PAGE設(shè)備質(zhì)保金內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司設(shè)備質(zhì)保金管理，規(guī)范質(zhì)保金的收取、使用、退還等流程，確保公司資金安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及設(shè)備采購(gòu)及質(zhì)保金管理的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于設(shè)備的銷售、采購(gòu)、租賃等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保質(zhì)保金管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：對(duì)質(zhì)保金管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和控制，保障公司資金安全。3.規(guī)范操作原則：明確各環(huán)節(jié)操作流程和要求，確保質(zhì)保金管理工作規(guī)范有序。4.權(quán)責(zé)對(duì)等原則：明確各部門及人員在質(zhì)保金管理中的職責(zé)和權(quán)限，做到權(quán)責(zé)對(duì)等。二、職責(zé)分工（一）銷售部門1.負(fù)責(zé)與客戶簽訂設(shè)備銷售合同，明確質(zhì)保金條款，包括質(zhì)保金金額、支付方式、退還條件等。2.跟蹤客戶質(zhì)保期內(nèi)設(shè)備使用情況，及時(shí)反饋設(shè)備質(zhì)量問題，協(xié)助相關(guān)部門處理質(zhì)保事宜。3.負(fù)責(zé)質(zhì)保期滿后，根據(jù)合同約定及實(shí)際情況，向客戶申請(qǐng)退還質(zhì)保金，并提供相關(guān)證明材料。（二）采購(gòu)部門1.在采購(gòu)設(shè)備時(shí)，與供應(yīng)商協(xié)商質(zhì)保金條款，明確質(zhì)保金金額、支付方式、退還條件等，并將相關(guān)條款納入采購(gòu)合同。2.跟蹤供應(yīng)商質(zhì)保期內(nèi)設(shè)備售后服務(wù)情況，及時(shí)反饋設(shè)備質(zhì)量問題，督促供應(yīng)商履行質(zhì)保義務(wù)。3.負(fù)責(zé)質(zhì)保期滿后，根據(jù)合同約定及實(shí)際情況，向供應(yīng)商申請(qǐng)退還質(zhì)保金，并提供相關(guān)證明材料。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)質(zhì)保金的收取、核算、存儲(chǔ)和支付管理，確保質(zhì)保金資金安全。2.建立質(zhì)保金臺(tái)賬，詳細(xì)記錄質(zhì)保金的收取、使用、退還等情況，定期與銷售部門、采購(gòu)部門核對(duì)賬目。3.根據(jù)銷售部門、采購(gòu)部門提供的申請(qǐng)及相關(guān)證明材料，審核后辦理質(zhì)保金的退還手續(xù)。4.對(duì)質(zhì)保金管理情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司決策提供依據(jù)。（四）質(zhì)量部門1.負(fù)責(zé)制定設(shè)備質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，參與設(shè)備驗(yàn)收工作，確保設(shè)備質(zhì)量符合要求。2.在質(zhì)保期內(nèi)，對(duì)設(shè)備質(zhì)量問題進(jìn)行鑒定和評(píng)估，出具質(zhì)量報(bào)告，明確責(zé)任歸屬。3.協(xié)助銷售部門、采購(gòu)部門處理質(zhì)保事宜，提供技術(shù)支持和解決方案。（五）法務(wù)部門1.審核設(shè)備銷售合同、采購(gòu)合同中的質(zhì)保金條款，確保條款合法合規(guī)，維護(hù)公司利益。2.對(duì)質(zhì)保金管理過程中涉及的法律問題提供咨詢和指導(dǎo)，協(xié)助處理法律糾紛。三、質(zhì)保金的收?。ㄒ唬┦杖∫罁?jù)及標(biāo)準(zhǔn)1.質(zhì)保金的收取應(yīng)依據(jù)設(shè)備銷售合同或采購(gòu)合同的約定執(zhí)行，合同中應(yīng)明確質(zhì)保金的金額、支付比例、支付時(shí)間等條款。2.質(zhì)保金金額一般不低于設(shè)備合同總金額的[X]%，具體比例可根據(jù)設(shè)備性質(zhì)、使用年限、風(fēng)險(xiǎn)程度等因素由公司與客戶或供應(yīng)商協(xié)商確定。（二）收取流程1.銷售部門或采購(gòu)部門在簽訂設(shè)備銷售合同或采購(gòu)合同后，應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給財(cái)務(wù)部門備案。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定，在客戶或供應(yīng)商支付設(shè)備款項(xiàng)時(shí)，按照規(guī)定比例收取質(zhì)保金，并開具收款憑證。3.質(zhì)保金應(yīng)存入公司指定的銀行賬戶，實(shí)行專戶管理，不得與其他資金混用。四、質(zhì)保金的使用（一）使用范圍1.用于支付因設(shè)備質(zhì)量問題導(dǎo)致的維修、更換零部件等費(fèi)用。2.支付因設(shè)備質(zhì)量問題給公司或客戶造成的損失賠償費(fèi)用。3.經(jīng)公司批準(zhǔn)的其他與設(shè)備質(zhì)保相關(guān)的費(fèi)用支出。（二）使用流程1.質(zhì)量部門在質(zhì)保期內(nèi)發(fā)現(xiàn)設(shè)備質(zhì)量問題后，應(yīng)及時(shí)通知銷售部門或采購(gòu)部門，并出具質(zhì)量報(bào)告。2.銷售部門或采購(gòu)部門根據(jù)質(zhì)量報(bào)告，與客戶或供應(yīng)商協(xié)商解決質(zhì)保問題，并提出質(zhì)保金使用申請(qǐng)。3.申請(qǐng)應(yīng)包括質(zhì)量問題描述、損失情況說明、維修或賠償方案、預(yù)計(jì)費(fèi)用金額等內(nèi)容，并附上質(zhì)量報(bào)告、維修或賠償協(xié)議等相關(guān)證明材料。4.財(cái)務(wù)部門收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容及相關(guān)證明材料進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部門按照審批意見辦理質(zhì)保金支付手續(xù)，并進(jìn)行賬務(wù)處理。五、質(zhì)保期管理（一）質(zhì)保期的確定1.質(zhì)保期應(yīng)按照設(shè)備銷售合同或采購(gòu)合同的約定執(zhí)行，一般自設(shè)備驗(yàn)收合格之日起計(jì)算。2.對(duì)于一些特殊設(shè)備或有特殊要求的項(xiàng)目，質(zhì)保期可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)，但應(yīng)在合同中明確約定。（二）質(zhì)保期內(nèi)的管理措施1.銷售部門或采購(gòu)部門應(yīng)定期跟蹤客戶或供應(yīng)商質(zhì)保期內(nèi)設(shè)備使用情況，及時(shí)了解設(shè)備運(yùn)行狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)溝通協(xié)調(diào)。2.質(zhì)量部門應(yīng)建立設(shè)備質(zhì)量跟蹤檔案，記錄設(shè)備質(zhì)保期內(nèi)的質(zhì)量問題及處理情況，為質(zhì)保金管理提供依據(jù)。3.各部門應(yīng)積極配合，共同做好設(shè)備售后服務(wù)工作，確保在質(zhì)保期內(nèi)及時(shí)解決設(shè)備質(zhì)量問題，提高客戶滿意度。（三）質(zhì)保期屆滿的確認(rèn)1.質(zhì)保期屆滿前，銷售部門或采購(gòu)部門應(yīng)提前通知客戶或供應(yīng)商，提醒其準(zhǔn)備質(zhì)保期屆滿相關(guān)資料。2.質(zhì)保期屆滿后，由銷售部門或采購(gòu)部門組織相關(guān)人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查驗(yàn)收，確認(rèn)設(shè)備是否存在質(zhì)量問題。3.如設(shè)備無(wú)質(zhì)量問題，由銷售部門或采購(gòu)部門出具質(zhì)保期屆滿確認(rèn)報(bào)告，并提交給財(cái)務(wù)部門作為退還質(zhì)保金的依據(jù)。六、質(zhì)保金的退還（一）退還條件1.質(zhì)保期屆滿，且設(shè)備無(wú)質(zhì)量問題或雖有質(zhì)量問題但已按照合同約定處理完畢。2.客戶或供應(yīng)商已履行合同約定的其他義務(wù)，如售后服務(wù)承諾、培訓(xùn)義務(wù)等。（二）退還流程1.銷售部門或采購(gòu)部門在質(zhì)保期屆滿后，根據(jù)設(shè)備檢查驗(yàn)收情況及相關(guān)資料，向財(cái)務(wù)部門提交質(zhì)保金退還申請(qǐng)。2.申請(qǐng)應(yīng)包括質(zhì)保期屆滿確認(rèn)報(bào)告、設(shè)備驗(yàn)收情況說明、客戶或供應(yīng)商反饋意見等內(nèi)容，并附上相關(guān)證明材料。3.財(cái)務(wù)部門收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容及相關(guān)證明材料進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定及審批意見辦理質(zhì)保金退還手續(xù)，將質(zhì)保金退還至客戶或供應(yīng)商指定賬戶，并開具退款憑證。（三）特殊情況的處理1.如質(zhì)保期內(nèi)設(shè)備出現(xiàn)質(zhì)量問題，經(jīng)多次維修仍無(wú)法正常使用，或給公司或客戶造成重大損失的，公司有權(quán)扣除部分或全部質(zhì)保金，并依法追究供應(yīng)商或客戶的責(zé)任。2.如客戶或供應(yīng)商對(duì)質(zhì)保金退還存在異議，應(yīng)在收到公司退還通知后的[X]個(gè)工作日內(nèi)提出書面異議，并提供相關(guān)證明材料。公司應(yīng)在收到異議后進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如確實(shí)存在問題，應(yīng)及時(shí)調(diào)整退還金額或處理方式。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)質(zhì)保金管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查質(zhì)保金的收取、使用、退還等流程是否合規(guī)，賬目是否清晰準(zhǔn)確。2.審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）定期檢查1.財(cái)務(wù)部門每月對(duì)質(zhì)保金臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，確保賬目記錄準(zhǔn)確無(wú)誤。2.銷售部門、采購(gòu)部門每季度對(duì)質(zhì)保期內(nèi)設(shè)備使用情況及質(zhì)保金管理情況進(jìn)行總結(jié)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于在質(zhì)保金管理過程中違反本制度規(guī)定的部門及人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)