PAGE學校原材料采購內控制度一、總則（一）目的為加強學校原材料采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購過程的合法性、合規(guī)性、透明性，保障學校教學、科研及后勤服務等工作的順利開展，特制定本內控制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各單位涉及原材料采購的活動，包括但不限于教學用品、辦公用品、食品原材料、實驗耗材等各類物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.合規(guī)性原則：符合學校的各項規(guī)章制度，遵循學校的采購流程和審批程序。3.透明性原則：采購過程應公開、公平、公正，接受學校內部和外部的監(jiān)督。4.效益性原則：在保證原材料質量的前提下，努力降低采購成本，提高資金使用效益。5.權責明確原則：明確采購各環(huán)節(jié)相關人員的職責和權限，做到責任到人。二、采購計劃與預算管理（一）采購計劃制定1.各部門、各單位應根據(jù)教學、科研、后勤服務等工作的實際需求，提前制定原材料采購計劃。采購計劃應詳細列出所需采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間等信息。2.采購計劃應經(jīng)部門負責人審核后，提交至學校采購管理部門匯總。采購管理部門對各部門的采購計劃進行綜合平衡和審核，結合學校的資金狀況和庫存情況，編制學校年度采購計劃。（二）采購預算編制1.采購預算應根據(jù)采購計劃進行編制，明確各項采購項目的資金預算額度。采購預算應涵蓋采購物資的價款、運輸費、裝卸費、保險費、稅費等所有相關費用。2.采購預算編制應遵循“量入為出、收支平衡”的原則，確保預算的合理性和可行性。采購預算經(jīng)學校財務部門審核后，報學校領導審批。（三）采購計劃與預算調整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因教學、科研任務變更、市場價格波動等原因需要調整采購計劃或預算的，相關部門應及時提出書面申請，說明調整的原因、內容及對預算的影響。2.采購計劃與預算調整申請經(jīng)部門負責人審核、采購管理部門復核后，報學校領導審批。未經(jīng)批準，不得擅自調整采購計劃與預算。三、采購流程管理（一）采購申請1.各部門、各單位根據(jù)采購計劃，填寫采購申請表。采購申請表應詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、用途、預計采購時間等信息，并由部門負責人簽字確認。2.采購申請表應提交至學校采購管理部門。采購管理部門對采購申請進行初步審核，審核內容包括采購申請的必要性、合規(guī)性、預算情況等。（二）采購方式選擇1.根據(jù)采購物資的性質、金額、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式。采購方式主要包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。2.達到公開招標數(shù)額標準的采購項目，應當采用公開招標方式。因特殊情況需要采用其他采購方式的，應當在采購活動開始前獲得學校領導的批準，并按照相關法律法規(guī)的規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）采購文件編制1.對于采用招標、談判等采購方式的項目，采購管理部門應組織編制采購文件。采購文件應包括采購公告、招標文件（談判文件、詢價通知書等）、投標文件（響應文件）格式、評標標準、合同文本等內容。2.采購文件應明確采購物資的技術規(guī)格、質量要求、交貨時間、交貨地點、售后服務等條款，確保采購文件的完整性和準確性。（四）供應商選擇與管理1.采購管理部門應建立供應商庫，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等進行綜合評估和管理。2.在采購活動中，應從供應商庫中選擇合適的供應商參與投標或談判。對于新的供應商，應進行嚴格的資格審查，確保其具備相應的生產經(jīng)營能力和良好的商業(yè)信譽。3.與供應商簽訂采購合同前，應明確雙方的權利和義務，包括物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。（五）采購合同簽訂1.根據(jù)評標結果或談判結果，確定中標供應商或成交供應商后，采購管理部門應及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。2.采購合同簽訂前，應提交學校法律顧問進行合法性審查。采購合同簽訂后，應及時將合同副本送學校財務部門、采購申請部門等相關部門備案。（六）采購驗收1.采購物資到貨后，采購申請部門應組織相關人員按照采購合同的要求進行驗收。驗收內容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質量、性能等方面。2.驗收合格的物資，應填寫驗收報告，并由驗收人員簽字確認。驗收報告應作為支付貨款的依據(jù)之一。對于驗收不合格的物資，應及時與供應商協(xié)商處理，要求供應商更換或退貨等。（七）采購付款1.采購申請部門根據(jù)驗收報告和采購合同，填寫付款申請單。付款申請單應包括采購項目名稱、合同編號、供應商名稱、付款金額、付款方式等信息，并由部門負責人簽字確認。2.付款申請單經(jīng)采購管理部門審核、學校財務部門復核后，報學校領導審批。學校財務部門按照審批后的付款申請單，及時辦理付款手續(xù)。四、采購風險管理（一）風險識別與評估1.建立采購風險識別與評估機制，定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估。采購風險主要包括市場風險、質量風險、價格風險、合同風險、廉潔風險等。2.采用定性與定量相結合的方法，對采購風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。（二）風險應對措施1.針對不同類型的采購風險，制定相應的風險應對措施。對于市場風險，應加強市場調研和分析，及時掌握市場動態(tài)，合理選擇采購時機；對于質量風險，應加強供應商管理和質量驗收，確保采購物資的質量符合要求；對于價格風險，應建立價格監(jiān)控機制，定期進行價格比較和分析，合理確定采購價格；對于合同風險，應加強合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性和有效性；對于廉潔風險，應加強廉潔教育和監(jiān)督，建立健全廉潔風險防控機制。（三）風險監(jiān)控與預警1.建立采購風險監(jiān)控機制，對采購風險進行實時監(jiān)控和預警。定期對采購風險應對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決風險問題。2.當采購風險達到預警級別時，應及時發(fā)出預警信號，采取相應的措施進行處理，防止風險進一步擴大。五、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.學校內部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況等。2.采購管理部門應建立健全內部監(jiān)督機制，加強對采購人員的日常管理和監(jiān)督，確保采購活動的規(guī)范運行。（二）外部監(jiān)督1.接受財政、審計、紀檢監(jiān)察等部門的外部監(jiān)督，積極配合相關部門的檢查和審計工作。2.對于涉及重大采購項目或社會關注度較高的采購活動，應主動接受社會監(jiān)督，及時公開采購信息，保障公眾的知情權和監(jiān)督權。六、采購人員管理（一）人員配備1.根據(jù)學校采購工作的實際需要，合理配備采購人員。采購人員應具備相應的專業(yè)知識和技能，熟悉采購業(yè)務流程和相關法律法規(guī)。2.采購人員應保持相對穩(wěn)定，避免頻繁更換，確保采購工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。（二）培訓與考核1.定期組織采購人員參加業(yè)務培訓，提高采購人員的業(yè)務水平和綜合素質。培訓內容包括采購法律法規(guī)、采購業(yè)務流程、市場調研方法、合同管理知識等。2.建立采購人員考核機制，對采購人員的工作業(yè)績、業(yè)務能力、廉潔自律等方面進行考核。考核結果作為采購人員晉升、獎勵、調整薪酬等的依據(jù)。（三）廉潔自律1.加強采購人員的廉潔自律教育，提高采購人員的廉潔意識和職業(yè)道德水平