PAGE耗材臨時(shí)采購(gòu)內(nèi)控制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司耗材臨時(shí)采購(gòu)行為，加強(qiáng)對(duì)耗材采購(gòu)過程的內(nèi)部控制，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)、采購(gòu)流程高效順暢、采購(gòu)成本合理可控，保障公司正常運(yùn)營(yíng)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因臨時(shí)性需求而進(jìn)行的耗材采購(gòu)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：耗材臨時(shí)采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司既定的采購(gòu)流程和審批程序進(jìn)行操作，確保采購(gòu)過程規(guī)范有序。3.效益性原則：在保證耗材質(zhì)量的前提下，充分考慮采購(gòu)成本，追求采購(gòu)效益最大化。4.公開透明原則：采購(gòu)過程應(yīng)保持公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，防止不正當(dāng)行為發(fā)生。二、采購(gòu)申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.各部門因臨時(shí)性工作需要采購(gòu)耗材時(shí)，由需求部門填寫《耗材臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)注明采購(gòu)耗材的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)、采購(gòu)原因、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)采購(gòu)需求的真實(shí)性和必要性，并簽字批準(zhǔn)。（二）審批流程1.將經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的《耗材臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表》提交至采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核采購(gòu)需求是否符合公司實(shí)際業(yè)務(wù)需要、采購(gòu)預(yù)算是否合理等。審核通過后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體業(yè)務(wù)情況和預(yù)算安排，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)于金額較大或涉及重要項(xiàng)目的采購(gòu)申請(qǐng)，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議審議。（三）特殊情況處理如遇緊急情況，需立即采購(gòu)耗材以滿足公司業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的，申請(qǐng)部門可先電話向采購(gòu)部門和分管領(lǐng)導(dǎo)說明情況，經(jīng)同意后先行采購(gòu)，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦《耗材臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表》的審批手續(xù)。三、采購(gòu)實(shí)施（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門根據(jù)審批通過的采購(gòu)申請(qǐng)，通過多種渠道尋找合適的供應(yīng)商。可參考以往合作供應(yīng)商名錄、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式獲取供應(yīng)商信息。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)狀況、售后服務(wù)等方面。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、評(píng)價(jià)結(jié)果等。3.根據(jù)采購(gòu)需求和供應(yīng)商情況，選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。詢價(jià)方式可采用電話詢價(jià)、郵件詢價(jià)、上門詢價(jià)等，確保獲取的價(jià)格信息真實(shí)準(zhǔn)確。（二）采購(gòu)談判1.采購(gòu)部門組織與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。談判內(nèi)容包括產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、售后服務(wù)、付款方式等條款。2.在談判過程中，采購(gòu)人員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的報(bào)價(jià)依據(jù)和成本構(gòu)成，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件。同時(shí)，要嚴(yán)格遵守公司的采購(gòu)政策和談判策略，不得泄露公司機(jī)密信息。3.談判結(jié)束后，采購(gòu)人員應(yīng)整理談判記錄，形成《采購(gòu)談判紀(jì)要》，記錄談判的主要內(nèi)容、達(dá)成的共識(shí)以及未決事項(xiàng)等。（三）合同簽訂1.根據(jù)談判結(jié)果，采購(gòu)部門起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購(gòu)合同初稿提交至公司法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等，并提出修改意見。3.根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，采購(gòu)部門對(duì)合同進(jìn)行修改完善后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂正式采購(gòu)合同。（四）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門按照采購(gòu)合同約定，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)產(chǎn)品的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等要求。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將貨物送達(dá)公司指定地點(diǎn)。采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保貨物按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。3.貨物送達(dá)后，采購(gòu)部門通知相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)貨物進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫《耗材驗(yàn)收單》，記錄驗(yàn)收結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。四、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)采購(gòu)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)耗材進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確產(chǎn)品的規(guī)格型號(hào)、性能指標(biāo)、外觀要求等內(nèi)容。2.對(duì)于有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的耗材，應(yīng)按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。（二）驗(yàn)收流程1.采購(gòu)部門在收到供應(yīng)商交付的貨物后，及時(shí)通知需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.需求部門負(fù)責(zé)對(duì)耗材的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀等進(jìn)行初步驗(yàn)收，確認(rèn)是否與采購(gòu)訂單一致。質(zhì)量檢驗(yàn)部門負(fù)責(zé)對(duì)耗材的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，可采用抽檢、全檢等方式，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。3.驗(yàn)收人員在驗(yàn)收合格后，在《耗材驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)詳細(xì)注明不合格原因，并及時(shí)反饋給采購(gòu)部門，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理1.對(duì)于驗(yàn)收合格的耗材，采購(gòu)部門按照合同約定辦理付款手續(xù)。2.對(duì)于驗(yàn)收不合格的耗材，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。如因供應(yīng)商原因?qū)е买?yàn)收不合格，給公司造成損失的，采購(gòu)部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。3.驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果應(yīng)及時(shí)記錄存檔，作為后續(xù)采購(gòu)管理的參考依據(jù)。五、付款管理（一）付款申請(qǐng)1.采購(gòu)部門在收到驗(yàn)收合格的《耗材驗(yàn)收單》后，根據(jù)采購(gòu)合同約定的付款方式和期限，填寫《付款申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)注明采購(gòu)合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、采購(gòu)金額、已付款金額、本次申請(qǐng)付款金額等信息。2.《付款申請(qǐng)表》經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。（二）付款審批1.財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、發(fā)票是否齊全合規(guī)、付款金額是否準(zhǔn)確等。審核通過后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況和財(cái)務(wù)制度，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)于金額較大的付款申請(qǐng)，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議審議。（三）付款執(zhí)行1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的《付款申請(qǐng)表》，按照公司財(cái)務(wù)流程辦理付款手續(xù)。付款方式可采用支票、轉(zhuǎn)賬、電匯等方式，確保付款安全、及時(shí)。2.財(cái)務(wù)部門在付款后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄付款金額、付款時(shí)間、付款對(duì)象等信息，確保財(cái)務(wù)賬目清晰準(zhǔn)確。六、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)耗材臨時(shí)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、驗(yàn)收環(huán)節(jié)是否嚴(yán)格、付款手續(xù)是否齊全等。2.審計(jì)部門可通過查閱采購(gòu)文件、合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等資料，實(shí)地走訪供應(yīng)商、倉(cāng)庫(kù)等方式進(jìn)行審計(jì)。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極接受上級(jí)主管部門、財(cái)政部門、審計(jì)機(jī)關(guān)等外部監(jiān)督檢查，如實(shí)提供耗材臨時(shí)采購(gòu)相關(guān)資料和情況。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改完善，確保公司采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。七、檔案管理（一）檔案范圍耗材臨時(shí)采購(gòu)業(yè)務(wù)涉及的各類文件、資料、記錄等均應(yīng)納入檔案管理范圍，包括采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款申請(qǐng)表等。（二）檔案整理1.采購(gòu)部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在采購(gòu)業(yè)務(wù)完成后，及時(shí)將各類文件資料進(jìn)行整理、分類。2.按照檔案管理的要求，對(duì)文件資料進(jìn)行編號(hào)、裝訂，確保檔案資料完整、有序。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案資料的安全存放。2.檔案保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，采購(gòu)檔案應(yīng)保存[X]年。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購(gòu)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息。2.經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。查閱人員應(yīng)在指定地