PAGE采購部修訂內(nèi)控制度采購部內(nèi)控制度修訂方案一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購部的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)內(nèi)部控制，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)、高效有序進(jìn)行，保障公司利益，促進(jìn)公司持續(xù)健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司采購部所有采購業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.合規(guī)性原則：各項(xiàng)采購流程應(yīng)符合公司內(nèi)部規(guī)章制度及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正、公開，杜絕不正當(dāng)交易。5.保密性原則：涉及采購業(yè)務(wù)的商業(yè)秘密、敏感信息等應(yīng)予以嚴(yán)格保密。二、采購流程控制（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，定期或不定期提交采購申請(qǐng)，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.采購申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保需求合理、必要。對(duì)于重大采購項(xiàng)目，需經(jīng)公司管理層審批。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部收到采購申請(qǐng)后，進(jìn)行匯總分析，結(jié)合庫存情況、市場(chǎng)供應(yīng)狀況等，制定采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的具體內(nèi)容、采購時(shí)間安排、預(yù)算金額等，并報(bào)采購部負(fù)責(zé)人審核。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購部通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購項(xiàng)目要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行初步評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。對(duì)于新的供應(yīng)商，要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)證明文件。2.供應(yīng)商實(shí)地考察對(duì)于重要采購項(xiàng)目的潛在供應(yīng)商，采購部應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察。考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營場(chǎng)所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備等。實(shí)地考察結(jié)束后，形成考察報(bào)告，對(duì)供應(yīng)商的綜合情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，作為是否選擇該供應(yīng)商的參考依據(jù)。3.供應(yīng)商選定根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估和實(shí)地考察結(jié)果，采購部確定最終供應(yīng)商名單，并報(bào)采購部負(fù)責(zé)人審批。對(duì)于長期合作的供應(yīng)商，應(yīng)簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購價(jià)格、交貨方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。4.供應(yīng)商評(píng)價(jià)與管理采購部定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)價(jià)，建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)檔案。根據(jù)供應(yīng)商評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)出現(xiàn)問題的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。（四）采購合同簽訂1.采購部與選定的供應(yīng)商協(xié)商起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和公司要求，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同起草完成后，提交公司法務(wù)部門審核，確保合同的合法性和有效性。3.經(jīng)法務(wù)部門審核通過的采購合同，報(bào)公司管理層審批。審批通過后，由采購部與供應(yīng)商簽訂正式合同。（五）采購訂單下達(dá)1.采購合同簽訂后，采購部根據(jù)合同條款下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的具體要求、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.采購訂單下達(dá)后，及時(shí)通知供應(yīng)商確認(rèn)訂單內(nèi)容，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。（六）采購驗(yàn)收1.采購物資到貨前，采購部通知相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收部門應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定驗(yàn)收方案。2.物資到貨后，驗(yàn)收部門按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、外觀等。對(duì)于重要物資或服務(wù)，可邀請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜疫M(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收部門出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的物資，采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格。（七）采購付款1.采購部根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫付款申請(qǐng)單，注明采購項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請(qǐng)付款金額等信息。2.付款申請(qǐng)單經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核、公司管理層審批后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。3.對(duì)于采用預(yù)付款方式的采購項(xiàng)目，采購部應(yīng)在合同約定的時(shí)間內(nèi)，根據(jù)供應(yīng)商的履約情況，及時(shí)申請(qǐng)支付預(yù)付款。在支付預(yù)付款后，應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的供貨進(jìn)度，確保預(yù)付款的安全使用。三、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部定期對(duì)采購業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的物資，可采用套期保值、簽訂長期合同、分批采購等方式，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，要求供應(yīng)商提供履約保證金或銀行保函。在采購合同中明確違約責(zé)任條款，對(duì)供應(yīng)商的違約行為進(jìn)行約束。定期評(píng)估供應(yīng)商的履約能力，對(duì)于出現(xiàn)履約問題的供應(yīng)商，及時(shí)采取措施，如暫停合作、更換供應(yīng)商等。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，并嚴(yán)格按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收。加強(qiáng)對(duì)采購物資的檢驗(yàn)檢測(cè)，可委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，對(duì)出現(xiàn)質(zhì)量問題的物資，及時(shí)要求供應(yīng)商進(jìn)行處理。4.法律風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)對(duì)采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識(shí)。在采購合同簽訂前，由法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。關(guān)注法律法規(guī)的變化，及時(shí)調(diào)整采購業(yè)務(wù)流程和制度，避免因法律法規(guī)變化導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)。四、采購信息管理（一）采購檔案管理1.采購部應(yīng)建立完善的采購檔案管理制度，對(duì)采購業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。2.采購檔案包括采購申請(qǐng)、采購計(jì)劃、供應(yīng)商資料、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。3.采購檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（二）采購數(shù)據(jù)分析1.采購部定期對(duì)采購數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和分析，如采購金額、采購數(shù)量、采購頻率、供應(yīng)商分布等。2.通過采購數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購業(yè)務(wù)活動(dòng)中的規(guī)律和問題，為采購決策提供依據(jù)。3.根據(jù)采購數(shù)據(jù)分析結(jié)果，提出改進(jìn)采購工作的建議和措施，不斷優(yōu)化采購流程和管理水平。五、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購部的采購業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、內(nèi)部控制制度是否有效執(zhí)行等。2.采購部應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)采購工作情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督檢查。（二）外部審計(jì)1.公司可委托外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)采