2026年口腔醫(yī)療管理公司接待用品管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司接待用品管理工作，構(gòu)建全流程、標準化的接待用品采購、入庫、保管、領(lǐng)用、使用、回收及核算體系，確保接待用品合規(guī)可控、供應(yīng)及時、使用規(guī)范，提升客戶接待體驗，維護公司品牌形象，結(jié)合口腔醫(yī)療行業(yè)服務(wù)特性及公司經(jīng)營管理實際情況，制定本制度。第二條本制度所稱接待用品，是指公司用于客戶接待、業(yè)務(wù)往來、現(xiàn)場服務(wù)等場景的各類物資，包括但不限于一次性水杯、紙巾、消毒濕巾、口腔檢查一次性耗材（如一次性口鏡、手套、檢查托盤）、宣傳手冊、品牌紀念品（如定制鑰匙扣、口腔護理套裝）、飲用水、茶歇點心等。本制度適用于公司各職能部門、旗下各口腔診療機構(gòu)及全體參與接待用品管理與使用的員工；同時適用于公司所有接待用品的采購、存儲、領(lǐng)用、使用及相關(guān)管理工作，涉密信息相關(guān)的接待用品管理除遵守本制度外，還需遵守公司保密管理相關(guān)規(guī)定。第三條接待用品管理遵循以下基本原則：（一）合法合規(guī)原則：嚴格遵守食品衛(wèi)生、物資采購、安全生產(chǎn)等相關(guān)法律法規(guī)，確保接待用品質(zhì)量合格、采購流程合規(guī)，尤其涉及直接接觸客戶的用品需符合衛(wèi)生防疫標準；（二）品牌統(tǒng)一原則：接待用品的設(shè)計風格、品牌標識、規(guī)格標準需符合公司品牌定位，保持全機構(gòu)使用的統(tǒng)一性與規(guī)范性；（三）按需配置原則：結(jié)合各機構(gòu)接待量、業(yè)務(wù)需求合理規(guī)劃用品采購與儲備數(shù)量，避免過度采購造成資源浪費，同時保障供應(yīng)充足；（四）權(quán)責明晰原則：明確各部門、各崗位在接待用品管理中的職責，建立“誰采購、誰負責，誰保管、誰把關(guān)，誰使用、誰規(guī)范”的責任機制；（五）全程管控原則：對接待用品采購、入庫、保管、領(lǐng)用、使用、回收等全流程實施閉環(huán)管理，確保賬實相符、使用規(guī)范；（六）節(jié)約高效原則：優(yōu)化采購渠道，控制采購成本，合理利用資源；規(guī)范使用流程，杜絕浪費與濫用行為；（七）衛(wèi)生安全原則：針對口腔醫(yī)療服務(wù)特性，直接接觸客戶或用于診療輔助的接待用品需嚴格把控衛(wèi)生質(zhì)量，防范交叉感染風險。第二章組織機構(gòu)及職責第四條公司設(shè)立接待用品管理專項工作小組（以下簡稱“專項小組”），作為接待用品管理的統(tǒng)籌決策與協(xié)調(diào)機構(gòu)。專項小組由行政部門牽頭，成員包括財務(wù)部門、采購部門、醫(yī)療管理部門、市場（品牌）部門、各口腔診療機構(gòu)負責人及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干，必要時可聘請外部合規(guī)采購咨詢機構(gòu)提供專業(yè)支持。第五條專項小組主要職責包括：（一）統(tǒng)籌規(guī)劃公司接待用品管理工作，制定年度接待用品采購計劃、預(yù)算方案、品牌規(guī)范及制度優(yōu)化細則；（二）審定接待用品相關(guān)制度、流程規(guī)范、采購標準、供應(yīng)商名錄及重大采購方案；（三）協(xié)調(diào)各部門、各診療機構(gòu)開展接待用品管理工作，解決管理中的重大問題（如質(zhì)量爭議、供應(yīng)短缺等）；（四）監(jiān)督接待用品管理制度的落實情況，審核年度接待用品使用與核算報告；（五）牽頭處理接待用品管理中的重大質(zhì)量問題、安全風險及合規(guī)糾紛，指導(dǎo)各部門開展應(yīng)急處置工作；（六）統(tǒng)籌接待用品相關(guān)的經(jīng)費預(yù)算、資源調(diào)配、團隊培訓及供應(yīng)商管理工作。第六條各相關(guān)部門及機構(gòu)職責分工：（一）行政部門：作為專項小組日常辦事機構(gòu)，牽頭組織接待用品的具體管理工作；負責制定接待用品采購標準與使用規(guī)范；統(tǒng)籌全公司接待用品的采購、調(diào)配與統(tǒng)籌管理；建立接待用品管理臺賬與檔案；組織開展接待用品盤點與核算工作；（二）采購部門：負責接待用品的具體采購實施工作；篩選合規(guī)供應(yīng)商，開展詢價、比價與談判；簽訂采購合同并監(jiān)督合同履行；對接供應(yīng)商完成物資交付與驗收；建立供應(yīng)商管理臺賬，定期評估供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量；（三）財務(wù)部門：負責審核接待用品采購預(yù)算編制與經(jīng)費支出，確保資金使用合規(guī)、高效；對采購費用、庫存成本進行核算與管控；監(jiān)督接待用品盤點核算工作，確保賬實相符；（四）醫(yī)療管理部門：負責審核直接接觸客戶或診療輔助類接待用品（如一次性口鏡、檢查手套等）的衛(wèi)生標準與使用規(guī)范；監(jiān)督各診療機構(gòu)此類用品的存儲與使用衛(wèi)生，防范醫(yī)療安全風險；（五）市場（品牌）部門：負責審核接待用品的品牌標識、設(shè)計風格與宣傳內(nèi)容，確保符合公司品牌定位與合規(guī)要求；協(xié)助制定品牌類接待用品（如定制紀念品）的規(guī)格標準；（六）各口腔診療機構(gòu)：作為接待用品的直接使用與一線管理主體，負責本機構(gòu)接待用品的申領(lǐng)、驗收、存儲、日常領(lǐng)用登記及使用管理；及時上報用品需求、短缺情況及質(zhì)量問題；按規(guī)范開展用品回收與處置工作；配合專項小組開展盤點與核查工作；（七）接待用品保管人員：負責接待用品的入庫驗收、分類存儲、定期檢查（如保質(zhì)期、衛(wèi)生狀況）；嚴格執(zhí)行領(lǐng)用登記制度，按需發(fā)放用品；及時上報庫存短缺、用品破損或過期等情況；做好存儲環(huán)境維護，確保用品安全；（八）接待用品使用人員：嚴格按制度規(guī)范領(lǐng)用與使用接待用品，杜絕浪費與濫用；妥善處理使用后的廢棄用品（尤其是醫(yī)療輔助類用品）；發(fā)現(xiàn)用品質(zhì)量問題及時向保管人員或上級部門反饋；（九）全體員工：自覺遵守接待用品管理規(guī)范，合理使用各類用品；主動參與節(jié)約型辦公與服務(wù)建設(shè)，避免資源浪費；發(fā)現(xiàn)管理漏洞或違規(guī)行為及時舉報。第三章接待用品管理核心規(guī)范第七條接待用品采購規(guī)范：（一）采購計劃制定：行政部門牽頭，結(jié)合各診療機構(gòu)年度接待量、業(yè)務(wù)需求及庫存情況，制定年度接待用品采購計劃，明確用品種類、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、預(yù)算金額及采購周期；各診療機構(gòu)需提前15個工作日提交季度用品需求清單，行政部門匯總審核后調(diào)整采購計劃；重大采購項目（如年度品牌紀念品定制）需提交專項小組審定；（二）供應(yīng)商篩選標準：1.具備合法經(jīng)營資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等），信譽良好，無重大質(zhì)量違規(guī)記錄；2.供應(yīng)的用品需符合國家質(zhì)量標準及公司衛(wèi)生、品牌要求，提供產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告（尤其是直接接觸客戶的用品）；3.具備穩(wěn)定的供貨能力與完善的售后服務(wù)，能保障應(yīng)急供應(yīng)需求；4.報價合理，性價比優(yōu)于同行業(yè)平均水平；（三）采購實施流程：1.采購部門根據(jù)采購計劃及供應(yīng)商名錄，開展詢價、比價工作，至少選取3家合格供應(yīng)商進行比價；2.確定供應(yīng)商后，簽訂正式采購合同，明確采購物品、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、交貨期限、驗收方式、付款方式、違約責任及售后服務(wù)等條款；合同需經(jīng)法務(wù)部門審核備案；3.采購過程中需做好采購記錄，包括詢價單、比價表、合同副本等，確保采購流程可追溯；（四）特殊用品采購要求：1.直接接觸客戶或診療輔助類用品（如一次性口鏡、消毒濕巾）需采購符合醫(yī)療級衛(wèi)生標準的產(chǎn)品，供應(yīng)商需具備相關(guān)醫(yī)療用品生產(chǎn)或銷售資質(zhì)；2.品牌類接待用品（如定制口腔護理套裝）需嚴格按市場（品牌）部門確定的設(shè)計規(guī)范采購，確保品牌標識準確、統(tǒng)一；3.食品類接待用品（如茶歇點心、飲用水）需采購正規(guī)廠家生產(chǎn)的產(chǎn)品，查看生產(chǎn)日期、保質(zhì)期及食品經(jīng)營許可證，嚴禁采購三無產(chǎn)品；（五）禁止性規(guī)定：嚴禁采購無資質(zhì)、不合格、過期或不符合公司規(guī)范的接待用品；嚴禁采購人員與供應(yīng)商串通舞弊，謀取私利；嚴禁拆分采購項目規(guī)避審批流程。第八條接待用品入庫與驗收規(guī)范：（一）入庫驗收流程：1.供應(yīng)商交貨后，采購部門需及時通知行政部門及相關(guān)診療機構(gòu)保管人員共同開展驗收；2.驗收內(nèi)容包括：用品數(shù)量是否與合同一致、規(guī)格是否符合要求、質(zhì)量是否合格（外觀無破損、無變質(zhì)、標識完整）、相關(guān)質(zhì)量證明文件是否齊全；3.直接接觸客戶的用品需隨機抽樣檢查衛(wèi)生狀況，必要時送第三方機構(gòu)檢測；（二）驗收結(jié)果處理：1.驗收合格的用品，由保管人員填寫《接待用品入庫單》，詳細記錄用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、采購日期、驗收日期、驗收人員等信息，經(jīng)采購人員、驗收人員簽字確認后辦理入庫手續(xù)；2.驗收不合格的用品（如質(zhì)量不達標、規(guī)格不符、過期等），由采購部門及時與供應(yīng)商溝通退換貨，相關(guān)記錄需留存?zhèn)浒?；無法退換貨的，按報廢流程處理，嚴禁入庫使用；（三）入庫登記管理：保管人員需建立接待用品庫存臺賬，對入庫用品進行分類登記，明確庫存數(shù)量、存儲位置、入庫日期及保質(zhì)期（如有）；臺賬需實時更新，確保賬物相符；入庫資料（入庫單、質(zhì)量檢驗報告、合同副本等）需整理歸檔，保存期限不少于3年。第九條接待用品存儲與保管規(guī)范：（一）存儲環(huán)境要求：1.設(shè)立專門的接待用品存儲區(qū)域，保持環(huán)境干燥、通風、整潔，遠離污染源、熱源及易燃易爆物品；2.不同類型的用品需分類分區(qū)存放，做好標識，避免混放混亂；尤其是食品類與非食品類、醫(yī)療輔助類與普通類用品需嚴格分存，防范交叉污染；3.對有保質(zhì)期的用品（如食品、消毒用品）需按“先進先出”原則存放，將臨近保質(zhì)期的用品單獨標識，優(yōu)先領(lǐng)用；（二）日常保管職責：1.保管人員需定期檢查庫存用品，每周至少開展1次庫存盤點，核查用品數(shù)量、質(zhì)量及保質(zhì)期，及時發(fā)現(xiàn)短缺、破損、過期等問題；2.發(fā)現(xiàn)用品短缺時，及時向行政部門及采購部門上報，啟動補充采購流程；發(fā)現(xiàn)過期、破損用品時，按報廢流程處理，做好記錄；3.做好存儲區(qū)域的安全防護工作，防范用品丟失、損壞或被污染；非保管人員未經(jīng)允許不得隨意進入存儲區(qū)域；（三）庫存預(yù)警機制：建立接待用品庫存預(yù)警線，對常用用品設(shè)定最低庫存標準，當庫存低于預(yù)警線時，保管人員需立即上報行政部門，確保及時補貨，避免影響正常接待工作。第十條接待用品領(lǐng)用與使用規(guī)范：（一）領(lǐng)用流程：1.各部門及診療機構(gòu)領(lǐng)用接待用品時，需填寫《接待用品領(lǐng)用單》，注明領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期、用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用用途及領(lǐng)用人簽字；2.保管人員審核領(lǐng)用單無誤后，按領(lǐng)用數(shù)量發(fā)放用品，同時在庫存臺賬中扣除相應(yīng)數(shù)量，確保領(lǐng)用記錄與庫存變動一致；3.日常領(lǐng)用需按需申領(lǐng)，避免一次性領(lǐng)用過多造成積壓；應(yīng)急領(lǐng)用（如突發(fā)大量客戶接待）可簡化流程，先領(lǐng)用后2個工作日內(nèi)補齊領(lǐng)用手續(xù)；（二）使用規(guī)范：1.使用人員需按接待場景合理使用用品，杜絕浪費（如一次性水杯按需發(fā)放，不隨意丟棄未使用的用品）；2.直接接觸客戶的用品（如一次性口鏡、手套）需在使用前檢查包裝是否完好，確保無破損、無污染，使用后按醫(yī)療廢棄物處理規(guī)范分類處置；3.品牌類接待用品需在客戶接待結(jié)束時按需贈送，做好贈送記錄，避免隨意發(fā)放；4.食品類接待用品需在保質(zhì)期內(nèi)使用，擺放時做好防塵、防污染處理，及時清理過期食品；5.使用過程中發(fā)現(xiàn)用品質(zhì)量問題，需立即停止使用，向保管人員反饋，同時做好問題用品的隔離與標識，避免再次使用；（三）領(lǐng)用限制：嚴禁領(lǐng)用與工作無關(guān)的接待用品；嚴禁多領(lǐng)冒領(lǐng)、私用接待用品；嚴禁將接待用品對外轉(zhuǎn)贈或出售。第十一條接待用品回收與報廢規(guī)范：（一）回收管理：1.使用后的廢棄接待用品需分類處理，醫(yī)療輔助類廢棄用品（如一次性口鏡、手套）需按醫(yī)療廢棄物管理規(guī)定，放入專用醫(yī)療廢物容器，由專業(yè)機構(gòu)集中處置；2.可回收利用的接待用品（如未損壞的品牌紀念品包裝、可二次利用的存儲容器）需分類回收，由行政部門統(tǒng)一處理；3.各診療機構(gòu)需指定專人負責廢棄用品回收登記，做好回收數(shù)量、處理方式的記錄；（二）報廢條件：出現(xiàn)以下情況的接待用品需報廢處理：1.超過保質(zhì)期且無法使用的；2.質(zhì)量不合格、破損嚴重或被污染，無法滿足使用要求的；3.不符合公司品牌規(guī)范或制度更新后淘汰的；4.其他無法正常使用的情況；（三）報廢流程：1.保管人員發(fā)現(xiàn)需報廢的用品，填寫《接待用品報廢申請表》，注明用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、報廢原因及處理建議，提交行政部門審核；2.行政部門核查后，普通用品報廢由部門負責人審批，重大批量報廢（如價值超過5000元）需提交專項小組審定；3.審批通過后，按規(guī)定進行報廢處置：醫(yī)療輔助類用品需交由有資質(zhì)的醫(yī)療廢物處理機構(gòu)處置，其他用品可采用銷毀、回收變賣等方式處理，變賣收入需上交公司財務(wù)；4.報廢過程需做好記錄，包括報廢申請表、處置憑證等，確保報廢流程可追溯；報廢資料歸檔保存期限不少于3年。第十二條接待用品盤點與核算規(guī)范：（一）盤點周期與方式：1.各診療機構(gòu)每月開展1次接待用品庫存盤點，由保管人員、部門負責人共同參與，核對庫存臺賬與實際庫存，填寫《接待用品盤點表》，注明盤點結(jié)果、差異情況及原因；2.行政部門每季度開展1次全公司接待用品專項盤點，匯總各機構(gòu)盤點情況，排查管理漏洞；3.年度終了，開展年度全面盤點，結(jié)合財務(wù)核算情況形成年度盤點報告；（二）差異處理：盤點中發(fā)現(xiàn)賬實不符的，需及時查明原因（如領(lǐng)用登記錯誤、丟失、破損未記錄等），明確責任主體；屬于人為失誤的，追究相關(guān)人員責任；屬于管理漏洞的，制定整改措施；差異情況需在盤點表中詳細記錄，經(jīng)相關(guān)人員簽字確認后備案；（三）核算管理：財務(wù)部門按月對接待用品采購費用、庫存成本進行核算，建立接待用品費用臺賬；結(jié)合各機構(gòu)領(lǐng)用記錄，核算各部門接待用品費用支出；年度終了，形成接待用品使用與核算報告，提交專項小組審核；核算資料需完整歸檔，保存期限不少于3年。第十三條應(yīng)急保障規(guī)范：（一）應(yīng)急供應(yīng)機制：針對突發(fā)情況（如接待量激增、供應(yīng)商供貨延遲、用品質(zhì)量問題導(dǎo)致無法使用等），行政部門需建立應(yīng)急供應(yīng)商名錄，確保能快速調(diào)配所需用品；各診療機構(gòu)需儲備少量應(yīng)急接待用品（如一次性水杯、消毒濕巾），保障應(yīng)急接待需求；（二）應(yīng)急處置流程：1.發(fā)生用品供應(yīng)短缺時，各機構(gòu)需立即向行政部門上報，說明短缺用品種類、數(shù)量及應(yīng)急需求；2.行政部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，優(yōu)先從其他機構(gòu)調(diào)配庫存用品，無法調(diào)配的啟動應(yīng)急采購流程，由采購部門對接應(yīng)急供應(yīng)商快速供貨；3.發(fā)生用品質(zhì)量安全問題（如使用后客戶出現(xiàn)不適、發(fā)現(xiàn)批量不合格用品）時，立即停止使用該批用品，啟動召回流程，妥善處理已領(lǐng)用的用品；同時向?qū)ｍ椥〗M上報，牽頭與供應(yīng)商協(xié)商賠償事宜，必要時向監(jiān)管部門報告；4.應(yīng)急處置過程中需做好記錄，包括應(yīng)急需求、處置措施、處理結(jié)果等，事后形成應(yīng)急處置報告，優(yōu)化應(yīng)急保障機制。第四章監(jiān)督檢查與責任追究第十四條監(jiān)督檢查機制：（一）日常自查：各部門、各診療機構(gòu)每月開展接待用品管理自查，重點核查采購合規(guī)性、庫存管理、領(lǐng)用登記、使用規(guī)范及報廢處置等情況；自查結(jié)果每月匯總上報行政部門；（二）專項檢查：專項小組每季度針對重點領(lǐng)域（如直接接觸客戶用品的衛(wèi)生質(zhì)量、采購流程合規(guī)性、庫存盤點準確性等）組織開展專項檢查，核查管理成效與風險隱患；（三）全面檢查：專項小組每年組織開展一次全公司范圍的接待用品管理全面檢查，覆蓋采購、入庫、存儲、領(lǐng)用、使用、報廢、核算等全流程，評估管理體系運行效果；（四）第三方審計：每年至少聘請一次外部合規(guī)審計機構(gòu)，對接待用品采購流程、財務(wù)核算及管理規(guī)范進行審計，提出專業(yè)改進建議；（五）投訴舉報：建立接待用品管理違規(guī)行為投訴舉報渠道，鼓勵員工、客戶及社會公眾舉報采購舞弊、使用浪費、質(zhì)量不合格、衛(wèi)生不達標等問題；專項小組對舉報信息嚴格保密，及時核查處理并反饋結(jié)果。第十五條責任追究：（一）員工違反本制度規(guī)定，有下列情形之一的，公司視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理：1.未經(jīng)審批擅自采購接待用品，或采購不合格、不符合規(guī)范用品的，給予警告處分，扣除相應(yīng)績效獎金；造成經(jīng)濟損失的，依法追究賠償責任；2.保管人員未按規(guī)定履行入庫驗收、存儲保管或盤點職責，導(dǎo)致用品丟失、損壞、過期或賬實不符的，給予警告處分；造成嚴重損失的，給予記過處分并追究賠償責任；3.領(lǐng)用人員多領(lǐng)冒領(lǐng)、私用接待用品，或浪費、濫用接待用品的，給予警告處分，責令退還或賠償相應(yīng)損失；4.使用人員使用不