PAGE檔案史志館內(nèi)控制度一、總則（一）制定目的為了加強(qiáng)檔案史志館的管理，規(guī)范館內(nèi)各項(xiàng)工作流程，提高工作效率，保障檔案和史志資料的安全與完整，有效防范各類風(fēng)險(xiǎn)，特制定本內(nèi)控制度。（二）制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《地方志工作條例》以及國家有關(guān)檔案管理、史志編纂的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范制定。（三）適用范圍本制度適用于檔案史志館全體工作人員及館內(nèi)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。（四）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工作合法合規(guī)。2.全面性原則：涵蓋檔案收集、整理、保管、利用以及史志編纂、審核、出版等各個(gè)環(huán)節(jié)，不留管理死角。3.制衡性原則：通過合理設(shè)置崗位、明確職責(zé)權(quán)限，使各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)相互制約、相互監(jiān)督，防止權(quán)力濫用。4.適應(yīng)性原則：根據(jù)檔案史志館的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理要求，不斷調(diào)整和完善內(nèi)控制度，適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境變化。5.成本效益原則：在保證內(nèi)部控制有效性的前提下，合理權(quán)衡控制成本與控制效益，以適當(dāng)?shù)某杀緦?shí)現(xiàn)最佳的控制效果。二、崗位設(shè)置與職責(zé)分工（一）綜合管理崗位1.崗位職責(zé)負(fù)責(zé)館內(nèi)日常行政事務(wù)的處理，包括文件收發(fā)、會(huì)議組織、辦公用品管理等。協(xié)調(diào)館內(nèi)各部門之間的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作順暢開展。制定和完善館內(nèi)各項(xiàng)規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)館內(nèi)人員的考勤管理、績效考核等工作。2.任職要求具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和溝通能力。熟悉行政管理工作流程，具備良好的文字處理能力。工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，具有較強(qiáng)的責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)。（二）檔案收集與整理崗位1.崗位職責(zé)制定檔案收集計(jì)劃，明確收集范圍、內(nèi)容和要求，指導(dǎo)各部門做好檔案收集工作。對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。建立檔案收集和整理工作臺(tái)賬，記錄檔案的來源、數(shù)量、整理情況等信息。定期對(duì)檔案收集和整理工作進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議。2.任職要求熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握檔案分類、編號(hào)、編目等技能。具有較強(qiáng)的責(zé)任心和耐心，能夠認(rèn)真細(xì)致地做好檔案整理工作。具備良好的溝通能力，能夠與各部門有效溝通，確保檔案收集工作順利進(jìn)行。（三）檔案保管崗位1.崗位職責(zé)負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，包括庫房的安全保衛(wèi)、溫濕度控制、清潔衛(wèi)生等工作。按照檔案保管要求，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)存放，確保檔案安全無損。定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。做好檔案庫房設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理工作，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。2.任職要求熟悉檔案保管知識(shí)和技能，了解檔案保護(hù)的相關(guān)法律法規(guī)。具備較強(qiáng)的安全意識(shí)和責(zé)任心，能夠嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度。工作認(rèn)真細(xì)致，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中的問題。（四）檔案利用崗位1.崗位職責(zé)負(fù)責(zé)接待檔案利用者，辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)，提供檔案利用服務(wù)。根據(jù)檔案利用者的需求，準(zhǔn)確、快速地查找和提供相關(guān)檔案資料。對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)反饋檔案利用效果。指導(dǎo)檔案利用者正確使用檔案，確保檔案安全。2.任職要求熟悉檔案內(nèi)容和存放位置，具備較強(qiáng)的檔案檢索能力。具有良好的服務(wù)意識(shí)和溝通能力，能夠熱情、耐心地為檔案利用者提供服務(wù)。嚴(yán)格遵守檔案利用制度，確保檔案利用過程中的安全和保密。（五）史志編纂崗位1.崗位職責(zé)制定史志編纂計(jì)劃，明確編纂內(nèi)容、范圍、體例和要求。收集、整理和研究與史志編纂相關(guān)的資料，進(jìn)行資料的鑒別、篩選和考證。按照史志編纂要求，撰寫史志初稿，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。對(duì)史志初稿進(jìn)行修改、完善，組織內(nèi)部審核，廣泛征求意見，不斷提高史志質(zhì)量。2.任職要求具有扎實(shí)的歷史、地理、文化等專業(yè)知識(shí)，熟悉史志編纂業(yè)務(wù)流程。具備較強(qiáng)的文字表達(dá)能力和研究分析能力，能夠撰寫高質(zhì)量的史志稿件。工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，能夠?qū)κ分緝?nèi)容進(jìn)行深入研究和考證。（六）史志審核崗位1.崗位職責(zé)對(duì)史志編纂初稿進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審核內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性以及體例的規(guī)范性。對(duì)審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出修改意見和建議，督促編纂人員進(jìn)行修改完善。組織相關(guān)專家對(duì)史志進(jìn)行評(píng)審，根據(jù)評(píng)審意見進(jìn)一步優(yōu)化史志內(nèi)容。審核通過的史志稿件進(jìn)行最終把關(guān)，確保史志質(zhì)量符合出版要求。2.任職要求具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和豐富的史志編纂經(jīng)驗(yàn)，熟悉史志審核標(biāo)準(zhǔn)和方法。具備較強(qiáng)的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，能夠認(rèn)真細(xì)致地審核史志稿件。具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力，能夠與編纂人員、專家等進(jìn)行有效溝通，確保審核工作順利進(jìn)行。（七）史志出版崗位1.崗位職責(zé)負(fù)責(zé)史志出版的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括聯(lián)系出版社、簽訂出版合同、辦理出版手續(xù)等。對(duì)史志稿件進(jìn)行排版、校對(duì)，確保出版質(zhì)量。協(xié)調(diào)出版社做好史志的印刷、裝訂、發(fā)行等工作，及時(shí)掌握出版進(jìn)度。對(duì)史志出版過程中的費(fèi)用進(jìn)行核算和控制，確保出版費(fèi)用合理支出。2.任職要求熟悉出版業(yè)務(wù)流程，了解圖書排版、校對(duì)、印刷等方面的知識(shí)和技能。具備較強(qiáng)的責(zé)任心和耐心，能夠認(rèn)真細(xì)致地做好史志出版的各項(xiàng)工作。具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力，能夠與出版社保持密切聯(lián)系，確保出版工作順利進(jìn)行。三、檔案管理流程（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍和要求，定期將本部門形成的檔案資料移交至檔案史志館。2.檔案收集人員應(yīng)及時(shí)對(duì)移交的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在交接清單上簽字確認(rèn)。3.對(duì)于重要檔案或特殊載體檔案，檔案收集人員應(yīng)加強(qiáng)與移交部門的溝通協(xié)調(diào)，確保檔案收集完整、及時(shí)。（二）檔案整理1.檔案整理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。2.對(duì)分類后的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，并建立相應(yīng)的編號(hào)索引。3.按照檔案編目要求，對(duì)檔案進(jìn)行編目，包括編制目錄、卷內(nèi)文件目錄等，確保檔案信息準(zhǔn)確、完整。（三）檔案保管1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。2.檔案應(yīng)按照不同類別、保管期限進(jìn)行分區(qū)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施，確保檔案保管環(huán)境適宜。（四）檔案利用1.檔案利用者需填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、范圍、期限等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。2.檔案利用崗位人員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案利用者應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案利用過程中，檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用制度，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案，不得在檔案上圈劃、批注等。四、史志編纂流程（一）資料收集1.史志編纂人員應(yīng)根據(jù)編纂計(jì)劃，廣泛收集與史志相關(guān)的資料，包括歷史文獻(xiàn)、檔案資料、口述資料、實(shí)地考察資料等。2.對(duì)收集到的資料進(jìn)行登記、編號(hào)，建立資料臺(tái)賬，確保資料來源清晰、可查。3.對(duì)資料進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的資料，為后續(xù)的研究和編纂工作做好準(zhǔn)備。（二）資料研究1.對(duì)整理后的資料進(jìn)行深入研究，分析資料的真實(shí)性、可靠性和價(jià)值。2.運(yùn)用歷史研究方法，對(duì)資料進(jìn)行考證、辨析，挖掘資料背后的歷史信息。3.結(jié)合史志編纂的主題和要求，對(duì)資料進(jìn)行綜合分析，形成對(duì)歷史事件和人物的準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)。（三）初稿撰寫1.根據(jù)資料研究成果和史志編纂大綱，撰寫史志初稿。初稿應(yīng)內(nèi)容完整、結(jié)構(gòu)合理、邏輯清晰。2.在撰寫過程中應(yīng)注重文字表達(dá)，語言應(yīng)準(zhǔn)確、簡潔、流暢，符合史志編纂的語言規(guī)范。3.初稿完成后，編纂人員應(yīng)進(jìn)行自我檢查，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，體例符合要求。（四）審核修改1.史志審核崗位人員對(duì)初稿進(jìn)行全面審核，提出修改意見和建議。2.編纂人員根據(jù)審核意見，對(duì)初稿進(jìn)行修改完善，形成修改稿。3.修改稿經(jīng)審核通過后，組織內(nèi)部人員進(jìn)行交叉審核，廣泛征求意見，進(jìn)一步提高史志質(zhì)量。（五）定稿出版1.經(jīng)過多次審核修改后的史志稿件，經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)審定后作為定稿。2.定稿后按照史志出版流程，聯(lián)系出版社進(jìn)行出版。出版過程中應(yīng)嚴(yán)格按照出版合同要求進(jìn)行操作，確保出版質(zhì)量。3.史志出版后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行發(fā)行和歸檔，將出版的史志作為重要檔案資料進(jìn)行保管。五、內(nèi)部控制監(jiān)督與評(píng)價(jià)（一）監(jiān)督機(jī)制1.成立內(nèi)部控制監(jiān)督小組，由館領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。監(jiān)督小組定期對(duì)館內(nèi)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受館內(nèi)工作人員和社會(huì)公眾對(duì)違反內(nèi)部控制制度行為的舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)事項(xiàng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給舉報(bào)人。3.定期開展內(nèi)部審計(jì)工作，對(duì)館內(nèi)財(cái)務(wù)收支、業(yè)務(wù)活動(dòng)等進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查內(nèi)部控制制度的有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改建議。（二）評(píng)價(jià)指標(biāo)1.制度執(zhí)行情況：檢查各項(xiàng)內(nèi)部控制制度是否得到有效執(zhí)行，有無違反制度規(guī)定的行為。重點(diǎn)關(guān)注崗位設(shè)置與職責(zé)分工、業(yè)務(wù)流程執(zhí)行等方面。2.工作質(zhì)量：對(duì)檔案收集、整理、保管、利用以及史志編纂、審核、出版等工作的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，史志內(nèi)容的質(zhì)量等。3.風(fēng)險(xiǎn)防范：評(píng)估內(nèi)部控制制度對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)的防范能力，如檔案安全風(fēng)險(xiǎn)、史志編纂質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、廉政風(fēng)險(xiǎn)等。檢查是否存在風(fēng)險(xiǎn)漏洞，是否采取了有效的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。4.成本效益：分析內(nèi)部控制制度實(shí)施過程中的成本投入與效益產(chǎn)出情況，評(píng)價(jià)是否以合理的成本實(shí)現(xiàn)了最佳控制效果。重點(diǎn)關(guān)注人力、物力、財(cái)力等資源的利用效率。（三）評(píng)價(jià)方法1.日常檢查：監(jiān)督小組通過日常工作檢查、查閱文件資料、實(shí)地觀察等方式，對(duì)內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督檢查。2.專項(xiàng)檢查：針對(duì)重點(diǎn)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，定期開展專項(xiàng)檢查，深入分析問題原因，提出改進(jìn)措施。3.問卷調(diào)查：設(shè)計(jì)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)問卷，向館內(nèi)工作人員發(fā)放，了解他們對(duì)內(nèi)部控制制度的認(rèn)知程度、執(zhí)行情況以及對(duì)制度改進(jìn)的建議。4.數(shù)據(jù)分析：收集和分析與內(nèi)部控制相關(guān)的數(shù)據(jù)，如業(yè)務(wù)量、差錯(cuò)率、成本費(fèi)用等，通過數(shù)據(jù)對(duì)