PAGE采購完善內控制度一、總則（一）目的為加強公司采購業(yè)務的內部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風險，提高采購效率，確保公司采購活動合法合規(guī)、透明公正，保障公司資產安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設備采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正的原則，對所有供應商一視同仁，不得偏袒或歧視任何一方。3.公開透明原則：采購信息應及時、準確、完整地公開，確保采購活動的透明度，接受公司內部和外部的監(jiān)督。4.效益原則：在保證采購質量的前提下，充分考慮采購成本和效益，力求實現(xiàn)采購資金的合理使用和最大化效益。5.誠實守信原則：采購活動各方應誠實守信，嚴格履行合同約定，不得欺詐、違約。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議重大采購項目，制定采購戰(zhàn)略和政策，對采購活動進行監(jiān)督和指導。（二）采購執(zhí)行部門采購部門是公司采購活動的執(zhí)行機構，負責具體采購業(yè)務的實施。其主要職責包括：1.根據公司需求，制定采購計劃和預算。2.尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案。3.組織采購談判，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調解決采購過程中的問題。5.負責采購文件的整理、歸檔和保管。（三）其他相關部門1.需求部門：提出采購需求，參與采購需求的論證和評審，協(xié)助采購部門進行供應商選擇和采購合同的驗收。2.財務部門：負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的支付，參與采購合同的審核，對采購活動進行財務核算和監(jiān)督。3.質量部門：參與采購產品或服務的質量標準制定，對采購產品或服務進行質量檢驗和驗收，確保采購產品或服務符合質量要求。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據公司業(yè)務發(fā)展需要、生產計劃、項目進度等，提出采購需求。采購需求應明確采購產品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交貨時間、交貨地點等詳細信息。2.需求部門對采購需求進行初步論證，確保需求的合理性和必要性。對于重大采購需求，應組織相關部門進行聯(lián)合評審，形成評審意見。（二）采購計劃制定1.采購部門根據需求部門提出且經論證后的采購需求，結合公司庫存情況、采購預算等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式等內容。2.采購計劃報采購決策委員會審議通過后實施。如遇特殊情況需要調整采購計劃，應按規(guī)定程序重新審批。（三）供應商選擇與管理1.供應商尋找：采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.供應商篩選：采購部門對潛在供應商進行初步篩選，收集供應商的基本信息、資質證書、業(yè)績情況、產品質量、價格水平、售后服務等資料，建立供應商信息庫。3.供應商評估：采購部門會同需求部門、質量部門等相關部門，對篩選后的供應商進行實地考察和綜合評估。評估內容包括供應商的生產能力、技術水平、質量管理體系、財務狀況、信譽度等方面。根據評估結果，對供應商進行分級管理。4.供應商選擇：采購部門根據采購項目的特點和需求，從合格供應商中選擇合適的供應商進行采購。對于重大采購項目，應采用招標、競爭性談判等公開采購方式選擇供應商。5.供應商管理：采購部門定期對供應商進行評價和考核，建立供應商激勵和淘汰機制。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予優(yōu)先合作、價格優(yōu)惠等獎勵；對于出現(xiàn)質量問題、交貨延遲、售后服務不到位等情況的供應商，及時進行警告、整改，直至淘汰。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購部門與選定的供應商就采購產品或服務的價格、質量、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務等條款進行談判。談判過程中，采購人員應堅持原則，維護公司利益，確保談判結果符合公司要求。2.合同簽訂：采購談判達成一致后，采購部門起草采購合同，經相關部門審核后，報公司法定代表人或其授權代表簽字蓋章。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法合規(guī)、完整準確、具有可操作性。（五）采購執(zhí)行與驗收付款1.采購執(zhí)行：采購部門按照采購合同約定，及時向供應商下達采購訂單，跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。2.驗收：采購產品或服務到貨后，采購部門通知需求部門、質量部門等相關人員進行驗收。驗收人員應按照合同約定和相關標準對采購產品或服務的數(shù)量、質量、規(guī)格等進行檢驗和核實。驗收合格后，出具驗收報告。3.付款：財務部門根據驗收報告和采購合同約定，審核采購發(fā)票等付款憑證，辦理采購款項的支付手續(xù)。對于不符合付款條件的，財務部門應拒絕付款，并及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決。四、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門會同相關部門定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質量風險、價格風險、合同風險、付款風險等。2.根據風險發(fā)生的可能性和影響程度，對識別出的風險進行評估和排序，確定風險等級。（二）風險應對措施1.供應商違約風險：加強對供應商的管理和監(jiān)督，在采購合同中明確違約責任和賠償條款，要求供應商提供履約保證金或銀行保函。同時，建立供應商違約預警機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理供應商違約行為。2.質量風險：在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強對采購產品或服務的質量檢驗和驗收。要求供應商提供質量合格證明文件，對重要采購項目可委托第三方檢測機構進行檢測。3.價格風險：建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)。在采購談判中，充分運用價格談判技巧，爭取有利的采購價格。對于價格波動較大的采購項目，可采用套期保值等方式規(guī)避價格風險。4.合同風險：加強采購合同的審核和管理，確保合同條款合法合規(guī)、完整準確。在合同簽訂前，組織相關部門對合同進行會審，提出修改意見。合同簽訂后，嚴格按照合同約定履行義務，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，防范合同糾紛。5.付款風險：嚴格執(zhí)行采購付款審批制度，加強對采購發(fā)票等付款憑證的審核。在付款前，核實采購業(yè)務的真實性和合法性，確保付款安全。對于長期合作的供應商，可根據其信用狀況和合作情況，合理確定付款方式和付款周期。五、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.采購部門應建立健全內部監(jiān)督機制，加強對采購人員的日常管理和監(jiān)督，規(guī)范采購行為，防止采購過程中的違規(guī)違紀行為。（二）外部監(jiān)督1.接受政府有關部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關部門的工作，如