PAGE企業(yè)檔案管理內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，保障公司各項工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，特制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料、實物檔案等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門的檔案工作。2.真實完整原則：檔案的形成應真實反映公司各項經(jīng)營管理活動的實際情況，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.分類科學原則：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等因素進行科學分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司檔案管理制度。2.負責公司檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導、監(jiān)督和檢查各部門的檔案管理工作，對檔案管理人員進行培訓和考核。4.負責公司檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化進程。5.定期對公司檔案進行清查盤點，確保檔案的安全和完整。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案的真實、完整和及時歸檔。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交本部門的檔案。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理工作的具體實施，并接受檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督。（三）檔案管理人員職責1.認真學習和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱等。3.對檔案進行分類、編號、編目等，建立檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.做好檔案的安全保密工作，定期檢查檔案保管情況，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。6.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證等。2.公司經(jīng)營管理活動中形成的各類文件材料，包括但不限于合同協(xié)議、財務報表、審計報告、人事檔案、業(yè)務文件等。3.公司重要會議、活動形成的文件材料，如會議通知、議程、紀要、決議等，以及活動的照片、視頻、紀念品等。4.公司科研、技術(shù)創(chuàng)新等方面形成的文件材料，如科研項目立項報告、研究成果報告、專利證書等。5.公司對外宣傳、廣告等活動中形成的文件材料，如宣傳資料、廣告策劃方案、宣傳視頻等。6.公司員工個人在工作中形成的具有保存價值的文件材料，如工作總結(jié)、業(yè)務報告、獲獎證書等。（二）收集要求1.各部門應及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性和及時性。2.對于重要文件材料，應一式兩份或多份備份，分別保存于不同的介質(zhì)和地點，以防止意外丟失。3.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況，應及時進行修復或復制。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等因素進行分類，確保分類科學合理。3.對每份文件材料進行編號、編目，建立清晰的檔案檢索體系，便于查找和利用。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理類、經(jīng)營管理類、財務審計類、人事檔案類、業(yè)務檔案類、科研技術(shù)類、聲像檔案類、實物檔案類等類別。2.編號：對每類檔案進行編號，編號采用阿拉伯數(shù)字，按照一定的順序編排，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，以便于查找和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固，便于保管和查閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔期限1.各部門應在每年年底前將本年度形成的檔案整理歸檔完畢，并移交至公司檔案管理部門。2.對于重要的緊急檔案，應及時歸檔，不得拖延。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對本部門整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的完整性和準確性。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，一式兩份，一份由移交部門留存，一份交檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案進行再次審核，核對無誤后辦理簽收手續(xù)，并將檔案存入檔案庫房。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為15年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定，由檔案管理部門會同相關(guān)部門根據(jù)檔案的實際情況進行鑒定，并報公司領(lǐng)導批準。（四）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時，應建立檔案存放位置索引，標明各類檔案的存放位置。3.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案的數(shù)量、保管期限等信息，確保檔案的賬實相符。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。4.對電子檔案應進行備份，并存儲在不同的介質(zhì)和地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應定期對電子檔案進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，各相關(guān)部門負責人為成員。鑒定小組負責對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定。對于已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。2.對于保管期限未滿，但已失去利用價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準后，也可提前銷毀。3.鑒定檔案時，應充分考慮檔案的歷史價值、文化價值、經(jīng)濟價值等因素，確保檔案的鑒定工作科學、合理、準確。（三）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，報檔案鑒定小組審核。2.檔案鑒定小組對銷毀清單進行審核，簽署審核意見后報公司領(lǐng)導批準。3.經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單存檔保存。六、檔案利用與借閱（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：員工可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助和指導，確保查閱工作的順利進行。2.借閱：員工因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門批準后，辦理借閱手續(xù)，并將檔案交付借閱人。3.復制：員工如需復制檔案，應填寫復制申請表，注明復制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門批準后，按照規(guī)定的收費標準收取復制費用，并安排專人負責復制工作。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。2.借閱檔案應按時歸還，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。如檔案在借閱期間發(fā)生損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的賠償責任。3.外部單位或個人查閱公司檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行查閱，不得將檔案帶離公司。如需復制檔案，應按照公司的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線錄入、整理、歸檔、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取有效的數(shù)據(jù)安全措施，保障檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和損壞。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.及時將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應做好數(shù)據(jù)的安全保密工作，防止數(shù)據(jù)泄露。4.利用檔案管理信息系統(tǒng)進行檔案檢索和利用時，應嚴格按照系統(tǒng)的操作流程進行，確保檢索結(jié)果的準確性和利用的合法性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司檔案管理部門負責對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。公司內(nèi)部審計部門可定期對檔案管理工作進行審計，確保檔案管理工作符合公司的規(guī)定和要求。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理人員的工作情況，包括檔案管理的業(yè)務水平、工作責任心等。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，包括檔案庫房的條件、檔案管理信息系統(tǒng)的運行情況等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門定期對各部門的檔案管理工作進行檢查，檢查結(jié)果以書面形式通報各部門。2.不定期抽查：檔