PAGE餐飲采購部內控制度一、總則（一）目的為加強公司餐飲采購部的內部控制，規(guī)范采購流程，確保采購活動的合法性、合規(guī)性和效益性，保障公司餐飲業(yè)務的正常運營，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司餐飲采購部的所有采購活動，包括食材、調料、廚具、餐具等物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.合規(guī)性原則：嚴格按照公司規(guī)定的采購流程和審批制度進行操作，確保采購過程規(guī)范有序。3.效益性原則：在保證采購物資質量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。4.公正性原則：采購活動應公平、公正、公開，杜絕不正當交易和利益輸送。5.保密性原則：涉及采購的商業(yè)機密和敏感信息應嚴格保密，防止泄露。二、采購流程（一）需求申請1.各餐飲部門根據業(yè)務需求，填寫《采購需求申請表》，詳細注明所需物資的名稱、規(guī)格、數量、預計到貨時間等信息。2.《采購需求申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部。（二）采購計劃制定1.采購部收到《采購需求申請表》后，進行匯總整理，并結合庫存情況，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格、數量、采購時間、采購預算等內容。3.采購計劃經采購部負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。（三）供應商選擇與管理1.采購部根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行資質審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、食品經營許可證、產品質量認證等相關證件的審核。3.建立供應商評估體系，對供應商的產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面進行綜合評估。4.根據評估結果，選擇合格的供應商，并與其簽訂《采購合同》。5.定期對供應商進行考核評價，對于表現不佳的供應商，及時采取警告、暫停合作、終止合同等措施。（四）采購實施1.采購部根據采購計劃和《采購合同》，向供應商發(fā)出采購訂單。2.采購訂單應明確采購物資的名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨時間、交貨地點等內容。3.采購人員應跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調，確保物資按時、按質、按量供應。（五）驗收入庫1.物資到貨前，采購部應通知相關部門做好驗收準備工作。2.驗收人員根據采購訂單和相關標準，對物資的名稱、規(guī)格、數量、質量等進行逐一驗收。3.驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)，并填寫《入庫單》。4.驗收不合格的物資，采購部應及時與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。（六）付款結算1.采購部根據《采購合同》和《入庫單》，填寫《付款申請單》，報公司財務部門審核。2.財務部門審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。3.采購部應及時與供應商核對賬目，確保付款金額準確無誤。三、采購審批制度（一）審批流程1.采購金額在[X]元以下的，由采購部負責人審批。2.采購金額在[X]元至[X]元之間的，由公司分管領導審批。3.采購金額在[X]元以上的，由公司總經理審批。（二）審批要求1.審批人員應認真審核采購申請的必要性、合理性和合規(guī)性，確保采購活動符合公司利益和相關規(guī)定。2.對于重大采購項目，審批人員應組織相關部門進行論證和評審，確保采購決策科學合理。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、供應商壟斷、原材料短缺等風險。2.質量風險：采購物資不符合質量標準，影響餐飲服務質量。3.合同風險：合同條款不明確、合同執(zhí)行不到位等風險。4.人員風險：采購人員貪污受賄、泄露商業(yè)機密等風險。（二）風險應對措施1.市場風險應對措施建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時機。與多家供應商建立合作關系，避免過度依賴單一供應商。加強與供應商的溝通協(xié)調，共同應對原材料短缺等問題。2.質量風險應對措施嚴格供應商資質審查和產品質量檢驗，確保采購物資符合質量標準。建立質量追溯機制，對出現質量問題的物資，及時追溯源頭并采取相應措施。3.合同風險應對措施簽訂詳細、明確的采購合同，明確雙方權利義務和違約責任。加強合同執(zhí)行過程的監(jiān)督和管理，確保合同條款得到有效執(zhí)行。4.人員風險應對措施加強采購人員的職業(yè)道德教育和培訓，提高其廉潔自律意識。建立健全內部監(jiān)督機制，對采購人員的行為進行定期檢查和監(jiān)督。對違反規(guī)定的采購人員，依法依規(guī)嚴肅處理。五、采購檔案管理（一）檔案內容1.采購需求申請表、采購計劃、采購訂單、采購合同等采購文件。2.供應商資質審查文件、評估報告、考核評價記錄等供應商管理文件。3.驗收入庫單、付款申請單、發(fā)票等采購業(yè)務憑證。4.其他與采購活動相關的文件和資料。（二）檔案保管1.采購檔案由采購部指定專人負責保管，確保檔案的完整性和安全性。2.采購檔案應按照時間順序和類別進行分類整理，便于查閱和管理。3.采購檔案的保管期限為[X]年，期滿后按照公司檔案管理規(guī)定進行銷毀。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對餐飲采購部的采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購制度的遵守情況等。2.采購部應定期對采購工作進行自查自糾，發(fā)現問題及時整改。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關部門的監(jiān)督檢查，如市場監(jiān)管部門、稅務部門等。2.積極配合社會公眾