2026年口腔醫(yī)療管理公司財務(wù)印章使用管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司財務(wù)印章的使用與管理，保障公司資金安全、財務(wù)信息真實合規(guī)，維護公司合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國票據(jù)法》《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》等國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合口腔醫(yī)療管理公司多機構(gòu)資金統(tǒng)籌、醫(yī)保結(jié)算頻繁、診療費用收支密集等行業(yè)特性，特制定本制度。第二條本制度適用于公司所屬各職能部門、各口腔醫(yī)療機構(gòu)及全體員工，涵蓋財務(wù)印章的刻制、備案、保管、使用、交接、注銷及監(jiān)督考核等全流程管理活動。本制度所稱財務(wù)印章，是指公司財務(wù)活動中使用的各類專用印章，包括但不限于財務(wù)專用章、法人章（財務(wù)用途）、發(fā)票專用章、現(xiàn)金收訖章、銀行收訖章、轉(zhuǎn)賬付訖章等。第三條財務(wù)印章管理遵循“安全可控、權(quán)責分離、規(guī)范嚴謹、全程留痕”的基本原則。將印章安全作為核心管理目標，嚴格落實保管責任；實行印章保管與使用權(quán)限分離、財務(wù)業(yè)務(wù)審批與印章使用分離的內(nèi)控機制；規(guī)范印章使用流程，確保每一次用印都符合制度要求；建立完整的用印記錄體系，實現(xiàn)用印全過程可追溯。第四條職責分工：公司財務(wù)部為財務(wù)印章管理的牽頭部門，負責財務(wù)印章的統(tǒng)籌管理，包括印章的刻制申請、備案登記、日常保管、使用審核、交接監(jiān)管、注銷回收等工作；各口腔醫(yī)療機構(gòu)財務(wù)崗負責本機構(gòu)涉及的財務(wù)印章使用申請、用印資料整理、用印記錄保管等配合工作；印章保管人負責印章的日?？垂?、安全存放，嚴格按審批流程使用印章，及時登記用印臺賬；公司行政部協(xié)助財務(wù)部辦理印章刻制、備案相關(guān)手續(xù)；公司管理層負責財務(wù)印章刻制、注銷、重大用印事項的審批。第二章財務(wù)印章的刻制與備案第五條印章刻制規(guī)范：財務(wù)印章的刻制需嚴格遵守國家相關(guān)規(guī)定，由財務(wù)部根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出刻制申請，填寫《財務(wù)印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、規(guī)格、用途、使用范圍等信息，經(jīng)財務(wù)部負責人審核、公司管理層審批同意后，由行政部牽頭到具備合法資質(zhì)的印章刻制單位統(tǒng)一刻制。嚴禁任何部門或個人未經(jīng)審批擅自刻制財務(wù)印章。第六條印章備案登記：財務(wù)印章刻制完成后，財務(wù)部需在3個工作日內(nèi)完成備案登記工作，建立《財務(wù)印章管理臺賬》，詳細記錄印章名稱、刻制日期、規(guī)格型號、刻制單位、用途、保管人、使用范圍、備案情況等信息。同時，財務(wù)部需將印章樣式、備案材料復(fù)印件歸檔留存，其中法人章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章等關(guān)鍵印章需按規(guī)定向稅務(wù)部門、開戶銀行完成備案手續(xù)。第七條印章啟用管理：財務(wù)印章備案完成后，財務(wù)部需組織相關(guān)人員進行驗收，確認印章刻制質(zhì)量符合要求、備案手續(xù)齊全后，正式啟用。啟用前需發(fā)布印章啟用通知，明確印章啟用日期、使用范圍、保管人及使用規(guī)范，通知公司各相關(guān)部門及各口腔醫(yī)療機構(gòu)執(zhí)行。未啟用的財務(wù)印章需由財務(wù)部指定專人妥善保管，嚴禁提前使用。第三章財務(wù)印章的保管第八條保管責任劃分：財務(wù)印章實行“專人保管、專柜存放、雙人監(jiān)管”的保管機制。其中，財務(wù)專用章由財務(wù)部指定會計人員保管，法人章（財務(wù)用途）由財務(wù)部指定出納人員以外的專人保管，發(fā)票專用章由發(fā)票管理崗人員保管，其他業(yè)務(wù)專用章（如收訖章、付訖章）由對應(yīng)業(yè)務(wù)崗人員保管。嚴禁將財務(wù)專用章與法人章（財務(wù)用途）交由同一人保管，確保資金支付類用印的內(nèi)控制衡。第九條日常保管規(guī)范：印章保管人需將印章存放于專用保險柜內(nèi)，保險柜鑰匙由保管人專人保管，密碼嚴格保密，不得向他人泄露。每日下班前，保管人需檢查印章是否歸位、保險柜是否鎖好；節(jié)假日期間，需將財務(wù)專用章、法人章等關(guān)鍵印章移交財務(wù)部負責人統(tǒng)一保管，或采取加倍安全防護措施。嚴禁將印章隨意放置于桌面、抽屜等易被取用的位置，嚴禁攜帶印章外出（經(jīng)審批的特殊情況除外）。第十條保管人職責：印章保管人需對印章的安全負責，定期檢查印章狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞、變形、磨損等情況，及時向財務(wù)部負責人報告并申請?zhí)幚恚徊坏蒙米詫⒂≌罗D(zhuǎn)借他人使用，不得委托他人代為保管印章；離崗（包括請假、出差、調(diào)崗等）時，需按規(guī)定辦理印章交接手續(xù)，未完成交接前不得擅自離崗。第四章財務(wù)印章的使用第十一條用印申請條件：使用財務(wù)印章需符合以下條件：用印事項真實合法，符合公司財務(wù)管理制度及國家相關(guān)法律法規(guī)要求；用印資料完整齊全，包括但不限于業(yè)務(wù)合同、付款申請單、發(fā)票、收據(jù)、銀行結(jié)算憑證、財務(wù)報表等；用印申請經(jīng)過規(guī)定的審批流程，審批手續(xù)完備。不符合上述條件的，印章保管人有權(quán)拒絕用印。第十二條用印審批流程：（一）常規(guī)用?。河捎糜∩暾埲颂顚憽敦攧?wù)印章使用申請表》，注明用印事項、印章名稱、用印份數(shù)、申請部門及申請人等信息，附上完整的用印資料，經(jīng)所在部門負責人審核、財務(wù)部對應(yīng)崗位會計審核、財務(wù)部負責人審批同意后，提交印章保管人辦理用印手續(xù)；（二）重大用?。荷婕按箢~資金支付、對外融資、擔保、重大合同簽訂等重大用印事項，除按常規(guī)用印流程審核外，還需報公司管理層審批同意后，方可辦理用印手續(xù)；（三）跨機構(gòu)用?。焊骺谇会t(yī)療機構(gòu)需使用公司級財務(wù)印章的，由該機構(gòu)財務(wù)崗整理用印資料，填寫用印申請，經(jīng)機構(gòu)負責人審核后，報送公司財務(wù)部按上述流程審批用印。第十三條用印操作規(guī)范：印章保管人收到審批通過的用印申請后，需再次核對用印資料的完整性、審批手續(xù)的完備性，確認無誤后，按申請要求規(guī)范用印。用印時需確保印章清晰、端正，位置準確，不得模糊不清、重疊蓋印或在空白憑證、空白紙張上蓋印。用印完成后，保管人需在《財務(wù)印章使用臺賬》中詳細記錄用印日期、用印事項、印章名稱、用印份數(shù)、申請人、審批人、保管人等信息，同時由用印申請人在臺賬上簽字確認。第十四條不同類型印章使用要求：（一）財務(wù)專用章：主要用于銀行結(jié)算憑證、財務(wù)報表、納稅申報表、資金支付憑證等財務(wù)資料的簽章，使用時需與法人章（財務(wù)用途）配合使用，嚴格按資金支付審批流程辦理；（二）法人章（財務(wù)用途）：僅限用于財務(wù)相關(guān)的銀行結(jié)算、資金支付、稅務(wù)申報等事項，使用時需經(jīng)嚴格審批，確保用印事項真實合規(guī)；（三）發(fā)票專用章：僅限用于公司開具的增值稅發(fā)票、普通發(fā)票等涉稅票據(jù)的簽章，使用范圍嚴格限定為發(fā)票票面指定位置，不得用于其他用途；（四）收訖章、付訖章：用于確認公司款項收支情況，加蓋于收款收據(jù)、付款憑證等相關(guān)單據(jù)上，使用時需核對款項實際收支狀態(tài)，確保簽章與實際業(yè)務(wù)一致。第十五條用印資料歸檔：用印完成后，財務(wù)部需將用印申請單、審批資料、用印后的資料原件或復(fù)印件按檔案管理要求整理歸檔，歸檔資料需與用印臺賬記錄一一對應(yīng)，確保用印全過程可追溯。各口腔醫(yī)療機構(gòu)涉及的用印資料由本機構(gòu)財務(wù)崗整理后，定期報送公司財務(wù)部歸檔。第五章財務(wù)印章的交接第十六條交接情形：財務(wù)印章出現(xiàn)以下情形需辦理交接手續(xù)：印章保管人崗位變動（調(diào)崗、離職、晉升等）；印章保管人請假超過3個工作日；公司內(nèi)部機構(gòu)調(diào)整涉及印章管理職責轉(zhuǎn)移；其他需要辦理交接的情形。第十七條交接流程：（一）交接準備：交接前，原保管人需整理印章相關(guān)資料，包括印章實物、用印臺賬、備案材料、未用完的用印憑證等，核對無誤后填寫《財務(wù)印章交接清單》，詳細說明印章名稱、數(shù)量、狀態(tài)、交接日期、交接原因、相關(guān)資料明細等信息；（二）審核監(jiān)交：交接清單需經(jīng)財務(wù)部負責人審核確認。交接時，需由財務(wù)部負責人或其指定人員擔任監(jiān)交人，原保管人、新保管人、監(jiān)交人三方共同在場，核對印章實物與交接清單是否一致，相關(guān)資料是否完整；（三）確認交接：核對無誤后，原保管人、新保管人、監(jiān)交人三方在交接清單上簽字確認，明確交接責任。交接清單一式三份，原保管人、新保管人、財務(wù)部各留存一份歸檔；（四）信息更新：交接完成后，財務(wù)部需及時更新《財務(wù)印章管理臺賬》中的保管人信息，向相關(guān)部門及各口腔醫(yī)療機構(gòu)告知印章保管人變更情況。第十八條離職交接特別要求：印章保管人離職時，必須在辦理離職手續(xù)前完成印章交接工作，未完成交接的，不得辦理離職結(jié)算手續(xù)。交接過程中發(fā)現(xiàn)印章缺失、損壞或用印資料不完整的，需立即查明原因，追究相關(guān)責任人責任。第六章財務(wù)印章的注銷與回收第十九條注銷情形：財務(wù)印章出現(xiàn)以下情形需辦理注銷手續(xù)：印章因使用年限過長、磨損、變形等原因無法繼續(xù)使用的；公司名稱變更、機構(gòu)撤銷導(dǎo)致印章失效的；用印范圍調(diào)整，原印章不再需要使用的；其他需要注銷的情形。第二十條注銷流程：由財務(wù)部提出印章注銷申請，填寫《財務(wù)印章注銷申請表》，說明印章名稱、注銷原因、使用年限等信息，附上印章實物及相關(guān)備案資料，經(jīng)財務(wù)部負責人審核、公司管理層審批同意后，方可辦理注銷手續(xù)。其中，涉及稅務(wù)、銀行備案的印章，需先到相關(guān)部門辦理備案注銷手續(xù)。第二十一條回收與銷毀：注銷審批通過后，財務(wù)部負責將印章實物回收，登記《財務(wù)印章注銷回收臺賬》。對于回收的廢舊印章，需由財務(wù)部負責人、監(jiān)交人、經(jīng)辦人共同在場，采用粉碎、熔鑄等不可逆方式進行銷毀，確保印章無法再次使用。銷毀過程需詳細記錄，相關(guān)人員簽字確認，銷毀記錄歸檔留存。嚴禁將廢舊印章隨意丟棄或挪作他用。第七章監(jiān)督考核與責任追究第二十二條監(jiān)督檢查：財務(wù)部聯(lián)合行政部、審計部（如設(shè)有），每月對財務(wù)印章保管、使用情況進行抽查，每季度開展一次全面監(jiān)督檢查，重點核查印章保管的安全性、用印審批流程的合規(guī)性、用印臺賬的完整性、用印資料的歸檔情況等。檢查結(jié)果需形成《財務(wù)印章管理檢查報告》，上報公司管理層，對發(fā)現(xiàn)的問題及時下達整改通知，督促相關(guān)部門限期整改。第二十三條考核評價：將財務(wù)印章管理工作納入公司年度績效考核體系，考核對象包括財務(wù)部負責人、印章保管人、各口腔醫(yī)療機構(gòu)財務(wù)崗相關(guān)人員?？己酥笜税ㄓ≌卤９馨踩?、用印合規(guī)率、用印臺賬完整性、問題整改及時性等?？己私Y(jié)果與相關(guān)人員的績效評級、評優(yōu)評先直接掛鉤。第二十四條激勵機制：對嚴格遵守本制度，在財務(wù)印章管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人（如長期保持用印合規(guī)、及時發(fā)現(xiàn)印章管理隱患、提出管理優(yōu)化建議并被采納等），公司給予通報表揚及一次性現(xiàn)金獎勵。第二十五條責任追究：對違反本制度規(guī)定的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理：（一）未經(jīng)審批擅自刻制、啟用財務(wù)印章的，給予相關(guān)責任人通報批評，扣除相應(yīng)績效分數(shù)；造成公司損失的，依法追究賠償責任；涉嫌違法的，依法追究法律責任；（二）印章保管人未按規(guī)定保管印章，導(dǎo)致印章丟失、被盜、損壞或擅自轉(zhuǎn)借、委托他人保管印章的，追究保管人責任；造成公司損失的，承擔賠償責任；（三）違反用印審批流程，擅自用印、在空白憑證上用印或用印資料不完整卻違規(guī)用印的，追究用印申請人、審批人及保管人的責任；造成公司資金損失或聲譽損害的，依法追究賠償責任；涉嫌違法的，依法追究法律責任；（四）未按規(guī)定辦理印章交接、注銷手續(xù)，或交接過程中弄虛作假、隱瞞問題的，追究相關(guān)責任人責任；（五）在監(jiān)督檢查中弄虛作假、敷衍了事，或拒不整改存在問題的，追究相關(guān)部門負責人及直接責任人的責任。第八章附則第二十六條本制度未盡事宜，由財務(wù)部牽頭聯(lián)合相關(guān)部門制定補充規(guī)定，報公司管理層審批后執(zhí)行。補充規(guī)定與本制度具有同等效力。第二十七條本制度所涉及的相關(guān)