PAGE酒店采購(gòu)內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)酒店采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，確保酒店運(yùn)營(yíng)所需物資和服務(wù)的及時(shí)供應(yīng)、質(zhì)量可靠、成本合理，特制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店各部門(mén)涉及物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.經(jīng)濟(jì)性原則：在滿(mǎn)足酒店運(yùn)營(yíng)需求的前提下，力求降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)資金使用效益。3.效益性原則：注重采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量，以保障酒店服務(wù)質(zhì)量，提升酒店整體效益。4.公正性原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公平、公正、公開(kāi)，杜絕不正當(dāng)交易和利益輸送。5.權(quán)責(zé)明確原則：明確各部門(mén)及人員在采購(gòu)活動(dòng)中的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任清晰，相互制約。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)酒店設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，由酒店高層管理人員、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、運(yùn)營(yíng)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)如下：1.審議酒店采購(gòu)戰(zhàn)略和年度采購(gòu)計(jì)劃。2.審批重大采購(gòu)項(xiàng)目，包括采購(gòu)金額較大、采購(gòu)周期較長(zhǎng)、對(duì)酒店運(yùn)營(yíng)有重大影響的采購(gòu)事項(xiàng)。3.監(jiān)督采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行情況，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行決策處理。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)酒店設(shè)立采購(gòu)部，作為采購(gòu)活動(dòng)的具體執(zhí)行部門(mén)。采購(gòu)部職責(zé)如下：1.根據(jù)酒店各部門(mén)需求，編制采購(gòu)計(jì)劃并組織實(shí)施。2.尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、簽訂、執(zhí)行和跟蹤，確保合同有效履行。4.參與采購(gòu)物資和服務(wù)的驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。5.收集、整理采購(gòu)相關(guān)信息，定期向管理層匯報(bào)采購(gòu)工作情況。（三）需求部門(mén)酒店各部門(mén)作為采購(gòu)需求提出者，職責(zé)如下：1.根據(jù)本部門(mén)業(yè)務(wù)需求，準(zhǔn)確、及時(shí)地向采購(gòu)部提交采購(gòu)申請(qǐng)。2.參與采購(gòu)物資和服務(wù)的選型、技術(shù)規(guī)格確定等工作，提供專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資和服務(wù)的初步驗(yàn)收，配合采購(gòu)部進(jìn)行最終驗(yàn)收。4.對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，為采購(gòu)決策提供依據(jù)。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)如下：1.參與采購(gòu)預(yù)算的編制和審核，提供財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。2.負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的安排和支付審核，確保資金安全、合理使用。3.對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，監(jiān)督采購(gòu)活動(dòng)的成本控制情況。4.審核采購(gòu)合同中的財(cái)務(wù)條款，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和庫(kù)存情況，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表。采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)注明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間、用途等信息。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保申請(qǐng)內(nèi)容真實(shí)、合理、必要。審核通過(guò)后，將采購(gòu)申請(qǐng)表提交至采購(gòu)部。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，進(jìn)行匯總和分析。結(jié)合酒店庫(kù)存狀況、采購(gòu)周期、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，制定采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資和服務(wù)的名稱(chēng)（規(guī)格型號(hào)）、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式、預(yù)算金額等內(nèi)容。對(duì)于緊急采購(gòu)需求，應(yīng)單獨(dú)列出并注明緊急程度及預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間。3.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核后，提交采購(gòu)決策委員會(huì)審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找采購(gòu)部通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商主動(dòng)聯(lián)系、參加行業(yè)展會(huì)等。建立供應(yīng)商信息庫(kù)，記錄供應(yīng)商的基本信息、經(jīng)營(yíng)范圍、聯(lián)系方式、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等情況。2.供應(yīng)商篩選與評(píng)估根據(jù)采購(gòu)物資和服務(wù)的要求，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選。篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、交貨期、售后服務(wù)等方面。采購(gòu)部組織相關(guān)人員（如需求部門(mén)代表、質(zhì)量控制人員等）對(duì)篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或評(píng)估。評(píng)估方式可包括問(wèn)卷調(diào)查、樣品測(cè)試、現(xiàn)場(chǎng)查看、與供應(yīng)商溝通等。建立供應(yīng)商評(píng)估指標(biāo)體系，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行量化評(píng)估。評(píng)估指標(biāo)可分為質(zhì)量指標(biāo)（如產(chǎn)品合格率、質(zhì)量穩(wěn)定性等）、價(jià)格指標(biāo)（如報(bào)價(jià)合理性、價(jià)格調(diào)整靈活性等）、交貨期指標(biāo)（如按時(shí)交貨率、交貨周期等）、服務(wù)指標(biāo)（如售后服務(wù)響應(yīng)速度、解決問(wèn)題能力等）等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)管理。例如，分為A級(jí)（優(yōu)秀供應(yīng)商）、B級(jí)（合格供應(yīng)商）、C級(jí)（待改進(jìn)供應(yīng)商）、D級(jí)（不合格供應(yīng)商）。3.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，從合格供應(yīng)商中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式選擇供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的綜合實(shí)力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保選擇的供應(yīng)商能夠滿(mǎn)足酒店的采購(gòu)需求。采購(gòu)部與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同應(yīng)包括采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。4.供應(yīng)商管理采購(gòu)部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估周期可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定為半年或一年。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面的表現(xiàn)。根據(jù)供應(yīng)商的評(píng)估結(jié)果，及時(shí)調(diào)整供應(yīng)商等級(jí)。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予更多的采購(gòu)機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)提出改進(jìn)要求或終止合作關(guān)系。采購(gòu)部與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量變化、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)等信息，以便及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略。（四）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)合同由采購(gòu)部負(fù)責(zé)起草，合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性、完整性和可操作性。2.采購(gòu)合同初稿完成后，提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，確保采購(gòu)資金安排合理、支付方式安全、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。3.采購(gòu)合同經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，提交采購(gòu)決策委員會(huì)審批。審批通過(guò)后，由采購(gòu)部與供應(yīng)商簽訂正式采購(gòu)合同。4.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，如需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等，以便各部門(mén)按照合同要求履行各自職責(zé)。（五）采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。2.采購(gòu)部跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。對(duì)于可能影響交貨期的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施確保酒店運(yùn)營(yíng)不受影響。3.在采購(gòu)物資和服務(wù)到貨前，采購(gòu)部通知需求部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，并按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方式進(jìn)行驗(yàn)收。（六）驗(yàn)收1.初步驗(yàn)收需求部門(mén)在采購(gòu)物資和服務(wù)到貨后，首先進(jìn)行初步驗(yàn)收。初步驗(yàn)收主要檢查物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀(guān)等是否符合合同要求。初步驗(yàn)收合格后，需求部門(mén)填寫(xiě)初步驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。2.最終驗(yàn)收采購(gòu)部組織相關(guān)人員（如需求部門(mén)代表、質(zhì)量控制人員等）對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)進(jìn)行最終驗(yàn)收。最終驗(yàn)收應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面檢查，包括產(chǎn)品性能測(cè)試、質(zhì)量檢驗(yàn)等。對(duì)于重要物資和服務(wù)，可邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜疫M(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收結(jié)果處理如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人員在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)，并將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告提交采購(gòu)部存檔。采購(gòu)部根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果辦理付款手續(xù)。如驗(yàn)收不合格，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施或重新提供合格產(chǎn)品。整改后再次進(jìn)行驗(yàn)收，直至驗(yàn)收合格為止。如供應(yīng)商無(wú)法滿(mǎn)足合同要求，采購(gòu)部有權(quán)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（七）付款1.采購(gòu)物資和服務(wù)驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部根據(jù)合同約定的付款方式和付款期限，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單。付款申請(qǐng)單應(yīng)注明采購(gòu)合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱(chēng)、采購(gòu)物資或服務(wù)名稱(chēng)、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等信息。2.付款申請(qǐng)單經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核后提交財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)單進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收結(jié)果、付款金額是否正確、付款方式是否符合合同約定等。3.財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，按照酒店財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。付款方式可包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬等。對(duì)于金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款，確保資金安全。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺等因素可能導(dǎo)致采購(gòu)成本增加、物資供應(yīng)不及時(shí)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商提供的物資和服務(wù)質(zhì)量不符合合同要求，可能影響酒店服務(wù)質(zhì)量，引發(fā)客戶(hù)投訴等問(wèn)題。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)合同條款不明確、合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)糾紛等，可能導(dǎo)致酒店面臨法律風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)損失。4.人員風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)人員違規(guī)操作、收受賄賂等行為，可能給酒店帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失和聲譽(yù)損害。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采購(gòu)部定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。評(píng)估方式可采用定性評(píng)估和定量評(píng)估相結(jié)合的方法。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級(jí)管理。例如，分為高風(fēng)險(xiǎn)、中風(fēng)險(xiǎn)、低風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，應(yīng)制定專(zhuān)項(xiàng)應(yīng)對(duì)措施，重點(diǎn)監(jiān)控和防范。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)。通過(guò)與多家供應(yīng)商保持聯(lián)系、關(guān)注行業(yè)資訊等方式，掌握市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的物資，可采用套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同、分批采購(gòu)等方式降低價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作，建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，共同應(yīng)對(duì)市場(chǎng)供應(yīng)短缺等問(wèn)題。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件、產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告等資料。在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，確保采購(gòu)物資和服務(wù)質(zhì)量符合要求。定期對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行質(zhì)量抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，確保合同條款明確、合法、完整。在簽訂合同前，組織相關(guān)人員對(duì)合同條款進(jìn)行審核，避免合同漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)了解合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。對(duì)于合同糾紛，應(yīng)按照合同約定和法律法規(guī)要求，通過(guò)協(xié)商、仲裁、訴訟等方式解決。4.人員風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的培訓(xùn)和教育，提高采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)、采購(gòu)業(yè)務(wù)知識(shí)、廉潔自律等方面。建立健全采購(gòu)人員考核機(jī)制，對(duì)采購(gòu)人員的工作業(yè)績(jī)、廉潔自律情況等進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。對(duì)于違規(guī)行為，嚴(yán)肅處理，追究責(zé)任。加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督和審計(jì)，定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，防范人員風(fēng)險(xiǎn)。五、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.酒店內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，審查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、采購(gòu)成本的合理性等。2.采購(gòu)部應(yīng)定期向管理層匯報(bào)采購(gòu)工作情況，接受管理層的監(jiān)督和指導(dǎo)。管理層對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策和監(jiān)督。3.各部門(mén)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)有權(quán)進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，可向采購(gòu)部、內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或管理層報(bào)