PAGE市婦聯(lián)采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強市婦聯(lián)采購活動的內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，提高采購資金的使用效益，防范采購風險，確保采購活動合法、合規(guī)、公開、公正、透明，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市婦聯(lián)機關(guān)及所屬事業(yè)單位的各類采購活動，包括貨物、工程和服務采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。2.合規(guī)性原則：采購流程應符合本制度及相關(guān)財務、審計等規(guī)定。3.公開性原則：采購信息應公開透明，接受社會監(jiān)督。4.公正性原則：對待所有供應商應公平公正，確保競爭機會均等。5.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，提高采購資金使用效益。二、采購組織與職責（一）采購決策機構(gòu)成立市婦聯(lián)采購領導小組，由婦聯(lián)主要領導擔任組長，相關(guān)部門負責人為成員。采購領導小組負責審議重大采購事項，包括采購預算、采購方式、采購合同等，確保采購決策的科學性和合理性。（二）采購執(zhí)行部門設立市婦聯(lián)采購辦公室，作為采購執(zhí)行部門，負責具體采購活動的組織實施。采購辦公室應配備專業(yè)的采購人員，明確其職責分工，確保采購工作的順利開展。采購人員應具備良好的職業(yè)道德、專業(yè)知識和業(yè)務能力，熟悉采購法律法規(guī)和采購流程。（三）相關(guān)部門職責1.需求部門：提出采購需求，明確采購項目的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并對采購項目的必要性和可行性進行論證。2.財務部門：負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的支付和使用，參與采購合同的審核，確保采購資金的合規(guī)使用。3.審計部門：對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合法性、合規(guī)性和采購結(jié)果的真實性、效益性。三、采購預算管理（一）預算編制1.各需求部門應根據(jù)工作需要和事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，在每年規(guī)定時間內(nèi)編制下一年度采購預算。采購預算應明確采購項目名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額等內(nèi)容，并詳細說明采購項目的必要性和預期效益。2.采購辦公室對各需求部門提交的采購預算進行匯總審核，結(jié)合市婦聯(lián)年度工作計劃和財務狀況，提出綜合平衡意見，報采購領導小組審議。3.采購領導小組根據(jù)審議結(jié)果，確定年度采購預算，并報上級主管部門和財政部門備案。（二）預算執(zhí)行1.采購活動應嚴格按照批準的采購預算執(zhí)行，不得超預算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預算，應按照規(guī)定程序報采購領導小組審批，并報上級主管部門和財政部門備案。2.財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購資金的使用情況進行檢查和分析，確保采購資金專款專用。（三）預算調(diào)整在采購預算執(zhí)行過程中，如遇下列情況之一，可以申請調(diào)整采購預算：1.因國家政策調(diào)整或不可抗力因素，導致采購項目的需求發(fā)生重大變化；2.采購預算編制時的基礎數(shù)據(jù)發(fā)生重大變化，影響采購預算的準確性；3.其他確需調(diào)整采購預算的情況。預算調(diào)整申請應經(jīng)需求部門、采購辦公室和財務部門審核后，報采購領導小組審批。采購領導小組應根據(jù)實際情況，對調(diào)整申請進行認真研究和審核，必要時可組織相關(guān)人員進行實地調(diào)研和論證，確保調(diào)整后的采購預算合理、可行。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《市婦聯(lián)采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預算金額、采購時間等內(nèi)容，并加蓋部門公章。2.《市婦聯(lián)采購申請表》應經(jīng)部門負責人簽字確認后，報采購辦公室。（二）采購審批1.采購辦公室收到采購申請后，對采購項目的必要性、可行性、合規(guī)性進行初審。初審通過后，將采購申請?zhí)峤徊少忣I導小組審批。2.采購領導小組對采購申請進行審議，根據(jù)采購項目的金額大小和性質(zhì)，按照規(guī)定的審批權(quán)限進行審批。對于重大采購項目，采購領導小組應組織相關(guān)人員進行論證和評估，確保采購決策的科學性和合理性。（三）采購方式確定1.根據(jù)采購項目的特點、預算金額、市場供應情況等因素，采購辦公室確定采購方式。采購方式主要包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等。2.對于達到公開招標數(shù)額標準的采購項目，應采用公開招標方式進行采購。因特殊原因需要采用其他采購方式的，應按照規(guī)定程序報財政部門批準。（四）采購文件編制1.采購辦公室根據(jù)確定的采購方式，編制采購文件。采購文件應包括采購公告、招標文件、談判文件、詢價通知書等，明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務條款、評標標準、合同條款等內(nèi)容。2.采購文件應符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，確保采購文件的合法性、合規(guī)性和公正性。采購文件編制過程中，應充分征求需求部門、財務部門、審計部門等相關(guān)部門的意見，確保采購文件的科學性和合理性。（五）發(fā)布采購信息1.對于采用公開招標方式的采購項目，采購辦公室應在指定的政府采購信息發(fā)布媒體上發(fā)布采購公告，公開采購項目的相關(guān)信息。采購公告應包括采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購預算、采購方式、供應商資格要求、報名時間、開標時間、開標地點等內(nèi)容。2.對于采用邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等方式的采購項目，采購辦公室應向符合資格條件的供應商發(fā)出邀請或詢價通知書，邀請其參加采購活動。（六）供應商選擇與采購評審1.供應商應按照采購文件的要求，在規(guī)定時間內(nèi)提交響應文件。采購辦公室對供應商提交的響應文件進行資格審查和符合性審查，確定符合要求的供應商名單。2.根據(jù)采購方式的不同，組織相應的采購評審活動。公開招標項目應按照招標文件規(guī)定的評標標準進行評標，確定中標供應商；邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價項目應按照相關(guān)規(guī)定進行談判或評審，確定成交供應商。3.采購評審過程應嚴格按照規(guī)定程序進行，確保評審過程的公正性和透明度。評審專家應從政府采購專家?guī)熘须S機抽取，與供應商有利害關(guān)系的人員不得擔任評審專家。采購辦公室應做好采購評審記錄，包括評審過程、評審意見、中標或成交供應商推薦意見等內(nèi)容。（七）采購合同簽訂1.采購辦公室根據(jù)采購評審結(jié)果，向中標或成交供應商發(fā)出中標或成交通知書，并在規(guī)定時間內(nèi)與中標或成交供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務等內(nèi)容，確保采購合同的條款清晰、明確、合法、合規(guī)。2.采購合同簽訂前，采購辦公室應將采購合同草本提交財務部門、審計部門等相關(guān)部門審核，確保采購合同的合法性和合規(guī)性。審核通過后，采購辦公室應按照規(guī)定程序簽訂采購合同，并報上級主管部門備案。（八）采購驗收1.采購項目完成后，需求部門應組織相關(guān)人員對采購項目進行驗收。驗收內(nèi)容包括采購項目的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、性能等是否符合采購合同的要求。2.驗收人員應按照采購合同和相關(guān)驗收標準進行驗收，并填寫《市婦聯(lián)采購項目驗收報告》。驗收報告應包括采購項目名稱、采購合同編號、供應商名稱、驗收日期、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)論等內(nèi)容。驗收合格的采購項目，驗收人員應簽字確認；驗收不合格的采購項目，驗收人員應提出整改意見，要求供應商限期整改，整改合格后重新進行驗收。3.采購辦公室應督促需求部門及時組織采購驗收工作，并對驗收情況進行跟蹤檢查。財務部門應根據(jù)驗收報告和采購合同，辦理采購資金的支付手續(xù)。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購辦公室應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析采購過程中可能存在的風險因素，如采購決策失誤、采購方式不當、供應商選擇不當、采購合同履行不力、采購資金使用違規(guī)等。2.根據(jù)風險識別和評估結(jié)果，確定風險等級，制定相應的風險應對措施。對于高風險等級的采購項目，應重點關(guān)注，加強風險防控。（二）風險應對措施1.加強采購決策管理：嚴格執(zhí)行采購決策程序，充分征求相關(guān)部門和人員的意見，確保采購決策的科學性和合理性。對于重大采購項目，應組織專家進行論證和評估，避免決策失誤。2.規(guī)范采購方式選擇：根據(jù)采購項目的特點和要求，合理選擇采購方式，嚴格按照規(guī)定程序進行審批。對于達到公開招標數(shù)額標準的采購項目，應采用公開招標方式進行采購，確保采購活動的公開、公正、公平。3.嚴格供應商選擇與管理：建立健全供應商管理制度，對供應商的資格條件、信譽狀況、經(jīng)營業(yè)績等進行嚴格審查。加強對供應商的日常管理和監(jiān)督，定期對供應商進行考核評價，確保供應商能夠按照采購合同的要求履行義務。4.加強采購合同管理：認真審核采購合同條款，確保采購合同的合法性、合規(guī)性和完整性。加強對采購合同履行情況的跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對于合同變更、解除等事項，應按照規(guī)定程序進行審批，確保合同變更、解除的合法性和合規(guī)性。5.強化采購資金管理：嚴格執(zhí)行采購資金預算管理制度，加強對采購資金支付的審核和監(jiān)督。采購資金應按照采購合同的約定及時支付，不得無故拖延或克扣供應商貨款。財務部門應定期對采購資金的使用情況進行檢查和分析，確保采購資金專款專用，提高資金使用效益。6.加強內(nèi)部監(jiān)督檢查：審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合法性、合規(guī)性和采購結(jié)果的真實性、效益性。采購辦公室應加強對采購活動的內(nèi)部監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中存在的問題。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀行為，應依法依規(guī)進行處理，嚴肅追究相關(guān)人員的責任。六、采購檔案管理（一）檔案收集采購辦公室應負責采購檔案的收集工作，在采購活動結(jié)束后，及時將采購過程中形成的各類文件、資料、記錄等進行整理和歸檔。采購檔案應包括采購申請表、采購審批文件、采購文件、采購評審記錄、采購合同、采購驗收報告、供應商資料等。（二）檔案整理與歸檔1.采購辦公室應按照檔案管理的要求，對收集到的采購檔案進行分類整理，編制檔案目錄，建立檔案索引，便于查詢和使用。2.采購檔案應按照年度、采購項目類別等進行歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。歸檔后的采購檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，防止檔案丟失、損壞或泄露。（三）檔案保管期限采購檔案的保管期限應按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般采購項目的檔案保管期限為[X]年，重要采購項目的檔案保管期限為[X]年。檔案保管期限屆滿后，應按照規(guī)定程序進行銷毀。（四）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱采購檔案的，應填寫《市婦聯(lián)采購檔案查閱申請表》，經(jīng)采購辦公室負責人批準后，方可查閱。查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查