PAGE疫情防控采購(gòu)內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司在疫情防控期間采購(gòu)活動(dòng)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購(gòu)行為，確保采購(gòu)物資和服務(wù)符合疫情防控工作需求，保障公司運(yùn)營(yíng)及疫情防控工作的順利開展，提高采購(gòu)資金使用效益，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在疫情防控期間進(jìn)行的各類物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等相關(guān)活動(dòng)，包括但不限于防疫物資（口罩、防護(hù)服、消毒液等）、辦公物資、設(shè)備采購(gòu)以及與疫情防控相關(guān)的專業(yè)服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則采購(gòu)活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、政策以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.需求導(dǎo)向原則以疫情防控實(shí)際需求為導(dǎo)向，合理確定采購(gòu)物資和服務(wù)的種類、數(shù)量、規(guī)格等，避免盲目采購(gòu)和資源浪費(fèi)。3.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則優(yōu)先采購(gòu)質(zhì)量可靠、符合疫情防控要求的物資和服務(wù)，確保所采購(gòu)的產(chǎn)品能夠有效支持疫情防控工作。4.效益原則在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，充分考慮采購(gòu)成本，優(yōu)化采購(gòu)流程，提高采購(gòu)資金使用效益。5.風(fēng)險(xiǎn)防控原則建立健全采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，對(duì)采購(gòu)過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估和控制，防范采購(gòu)過程中的各種風(fēng)險(xiǎn)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司成立疫情防控采購(gòu)專項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡(jiǎn)稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），負(fù)責(zé)對(duì)疫情防控期間的重大采購(gòu)事項(xiàng)進(jìn)行決策。領(lǐng)導(dǎo)小組由公司高層管理人員組成，其職責(zé)包括：1.審議疫情防控采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算；2.審批重大采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)方案；3.協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中的重大問題；4.監(jiān)督采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行情況。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門公司設(shè)立采購(gòu)部門，作為疫情防控采購(gòu)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)活動(dòng)的組織實(shí)施。采購(gòu)部門的職責(zé)包括：1.根據(jù)疫情防控需求和公司實(shí)際情況，編制采購(gòu)計(jì)劃；2.尋找、篩選合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商名錄；3.組織采購(gòu)談判、簽訂采購(gòu)合同；4.跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題；5.整理、歸檔采購(gòu)文件和資料。（三）需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出疫情防控物資和服務(wù)的需求申請(qǐng)，明確需求的種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求等，并對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和反饋。其職責(zé)包括：1.根據(jù)疫情防控工作實(shí)際需要，及時(shí)向采購(gòu)部門提交采購(gòu)申請(qǐng)；2.參與采購(gòu)需求的論證和評(píng)審工作；3.配合采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商考察和驗(yàn)收工作；4.對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)的使用效果進(jìn)行評(píng)估，并向采購(gòu)部門反饋改進(jìn)意見。（四）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門作為監(jiān)督機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)疫情防控采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)、公開透明。其職責(zé)包括：1.監(jiān)督采購(gòu)制度的執(zhí)行情況；2.審查采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同等文件；3.對(duì)采購(gòu)過程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理；4.受理有關(guān)采購(gòu)活動(dòng)的投訴和舉報(bào)。三、采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算管理（一）采購(gòu)計(jì)劃編制1.采購(gòu)部門應(yīng)會(huì)同各需求部門，根據(jù)疫情防控形勢(shì)和公司實(shí)際需求，定期編制采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資和服務(wù)的種類、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.在編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)充分考慮疫情防控物資的儲(chǔ)備要求，確保物資儲(chǔ)備充足、合理。同時(shí)，要結(jié)合市場(chǎng)供應(yīng)情況和價(jià)格波動(dòng)趨勢(shì)，合理安排采購(gòu)時(shí)間和數(shù)量，避免因采購(gòu)不及時(shí)或過度采購(gòu)造成資源浪費(fèi)。3.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)報(bào)采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)審批后實(shí)施。如遇疫情防控形勢(shì)變化或其他特殊情況，采購(gòu)計(jì)劃可進(jìn)行適時(shí)調(diào)整，但調(diào)整后的采購(gòu)計(jì)劃仍需履行審批程序。（二）采購(gòu)預(yù)算管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，編制疫情防控采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)采購(gòu)項(xiàng)目的資金預(yù)算額度，并確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.采購(gòu)預(yù)算應(yīng)納入公司整體預(yù)算管理體系，嚴(yán)格按照預(yù)算控制采購(gòu)支出。在采購(gòu)過程中，如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行審批。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中的問題，確保采購(gòu)資金的合理使用。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商篩選和評(píng)價(jià)機(jī)制，從供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、供應(yīng)能力、價(jià)格水平等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇合格的供應(yīng)商。2.在選擇疫情防控物資供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇具有相關(guān)生產(chǎn)資質(zhì)和良好信譽(yù)的企業(yè)，確保所采購(gòu)的物資符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和疫情防控要求。同時(shí)，要關(guān)注供應(yīng)商的供應(yīng)能力，確保能夠及時(shí)、足額供應(yīng)所需物資。3.對(duì)于新的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察或要求提供相關(guān)證明材料，核實(shí)其真實(shí)性和可靠性?？疾靸?nèi)容包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等方面。（二）供應(yīng)商名錄管理1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商名錄，并定期進(jìn)行更新和維護(hù)。供應(yīng)商名錄應(yīng)包括供應(yīng)商的基本信息、聯(lián)系方式、供應(yīng)產(chǎn)品或服務(wù)范圍、評(píng)價(jià)等級(jí)等內(nèi)容。2.采購(gòu)人員應(yīng)優(yōu)先從供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)于名錄外的供應(yīng)商，需按照供應(yīng)商選擇程序進(jìn)行嚴(yán)格評(píng)估和審批后方可納入采購(gòu)范圍。3.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)供應(yīng)商名錄進(jìn)行調(diào)整。對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰或暫停合作；對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，可給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)。（三）供應(yīng)商關(guān)系管理1.采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量情況以及供應(yīng)能力變化等信息，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。2.在疫情防控期間，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商共同應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的困難和問題，如原材料短缺、物流受阻等。對(duì)于因疫情原因?qū)е碌墓?yīng)問題，雙方應(yīng)協(xié)商解決方案，確保物資供應(yīng)的連續(xù)性。3.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商投訴處理機(jī)制，及時(shí)處理供應(yīng)商的投訴和反饋意見。對(duì)于供應(yīng)商提出的合理訴求，應(yīng)積極協(xié)調(diào)解決，維護(hù)良好的供應(yīng)商關(guān)系。五、采購(gòu)流程控制（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各需求部門根據(jù)疫情防控工作需要，填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并提交至采購(gòu)部門。2.采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋部門公章。對(duì)于緊急采購(gòu)申請(qǐng)，應(yīng)注明緊急原因，并按照公司緊急采購(gòu)程序進(jìn)行處理。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，核實(shí)申請(qǐng)內(nèi)容的完整性和合理性。對(duì)于不符合要求的采購(gòu)申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)反饋給需求部門進(jìn)行修改。2.經(jīng)初步審核合格的采購(gòu)申請(qǐng)，應(yīng)提交至采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)進(jìn)行審批。采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃、預(yù)算以及實(shí)際需求等情況，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)進(jìn)行集體決策。3.采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)審批通過后，采購(gòu)部門方可組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門根據(jù)審批通過的采購(gòu)申請(qǐng)，選擇合適的采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)方式包括公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購(gòu)、詢價(jià)等。具體采購(gòu)方式應(yīng)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)、金額大小以及法律法規(guī)要求等因素確定。2.在采購(gòu)過程中，采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)程序和相關(guān)法律法規(guī)要求進(jìn)行操作。對(duì)于公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)等采購(gòu)方式，應(yīng)按照規(guī)定發(fā)布招標(biāo)公告、組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)等活動(dòng)；對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購(gòu)、詢價(jià)等采購(gòu)方式，應(yīng)組織談判小組、采購(gòu)小組等進(jìn)行相關(guān)工作。3.采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商就采購(gòu)物資和服務(wù)的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判，并簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性、有效性和可操作性。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)物資和服務(wù)到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)。2.對(duì)于疫情防控物資，驗(yàn)收人員應(yīng)重點(diǎn)檢查物資的質(zhì)量是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和疫情防控要求，如口罩的防護(hù)等級(jí)、防護(hù)服的密封性等。對(duì)于不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其更換或采取其他補(bǔ)救措施。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并簽字確認(rèn)。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商名稱、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)論等內(nèi)容。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告作為支付采購(gòu)款項(xiàng)的重要依據(jù)之一。（五）采購(gòu)付款1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，審核采購(gòu)付款申請(qǐng)。審核內(nèi)容包括采購(gòu)項(xiàng)目的合法性、合同執(zhí)行情況、驗(yàn)收結(jié)果等。對(duì)于審核通過的采購(gòu)付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度和資金支付程序進(jìn)行付款。2.在付款過程中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格控制付款進(jìn)度，確保資金安全。對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)按照合同約定進(jìn)行支付，并跟蹤供應(yīng)商的供貨情況；對(duì)于貨到付款或驗(yàn)收合格后付款的項(xiàng)目，應(yīng)在收到驗(yàn)收?qǐng)?bào)告后及時(shí)支付款項(xiàng)。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)付款情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決付款過程中的問題，如逾期付款、重復(fù)付款等。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門，對(duì)疫情防控采購(gòu)活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)涵蓋采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同、采購(gòu)驗(yàn)收、采購(gòu)付款等各個(gè)環(huán)節(jié)。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行等級(jí)劃分。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，應(yīng)制定針對(duì)性的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。3.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行重新評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和應(yīng)對(duì)因疫情防控形勢(shì)變化、政策調(diào)整等因素導(dǎo)致的新風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握疫情防控物資的市場(chǎng)供應(yīng)和價(jià)格波動(dòng)情況。通過與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系、簽訂框架協(xié)議等方式，分散市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，合理安排采購(gòu)時(shí)間和數(shù)量，避免因市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)造成采購(gòu)成本增加。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核。要求供應(yīng)商提供必要的擔(dān)?；虮ＷC金，以降低因供應(yīng)商違約導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于重要物資的供應(yīng)商，應(yīng)建立應(yīng)急供應(yīng)預(yù)案，確保在供應(yīng)商出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)找到替代供應(yīng)商。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)在簽訂采購(gòu)合同前，應(yīng)仔細(xì)審查合同條款，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、明確具體。對(duì)于合同履行過程中的變更、解除等事項(xiàng)，應(yīng)按照合同約定和法律法規(guī)要求進(jìn)行處理。同時(shí)，加強(qiáng)合同執(zhí)行過程的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛。4.驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立嚴(yán)格的驗(yàn)收制度，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程。加強(qiáng)驗(yàn)收人員的培訓(xùn)，提高其驗(yàn)收能力和責(zé)任心。對(duì)于驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其整改或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)采購(gòu)付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，嚴(yán)格審核付款申請(qǐng)。建立付款跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握款項(xiàng)支付情況。對(duì)于逾期付款的供應(yīng)商，應(yīng)按照合同約定采取相應(yīng)的措施，如扣除違約金、暫停合作等。七、信息與檔案管理（一）采購(gòu)信息管理1.采購(gòu)部門應(yīng)建立疫情防控采購(gòu)信息管理系統(tǒng)，及時(shí)記錄和更新采購(gòu)活動(dòng)的相關(guān)信息，包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款記錄等。2.采購(gòu)信息應(yīng)確保真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行訪問和使用。采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)將采購(gòu)信息錄入系統(tǒng)，相關(guān)部門可根據(jù)工作需要查詢和使用采購(gòu)信息。3.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)信息進(jìn)行整理和分析，為采購(gòu)決策、供應(yīng)商管理、風(fēng)險(xiǎn)防控等提供數(shù)據(jù)支持。（二）采購(gòu)檔案管理1.采購(gòu)部門應(yīng)負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案的整理、歸檔和保管工作。采購(gòu)檔案應(yīng)包括采購(gòu)活動(dòng)過程中形成的各類文件、資料、記錄等，如采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等。2