PAGE行政科內(nèi)控制度一、總則（一）目的本內(nèi)控制度旨在規(guī)范行政科各項工作流程，確保行政工作的高效、有序開展，保障公司資產(chǎn)安全，提高公司管理水平，防范各類風險，促進公司戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。（二）適用范圍本制度適用于公司行政科全體工作人員，涵蓋行政科所負責的行政管理、后勤保障、文件管理、會議組織、辦公用品采購與管理、車輛管理等各項工作。（三）制定依據(jù)本制度依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等，以及公司的實際情況和管理需求制定。（四）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保行政工作合法合規(guī)。2.全面性原則：涵蓋行政科工作的各個環(huán)節(jié)，不留管理死角。3.制衡性原則：各項工作流程和崗位設(shè)置應(yīng)相互制約、相互監(jiān)督，防止權(quán)力濫用。4.適應(yīng)性原則：根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和實際情況，適時調(diào)整和完善內(nèi)控制度。5.成本效益原則：在保證內(nèi)部控制有效性的前提下，合理控制成本，提高工作效率。二、崗位設(shè)置與職責分工（一）行政科長職責1.全面負責行政科的日常管理工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。2.協(xié)調(diào)行政科與公司其他部門之間的工作關(guān)系，確保行政工作與公司整體運營相協(xié)調(diào)。3.審核行政科各項費用支出，控制行政成本。4.監(jiān)督行政科各項工作流程的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。5.負責行政科人員的績效考核和培訓(xùn)發(fā)展，提升團隊整體素質(zhì)。（二）行政管理崗位職責1.負責公司行政管理規(guī)章制度的制定、修訂和完善，并監(jiān)督執(zhí)行。2.處理公司日常行政事務(wù)，如文件收發(fā)、印章管理、證照辦理等。3.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的工作關(guān)系，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。4.負責公司辦公區(qū)域的管理，包括環(huán)境衛(wèi)生、安全保衛(wèi)等工作。5.組織公司各類會議和活動，做好會議記錄和活動安排。（三）后勤保障崗位職責1.負責公司后勤保障工作，包括辦公用品采購、發(fā)放與管理，辦公設(shè)備的維護與維修等。2.制定辦公用品采購計劃，合理控制采購成本，確保辦公用品的質(zhì)量和供應(yīng)。3.定期對辦公設(shè)備進行檢查和維護，及時處理設(shè)備故障，保障辦公設(shè)備的正常運行。4.負責公司食堂、宿舍等后勤設(shè)施的管理，為員工提供良好的生活保障。5.做好公司水電、空調(diào)等能源管理工作，節(jié)約能源，降低能耗。（四）文件管理崗位職責1.負責公司各類文件的收集、整理、歸檔和保管工作，確保文件的完整性和安全性。2.建立文件管理臺賬，對文件的收發(fā)、借閱、銷毀等情況進行詳細記錄。3.按照公司文件管理制度的要求，對文件進行分類、編號和標識，便于查找和使用。4.定期對文件進行清理和盤點，對過期、無用的文件進行銷毀處理。5.協(xié)助公司各部門做好文件資料的整理和歸檔工作，提供文件查詢和借閱服務(wù)。（五）車輛管理崗位職責1.負責公司車輛的調(diào)度、使用和管理工作，制定車輛使用計劃，確保車輛合理調(diào)配。2.建立車輛檔案，記錄車輛的基本信息、維修保養(yǎng)情況、保險情況等。3.定期對車輛進行檢查和維護，確保車輛性能良好，安全行駛。4.負責車輛的加油、保險、年檢等工作，辦理相關(guān)手續(xù)。5.對駕駛員進行管理和考核，監(jiān)督駕駛員遵守交通法規(guī)和公司車輛管理制度。三、工作流程與控制措施（一）行政管理流程1.規(guī)章制度制定流程各部門根據(jù)工作需要提出規(guī)章制度制定需求，提交行政科。行政科對需求進行匯總和分析，確定規(guī)章制度制定計劃。行政科組織相關(guān)人員進行規(guī)章制度起草工作，廣泛征求意見。行政科對征求到的意見進行整理和分析，對規(guī)章制度進行修改完善。行政科將修改后的規(guī)章制度提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后發(fā)布實施。行政科負責對規(guī)章制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。2.文件收發(fā)流程外來文件由行政科專人負責簽收，登記文件的名稱、文號、發(fā)文單位、日期等信息。行政科對簽收的文件進行初步審核，根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，確定文件的傳閱范圍和處理方式。文件傳閱時，行政科應(yīng)做好記錄，確保文件及時、準確地傳遞給相關(guān)人員。相關(guān)人員對文件進行處理后，應(yīng)將文件及時返還行政科，行政科負責對文件進行歸檔保存。行政科定期對文件進行清理和盤點，對過期、無用的文件進行銷毀處理。3.印章管理流程公司印章由行政科專人負責保管，設(shè)立印章使用登記簿，記錄印章使用情況。印章使用必須經(jīng)過嚴格審批，由使用部門填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用時間、使用范圍等信息。申請表經(jīng)部門負責人簽字后，提交行政科長審批，重大事項需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。印章保管人員憑審批后的申請表使用印章，并在登記簿上登記蓋章時間、蓋章文件名稱等信息。印章使用完畢后，保管人員應(yīng)及時收回印章，并妥善保管。行政科定期對印章使用情況進行檢查和核對，確保印章使用規(guī)范、安全。4.證照辦理流程公司各部門根據(jù)工作需要提出證照辦理申請，提交行政科。行政科對申請進行審核，確定證照辦理所需材料和流程。行政科安排專人負責證照辦理工作，準備相關(guān)材料，按照規(guī)定的時間和程序辦理證照。證照辦理過程中，行政科應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保辦理工作順利進行。證照辦理完成后，行政科負責將證照及時領(lǐng)取并妥善保管，根據(jù)需要及時通知相關(guān)部門領(lǐng)取。行政科定期對公司證照進行清理和盤點，確保證照的完整性和有效性。（二）后勤保障流程1.辦公用品采購流程各部門根據(jù)工作需要填寫辦公用品采購申請表，提交行政科。行政科對采購申請表進行匯總和審核，結(jié)合辦公用品庫存情況，制定采購計劃。行政科根據(jù)采購計劃，選擇合格的供應(yīng)商進行詢價、比價，確定采購價格和供應(yīng)商。行政科與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等條款。供應(yīng)商按照合同約定將辦公用品送達公司，行政科組織驗收，確保辦公用品的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。行政科辦理付款手續(xù)，將采購的辦公用品發(fā)放到各部門，并做好登記工作。行政科定期對辦公用品庫存進行盤點，根據(jù)實際使用情況調(diào)整采購計劃。2.辦公設(shè)備維護流程各部門發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備出現(xiàn)故障后，及時填寫設(shè)備維修申請表，提交行政科。行政科對設(shè)備維修申請表進行審核，確定維修方式和維修人員。維修人員對故障設(shè)備進行檢查和維修，填寫維修記錄，注明故障原因、維修方法、維修時間等信息。維修完成后，維修人員應(yīng)及時通知行政科進行驗收，行政科對維修質(zhì)量進行檢查，確保設(shè)備正常運行。行政科對維修費用進行審核，辦理付款手續(xù)，并將維修記錄存檔。行政科定期對辦公設(shè)備進行檢查和維護，制定設(shè)備保養(yǎng)計劃，延長設(shè)備使用壽命。3.食堂管理流程行政科負責食堂的日常管理工作，制定食堂管理制度和菜譜計劃。食堂工作人員按照菜譜計劃采購食材，確保食材的新鮮和安全。食堂工作人員對食材進行加工和烹飪，保證飯菜質(zhì)量和口味。行政科定期對食堂衛(wèi)生情況進行檢查，確保食堂環(huán)境整潔、衛(wèi)生。行政科負責統(tǒng)計員工就餐人數(shù)，核算食堂成本，控制食堂費用支出。行政科定期收集員工對食堂飯菜的意見和建議，及時進行改進和調(diào)整。4.宿舍管理流程行政科負責宿舍的分配和管理工作，制定宿舍管理制度。員工根據(jù)公司規(guī)定申請宿舍，行政科按照規(guī)定進行分配。行政科定期對宿舍衛(wèi)生情況進行檢查，確保宿舍環(huán)境整潔、衛(wèi)生。行政科負責宿舍設(shè)施的維修和維護工作，及時處理員工反映的問題。行政科對宿舍水電費進行統(tǒng)計和核算，按照規(guī)定收取費用。行政科定期收集員工對宿舍管理的意見和建議，及時進行改進和調(diào)整。（三）文件管理流程1.文件收集流程公司各部門指定專人負責文件的收集工作，定期將本部門產(chǎn)生的文件整理后提交行政科。行政科對收集到的文件進行初步審核，檢查文件的完整性和規(guī)范性。行政科將審核后的文件進行分類整理，按照文件類別和時間順序進行編號。2.文件整理流程行政科根據(jù)文件的類別和性質(zhì)，對文件進行進一步的整理和細化分類。對于重要文件，行政科應(yīng)建立專門的文件夾或檔案盒，進行單獨存放。行政科對文件進行編號和標識，便于查找和使用。3.文件歸檔流程行政科按照公司文件管理制度的要求，將整理好的文件進行歸檔保存。文件歸檔應(yīng)按照文件類別和時間順序進行排列，確保文件存放有序。行政科建立文件索引和目錄，便于快速查找文件。4.文件借閱流程公司內(nèi)部人員因工作需要借閱文件時，需填寫文件借閱申請表，注明借閱文件名稱、借閱時間、借閱用途等信息。申請表經(jīng)部門負責人簽字后，提交行政科審批。行政科根據(jù)審批情況，辦理文件借閱手續(xù)，在文件借閱登記簿上登記借閱人員姓名、借閱時間、歸還時間等信息。借閱人員應(yīng)按時歸還文件，如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。行政科定期對文件借閱情況進行檢查和核對，確保文件安全。5.文件銷毀流程行政科定期對過期、無用的文件進行清理和盤點，確定需要銷毀的文件清單。文件銷毀清單經(jīng)行政科長審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。行政科組織專人對文件進行銷毀，銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保文件銷毀徹底。文件銷毀記錄應(yīng)存檔保存，以備查閱。（四）車輛管理流程1.車輛調(diào)度流程各部門根據(jù)工作需要填寫車輛使用申請表，注明使用時間、使用地點、使用事由等信息。申請表經(jīng)部門負責人簽字后，提交行政科。行政科根據(jù)車輛使用情況和駕駛員工作安排，進行車輛調(diào)度，確定派車方案。行政科將派車方案通知駕駛員，駕駛員按照通知要求準時出車。車輛使用完畢后，駕駛員應(yīng)及時將車輛返回公司，并向行政科報告車輛使用情況。2.車輛維修流程駕駛員發(fā)現(xiàn)車輛出現(xiàn)故障后，及時填寫車輛維修申請表，提交行政科。行政科對車輛維修申請表進行審核，確定維修方式和維修人員。維修人員對故障車輛進行檢查和維修，填寫維修記錄，注明故障原因、維修方法、維修時間等信息。維修完成后，維修人員應(yīng)及時通知行政科進行驗收，行政科對維修質(zhì)量進行檢查，確保車輛正常運行。行政科對維修費用進行審核，辦理付款手續(xù)，并將維修記錄存檔。行政科定期對車輛維修情況進行統(tǒng)計和分析，總結(jié)維修規(guī)律，降低維修成本。3.車輛保險流程行政科負責車輛保險的辦理和續(xù)保工作，根據(jù)車輛使用情況和保險政策，選擇合適的保險公司和保險險種。行政科按照保險公司要求，提供車輛相關(guān)資料，辦理保險手續(xù)。行政科及時繳納保險費用，確保車輛保險有效。車輛發(fā)生保險事故后，行政科應(yīng)及時通知保險公司，并協(xié)助駕駛員處理事故理賠事宜。4.車輛年檢流程行政科負責車輛年檢的組織和辦理工作，按照規(guī)定的時間和要求，準備車輛年檢所需材料。行政科安排專人將車輛送至指定的檢測機構(gòu)進行年檢，確保車輛年檢合格。車輛年檢完成后，行政科及時領(lǐng)取年檢合格標志，并將車輛年檢相關(guān)資料存檔保存。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政科定期對各項工作流程的執(zhí)行情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.行政科建立內(nèi)部監(jiān)督機制，明確監(jiān)督職責和流程，確保監(jiān)督工作有效開展。3.行政科定期對行政科工作人員的工作進行考核，考核結(jié)果與績效掛鉤，激勵員工積極履行職責。（二）外部監(jiān)督1.接受公司內(nèi)部審計部門的審計監(jiān)督，配合審計部門開展審計工作，及時提供相關(guān)資料和信息。2.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，遵守法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保行政工作合法合規(guī)。五、信息溝通與反饋（一）信息溝通1.行政科建立內(nèi)部信息溝通平臺，如工作群、電子郵件等，及時發(fā)布行政工作相關(guān)信息，方便員工了解和溝通。2.行政科定期召開工作會議，總結(jié)工作經(jīng)驗，分析存在的問題，部署下一階段工作任務(wù)，加強與各部門之間的溝通協(xié)調(diào)。3.行政科與公司其他部門保持密切聯(lián)系，及時了解各部門的工作需求和意見建議，為各部門提供優(yōu)質(zhì)的行政服務(wù)。（二）信息反饋1.行政科定期收集員工