PAGE財(cái)務(wù)科采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)科采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，提高采購效率，確保公司采購活動合法、合規(guī)、有序進(jìn)行，保障公司資產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)的所有采購活動，包括辦公用品、設(shè)備、服務(wù)等各類采購項(xiàng)目。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本和效益，優(yōu)化采購流程，降低采購費(fèi)用。3.制衡性原則：采購業(yè)務(wù)的決策、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)應(yīng)相互分離、相互制約，防止權(quán)力濫用和舞弊行為。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受公司內(nèi)部和外部的監(jiān)督，確保采購信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。二、采購流程（一）采購申請1.需求部門提出申請：各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.財(cái)務(wù)科審核：財(cái)務(wù)科收到采購申請表后，對采購項(xiàng)目的必要性、預(yù)算合理性等進(jìn)行審核。審核通過后，在申請表上簽字蓋章，并將申請表返回需求部門。（二）采購審批1.預(yù)算內(nèi)采購審批：對于預(yù)算內(nèi)的采購項(xiàng)目，需求部門將經(jīng)財(cái)務(wù)科審核后的采購申請表提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過后，交由采購部門辦理采購事宜。2.預(yù)算外采購審批：對于預(yù)算外的采購項(xiàng)目，需求部門需在采購申請表中詳細(xì)說明原因，并附上專項(xiàng)報(bào)告。經(jīng)財(cái)務(wù)科審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至總經(jīng)理審批。總經(jīng)理審批通過后，方可進(jìn)行采購。（三）采購實(shí)施1.選擇采購方式：采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)、金額大小等因素，選擇合適的采購方式，如招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、競爭性談判、單一來源采購等。招標(biāo)采購：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的項(xiàng)目。采購部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等活動。詢價(jià)采購：適用于采購金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場貨源充足的項(xiàng)目。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，然后根據(jù)報(bào)價(jià)情況選擇最優(yōu)供應(yīng)商。競爭性談判：適用于采購項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜、有特殊要求，或者招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)、沒有合格標(biāo)的、重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目。采購部門與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應(yīng)商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購、必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項(xiàng)目。采購部門應(yīng)提供充分的理由和相關(guān)證明材料，經(jīng)公司審批后進(jìn)行采購。2.供應(yīng)商選擇與管理建立供應(yīng)商庫：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)情況、信用狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等進(jìn)行調(diào)查和評估，篩選出合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商庫。選擇供應(yīng)商：采購人員根據(jù)采購項(xiàng)目的需求，從供應(yīng)商庫中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。對于新的采購項(xiàng)目，采購人員應(yīng)通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行資格審查和比較，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。供應(yīng)商評估與考核：采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等進(jìn)行評估和考核，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商庫，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、淘汰等處理。3.簽訂采購合同：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同應(yīng)經(jīng)公司法律部門審核后，由雙方簽字蓋章生效。（四）采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購部門在采購合同約定的交貨期前，通知需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員熟悉采購物品或服務(wù)的技術(shù)要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)制定驗(yàn)收方案和驗(yàn)收流程。2.實(shí)施驗(yàn)收：采購物品或服務(wù)到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)組織需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收方案和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對采購物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等進(jìn)行檢查和測試，對服務(wù)的質(zhì)量、效果等進(jìn)行評估。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在《采購驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。3.驗(yàn)收結(jié)果處理：如驗(yàn)收不合格，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施或更換貨物。如供應(yīng)商未能及時(shí)解決問題，采購部門應(yīng)按照采購合同的約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。同時(shí)，采購部門應(yīng)將驗(yàn)收情況及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)科，作為付款的依據(jù)。（五）采購付款1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況，填寫《采購付款申請表》，詳細(xì)注明采購項(xiàng)目名稱、合同編號、供應(yīng)商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并附上采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證。經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至財(cái)務(wù)科。2.財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)科收到采購付款申請表后，對采購項(xiàng)目的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性以及付款金額的準(zhǔn)確性等進(jìn)行審核。審核通過后，在申請表上簽字蓋章，并將申請表提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對采購付款申請進(jìn)行審批。審批通過后，交由財(cái)務(wù)科辦理付款手續(xù)。4.付款執(zhí)行：財(cái)務(wù)科按照審批結(jié)果，通過銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式向供應(yīng)商支付款項(xiàng)。付款后，財(cái)務(wù)科應(yīng)及時(shí)登記入賬，并將付款情況反饋給采購部門。三、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.市場風(fēng)險(xiǎn)：包括市場價(jià)格波動、供應(yīng)商壟斷、市場供應(yīng)短缺等風(fēng)險(xiǎn)，可能導(dǎo)致采購成本增加、采購進(jìn)度延遲、采購質(zhì)量下降等問題。2.信用風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商可能存在信用問題，如違約、欺詐、破產(chǎn)等，導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：采購物品或服務(wù)的質(zhì)量不符合要求，可能影響公司的正常生產(chǎn)經(jīng)營活動，甚至導(dǎo)致安全事故等嚴(yán)重后果。4.法律風(fēng)險(xiǎn)：采購活動可能違反國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，導(dǎo)致公司面臨法律訴訟和行政處罰等風(fēng)險(xiǎn)。5.內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)：采購流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)可能存在管理漏洞，如采購申請不合理、審批不嚴(yán)格、采購人員舞弊等，導(dǎo)致采購活動失控。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性評估：根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)、市場環(huán)境、供應(yīng)商情況等因素，對風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性進(jìn)行評估，分為高、中、低三個(gè)等級。2.風(fēng)險(xiǎn)影響程度評估：評估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后對公司采購活動、生產(chǎn)經(jīng)營、財(cái)務(wù)狀況等方面的影響程度，分為重大、較大、一般三個(gè)等級。3.風(fēng)險(xiǎn)矩陣?yán)L制：根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，繪制風(fēng)險(xiǎn)矩陣，直觀展示各種風(fēng)險(xiǎn)的等級和分布情況。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性高、影響程度重大的風(fēng)險(xiǎn)，如存在嚴(yán)重法律風(fēng)險(xiǎn)的采購項(xiàng)目，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施，放棄該采購項(xiàng)目。2.風(fēng)險(xiǎn)降低：對于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較高、影響程度較大的風(fēng)險(xiǎn)，如市場價(jià)格波動風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)等，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)降低措施，如與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款、加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)等。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：對于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較低、影響程度較大的風(fēng)險(xiǎn)，如信用風(fēng)險(xiǎn)等，可采取風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移措施，如要求供應(yīng)商提供擔(dān)保、購買商業(yè)保險(xiǎn)等。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性低、影響程度一般的風(fēng)險(xiǎn)，如內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)中的一些較小漏洞，可采取風(fēng)險(xiǎn)接受措施，通過加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督和管理，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性。四、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門自查：采購部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、供應(yīng)商管理情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.財(cái)務(wù)科監(jiān)督：財(cái)務(wù)科應(yīng)加強(qiáng)對采購付款的審核和監(jiān)督，確保采購款項(xiàng)支付的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性。同時(shí)，財(cái)務(wù)科應(yīng)定期對采購項(xiàng)目的成本進(jìn)行分析和監(jiān)控，提出降低采購成本的建議。3.審計(jì)部門審計(jì)：審計(jì)部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況、采購活動的合法性和效益性等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出審計(jì)意見和建議，并督促相關(guān)部門整改。（二）外部監(jiān)督1.接受政府監(jiān)管部門監(jiān)督：公司應(yīng)積極配合政府監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供采購業(yè)務(wù)相關(guān)資料，確保采購活動符合國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.接受社會監(jiān)督：公