改方案》落實整改措施，內(nèi)審組通過定期會議（如每周1次）、進度跟蹤表、現(xiàn)場抽查等方式監(jiān)督整改進度。整改過程中若遇問題（如資源不足、流程沖突），及時與內(nèi)審組、管理層溝通，協(xié)調(diào)解決。提交整改完成報告責(zé)任部門在計劃完成時間后3個工作日內(nèi)，向內(nèi)審組提交《整改完成報告》，附整改證明材料（如修訂后的制度文件、培訓(xùn)簽到表、整改后的合同審批記錄等）。（五）整改驗證階段驗證整改效果內(nèi)審組收到《整改完成報告》后，5個工作日內(nèi)組織驗證，方式包括：資料復(fù)查：查閱整改后的記錄、文件等，確認問題是否解決（如“抽查10份8月合同，均顯示已完成法務(wù)審核”）；現(xiàn)場核查：對整改措施的實際效果進行現(xiàn)場驗證（如“觀察合同審批線上流程運行，確認節(jié)點完整、審批高效”）；再次訪談：與相關(guān)人員溝通，確認整改措施的落實情況及反饋（如“合同管理員表示已掌握新審批流程，操作無障礙”）。關(guān)閉問題與歸檔驗證通過：內(nèi)審組在《問題整改跟蹤表》中標(biāo)注“驗證通過”，問題關(guān)閉；驗證不通過：向責(zé)任部門下發(fā)《整改通知書》，明確未達標(biāo)項及再次整改要求，重新啟動整改流程（一般不超過15天）。所有內(nèi)審資料（內(nèi)審計劃、檢查表、訪談記錄、報告、整改方案、驗證報告等）由內(nèi)審組整理歸檔，保存期限不少于3年。三、核心工具表格模板表1：內(nèi)審計劃表計劃編號審核目的審核范圍（部門/流程）審核組長審核組成員審核時間審核依據(jù)（文件名稱/條款）主要審核內(nèi)容受審核部門對接人備注IA-2024-08驗證Q3銷售合同管理流程合規(guī)性銷售部、財務(wù)部、法務(wù)部；合同審批、歸檔流程、趙六2024-09-10至09-12《合同管理辦法》第3-6章；《銷售流程手冊》第4.2節(jié)1.合同審批流程完整性；2.歸檔及時性；3.法務(wù)審核覆蓋率（銷售部經(jīng)理）需提前準備2024年Q3合同臺賬表2：內(nèi)審檢查表（示例：合同審批流程）審核點審核方法判定標(biāo)準審核記錄符合性（√/×）備注合同是否經(jīng)法務(wù)部審核抽查10份合同審批記錄所有合同均需法務(wù)部簽字確認合同A-007缺少法務(wù)審核簽字×銷售部未提交法務(wù)審核審批流程是否按制度執(zhí)行查閱合同審批表需經(jīng)業(yè)務(wù)員→部門經(jīng)理→財務(wù)→法務(wù)→總經(jīng)理簽字合同B-012缺少財務(wù)經(jīng)理簽字×部門經(jīng)理代簽財務(wù)環(huán)節(jié)合同是否在簽訂后3個工作日內(nèi)歸檔查閱合同歸檔記錄及系統(tǒng)時間戳歸檔時間≤簽訂后3天合同C-005簽訂日8月1日，歸檔日8月5日×超期歸檔表3：問題整改跟蹤表問題編號問題描述（對應(yīng)內(nèi)審報告）判定依據(jù)問題等級責(zé)任部門/責(zé)任人整改措施計劃完成時間實際完成時間驗證結(jié)果（通過/不通過）驗證人備注IA-2024-08-013份合同未按流程經(jīng)法務(wù)部審核《合同管理辦法》第5.2條一般銷售部/1.組織合同管理員培訓(xùn)（8月20日）；2.修訂《合同審批操作指引》，增加“未提交法務(wù)審核不得提交下一節(jié)點”的系統(tǒng)校驗（8月25日）2024-08-302024-08-28通過（抽查5份合同，均完成法務(wù)審核）系統(tǒng)校驗功能已上線IA-2024-08-021份合同缺少財務(wù)經(jīng)理簽字《合同管理辦法》第4.3條輕微銷售部/對審批人進行制度重申，明確各環(huán)節(jié)審批責(zé)任（8月15日完成）2024-08-182024-08-16通過審批人簽字確認表4：整改驗證報告問題編號驗證方式驗證過程描述驗證結(jié)果（達標(biāo)/未達標(biāo)）未達標(biāo)原因說明（如適用）驗證人驗證日期IA-2024-08-01資料復(fù)查+系統(tǒng)核查1.抽取8月21日至8月28日簽訂的15份合同，審批記錄均顯示法務(wù)部審核通過；2.系統(tǒng)后臺校驗日志顯示，8月25日后提交的合同均觸發(fā)法務(wù)審核節(jié)點達標(biāo)—2024-09-02IA-2024-08-02訪談+記錄抽查1.與銷售部合同管理員訪談，確認已明確各環(huán)節(jié)審批責(zé)任；2.抽查5份合同審批記錄，財務(wù)經(jīng)理簽字齊全達標(biāo)—2024-09-01四、使用關(guān)鍵注意事項保證內(nèi)審獨立性：內(nèi)審組成員不得參與自身負責(zé)業(yè)務(wù)的審核，審核結(jié)果需客觀公正，避免受部門利益影響；若發(fā)覺內(nèi)審組與受審核部門存在利益關(guān)聯(lián)，需及時調(diào)整成員。問題描述需具體可追溯：內(nèi)審報告中“不符合項”需明確“時間、地點、人物、事件、與標(biāo)準的差距”，避免模糊表述（如“合同審批不規(guī)范”應(yīng)改為“2024年7月合同A-007未經(jīng)法務(wù)部審核”）。整改措施需可操作、可驗證：責(zé)任部門制定的整