PAGE集采工作內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司集采工作的規(guī)范化管理，防范集采過程中的風(fēng)險(xiǎn)，確保集采工作合法、合規(guī)、高效進(jìn)行，保障公司利益，特制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有集采項(xiàng)目，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等各類集中采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：集采工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)采購活動合法合規(guī)。2.公平公正原則：在集采過程中，應(yīng)遵循公平公正的原則，對待所有供應(yīng)商，確保競爭環(huán)境公平，采購結(jié)果公正。3.效益原則：通過優(yōu)化集采流程，降低采購成本，提高采購效率，實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益最大化。4.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：識別、評估和控制集采過程中的各類風(fēng)險(xiǎn)，確保采購活動安全可靠。二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）集采決策機(jī)構(gòu)1.成立集采領(lǐng)導(dǎo)小組：由公司高層管理人員組成，負(fù)責(zé)對重大集采項(xiàng)目進(jìn)行決策，審議集采戰(zhàn)略、政策和重大采購事項(xiàng)。2.職責(zé)審批集采工作的年度計(jì)劃和預(yù)算。審定集采項(xiàng)目的采購方式、采購文件和評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。監(jiān)督集采工作的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決重大問題。（二）集采執(zhí)行部門1.設(shè)立集采工作小組：負(fù)責(zé)具體的集采項(xiàng)目實(shí)施，由采購專業(yè)人員、技術(shù)人員等組成。2.職責(zé)根據(jù)公司需求，制定集采項(xiàng)目的具體實(shí)施方案。組織采購活動，包括編制采購文件、發(fā)布采購公告、接收投標(biāo)文件等。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的資格審查、評標(biāo)、談判等工作。簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。整理和歸檔集采項(xiàng)目相關(guān)資料。（三）監(jiān)督部門1.內(nèi)部審計(jì)部門：負(fù)責(zé)對集采工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購活動的合法性、合規(guī)性和效益性。2.職責(zé)制定審計(jì)計(jì)劃，對集采項(xiàng)目進(jìn)行定期或不定期審計(jì)。審查采購文件、采購合同、評標(biāo)報(bào)告等資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。對違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查，追究相關(guān)人員責(zé)任。（四）其他相關(guān)部門1.需求部門：提出采購需求，參與采購文件的編制和評標(biāo)工作，配合采購合同的執(zhí)行。2.法務(wù)部門：為集采工作提供法律支持，審查采購合同等法律文件，確保合同合法有效。三、集采流程控制（一）采購計(jì)劃制定1.需求收集與分析需求部門定期收集業(yè)務(wù)需求，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等信息。集采工作小組對需求進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合公司庫存情況、市場價(jià)格走勢等因素，評估需求的合理性和必要性。2.采購計(jì)劃編制根據(jù)需求分析結(jié)果，集采工作小組編制年度采購計(jì)劃和月度采購計(jì)劃，明確采購項(xiàng)目的名稱、預(yù)算金額、采購時(shí)間等內(nèi)容。采購計(jì)劃經(jīng)集采領(lǐng)導(dǎo)小組審批后執(zhí)行，如有重大調(diào)整，需重新履行審批程序。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平等方面。集采工作小組通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價(jià)等方式，征集潛在供應(yīng)商，并對其進(jìn)行資格審查。符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄，作為集采項(xiàng)目的備選供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評估與考核定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價(jià)格合理性等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰或整改。3.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)集采工作小組與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。定期組織供應(yīng)商培訓(xùn)和交流活動，促進(jìn)供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。（三）采購方式選擇1.公開招標(biāo)：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的項(xiàng)目。通過公開招標(biāo)，吸引眾多供應(yīng)商參與競爭，確保采購結(jié)果的公平公正。2.邀請招標(biāo)：對于具有特定資質(zhì)要求或供應(yīng)商數(shù)量有限的項(xiàng)目，采用邀請招標(biāo)方式。向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出邀請，進(jìn)行有限競爭。3.競爭性談判：適用于技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的項(xiàng)目，或招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)、沒有合格標(biāo)的或重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目。通過與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定最終采購方案。4.詢價(jià)：對于采購金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的項(xiàng)目，采用詢價(jià)方式。向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，比較價(jià)格和服務(wù)，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。5.單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。（四）采購文件編制1.采購文件內(nèi)容采購文件應(yīng)包括采購公告、采購需求、采購方式、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。采購需求應(yīng)明確、具體，確保供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確理解采購要求；評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)客觀、公正，能夠全面評價(jià)供應(yīng)商的綜合實(shí)力。2.采購文件審核采購文件編制完成后，由集采工作小組進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法合規(guī)。審核通過的采購文件報(bào)集采領(lǐng)導(dǎo)小組審批，審批通過后方可發(fā)布。（五）采購活動實(shí)施1.采購公告發(fā)布根據(jù)采購方式，在指定的媒體上發(fā)布采購公告，公開采購項(xiàng)目的相關(guān)信息，吸引潛在供應(yīng)商參與。采購公告應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、采購內(nèi)容、采購方式、供應(yīng)商資格要求、報(bào)名時(shí)間、投標(biāo)截止時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間和地點(diǎn)等內(nèi)容。2.投標(biāo)文件接收與評審接收供應(yīng)商的投標(biāo)文件，對投標(biāo)文件進(jìn)行初步審查，檢查文件的完整性、符合性等。組織評標(biāo)委員會對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行打分或排序，推薦中標(biāo)候選人。3.談判與合同簽訂對于采用競爭性談判方式的項(xiàng)目，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定最終采購方案和合同條款。根據(jù)評審結(jié)果或談判結(jié)果，確定中標(biāo)供應(yīng)商，發(fā)出中標(biāo)通知書，并與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。（六）采購合同管理1.合同簽訂采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。合同簽訂前，由法務(wù)部門對合同進(jìn)行審查，確保合同合法有效。2.合同執(zhí)行采購合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)。集采工作小組負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。需求部門應(yīng)配合采購合同的執(zhí)行，及時(shí)驗(yàn)收采購物資或服務(wù)，確認(rèn)是否符合合同要求。3.合同變更與終止如因特殊原因需要變更合同條款，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，具有同等法律效力。如出現(xiàn)合同終止的情形，雙方應(yīng)按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)，結(jié)清款項(xiàng)，妥善處理遺留問題。（七）驗(yàn)收與付款1.驗(yàn)收采購物資或服務(wù)到貨后，需求部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫《驗(yàn)收報(bào)告》。如驗(yàn)收不合格，需求部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨，直至驗(yàn)收合格為止。2.付款根據(jù)采購合同約定的付款方式和時(shí)間，財(cái)務(wù)部門審核相關(guān)憑證后辦理付款手續(xù)。付款前，應(yīng)確保采購物資或服務(wù)已經(jīng)驗(yàn)收合格，發(fā)票等相關(guān)憑證齊全、合規(guī)。四、風(fēng)險(xiǎn)管理與監(jiān)督（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.風(fēng)險(xiǎn)識別集采工作小組定期對集采過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。通過收集歷史數(shù)據(jù)、分析行業(yè)動態(tài)、與供應(yīng)商溝通等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)。2.風(fēng)險(xiǎn)評估對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，將風(fēng)險(xiǎn)分為高、中、低三個(gè)等級，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對于高風(fēng)險(xiǎn)且無法有效控制的情況，采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施，如放棄采購項(xiàng)目或選擇其他采購方式。2.風(fēng)險(xiǎn)降低：對于中等風(fēng)險(xiǎn)，通過加強(qiáng)供應(yīng)商管理、完善采購流程、簽訂詳細(xì)合同等方式，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：對于部分風(fēng)險(xiǎn)，如質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等，可以通過購買保險(xiǎn)、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等方式，將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給第三方。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對于低風(fēng)險(xiǎn)且對公司影響較小的情況，可以采取風(fēng)險(xiǎn)接受措施，密切關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)變化，及時(shí)調(diào)整應(yīng)對策略。（三）監(jiān)督與檢查機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督：內(nèi)部審計(jì)部門定期對集采工作進(jìn)行審計(jì)，檢查采購活動的合法性、合規(guī)性和效益性。2.日常監(jiān)督：集采工作小組對集采項(xiàng)目的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.投訴舉報(bào)處理：建立投訴舉報(bào)渠道，接受公司內(nèi)部員工和供應(yīng)商的投訴舉報(bào)。對投訴舉報(bào)事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查處理，及時(shí)反饋處理結(jié)果。五、信息管理與檔案管理（一）信息管理1.建立集采信息系統(tǒng)：利用信息化手段，建立集采信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購需求申報(bào)、采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商管理、采購文件編制、采購活動實(shí)施、合同管理、驗(yàn)收付款等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.信息共享與溝通：集采信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他相關(guān)系統(tǒng)進(jìn)行對接，實(shí)現(xiàn)信息共享。同時(shí)，加強(qiáng)內(nèi)部各部門之間的溝通與協(xié)作，確保信息傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確。（二）檔案管理1.檔案分類與歸檔：集采項(xiàng)目檔案應(yīng)按照采購項(xiàng)目進(jìn)行分類，包括采購文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告、合同文件、驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證等資料。2.檔案保