PAGE紀(jì)檢采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在加強(qiáng)公司采購活動的內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，確保采購活動合法合規(guī)、公開透明、高效有序，保障公司利益，促進(jìn)公司健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.合規(guī)性原則：采購流程應(yīng)符合公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保各環(huán)節(jié)操作規(guī)范。3.公開透明原則：采購信息應(yīng)公開披露，采購過程應(yīng)接受監(jiān)督，保證公平競爭。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的合理性和采購效益的最大化。5.制衡原則：建立健全采購各環(huán)節(jié)的職責(zé)分工和制衡機(jī)制，防止權(quán)力濫用。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購戰(zhàn)略和政策，對采購活動進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行部門采購部門作為采購活動的執(zhí)行主體，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)公司需求編制采購計(jì)劃，明確采購項(xiàng)目、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)算等要求。2.尋找合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題。5.整理和保管采購文件、資料，建立采購檔案。（三）紀(jì)檢監(jiān)督部門紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行全程監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)、公正透明。其主要職責(zé)包括：1.制定采購監(jiān)督計(jì)劃，明確監(jiān)督重點(diǎn)和方式。2.對采購項(xiàng)目的立項(xiàng)、招標(biāo)、評標(biāo)、合同簽訂等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查。3.受理采購活動中的投訴舉報(bào)，對違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查處理。4.定期對采購內(nèi)控制度的執(zhí)行情況進(jìn)行評估，提出改進(jìn)建議。（四）其他相關(guān)部門1.需求部門：提出采購需求，參與采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格制定、供應(yīng)商選擇等工作。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的支付，對采購成本進(jìn)行核算和分析。3.法務(wù)部門：為采購活動提供法律咨詢和支持，審查采購合同的合法性和有效性。三、采購流程控制（一）采購計(jì)劃制定1.需求部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要和實(shí)際工作需求，定期編制采購需求計(jì)劃，并提交給采購部門。2.采購部門對需求部門提交的采購需求計(jì)劃進(jìn)行匯總、分析和審核，結(jié)合公司庫存情況、預(yù)算安排等因素，制定年度、季度和月度采購計(jì)劃。3.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)采購決策委員會審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，考察其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平等方面情況。對于符合基本要求的供應(yīng)商，采購部門組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，評估其綜合實(shí)力。2.供應(yīng)商評估與準(zhǔn)入采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格合理性等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為合格供應(yīng)商、優(yōu)秀供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商。對于合格供應(yīng)商，采購部門將其納入公司供應(yīng)商名錄，并與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)。3.供應(yīng)商動態(tài)管理采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評價(jià)，及時(shí)掌握供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量變化等情況。對于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲、售后服務(wù)不到位等情況的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)與其溝通協(xié)商，要求其限期整改。對于整改后仍不符合要求的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)將其從供應(yīng)商名錄中剔除，并停止與其合作。（三）采購方式選擇1.根據(jù)采購項(xiàng)目的性質(zhì)、金額、市場供應(yīng)情況等因素，采購部門選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)采購等。2.公開招標(biāo)：適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場競爭充分的采購項(xiàng)目。采購部門應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。3.邀請招標(biāo)：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目，或者采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項(xiàng)目總價(jià)值的比例過大的項(xiàng)目。采購部門應(yīng)向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書，組織招標(biāo)活動。4.競爭性談判：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目，或者技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項(xiàng)目，或者采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的項(xiàng)目，或者不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的項(xiàng)目。采購部門應(yīng)與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。5.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目，或者必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項(xiàng)目。采購部門應(yīng)與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購合同。6.詢價(jià)采購：適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目。采購部門應(yīng)向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況確定成交供應(yīng)商。（四）采購實(shí)施1.招標(biāo)采購采購部門按照選定的采購方式，編制招標(biāo)文件或談判文件等采購文件。采購文件應(yīng)明確采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。采購部門發(fā)布采購公告或邀請書，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)或談判。采購部門組織開標(biāo)、評標(biāo)或談判活動，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評審，確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。2.非招標(biāo)采購對于采用競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)采購等非招標(biāo)采購方式的項(xiàng)目，采購部門應(yīng)按照相應(yīng)的采購程序進(jìn)行操作。在談判或詢價(jià)過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通，了解其報(bào)價(jià)和方案，進(jìn)行比較和分析，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。（五）合同簽訂與履行1.合同簽訂采購部門根據(jù)評審結(jié)果，與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同簽訂前，應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好合同履行的準(zhǔn)備工作。2.合同履行需求部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的履行情況，及時(shí)向采購部門反饋合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。采購部門應(yīng)督促供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交付貨物或提供服務(wù)。財(cái)務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)辦理付款手續(xù)。（六）采購驗(yàn)收1.采購項(xiàng)目完成后，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員對采購貨物或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫驗(yàn)收報(bào)告。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)包括驗(yàn)收項(xiàng)目、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收結(jié)果等內(nèi)容。3.對于驗(yàn)收合格的采購項(xiàng)目，需求部門應(yīng)在驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn)。對于驗(yàn)收不合格的采購項(xiàng)目，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其采取補(bǔ)貨、換貨、退貨、降價(jià)等措施，直至驗(yàn)收合格。四、紀(jì)檢監(jiān)督措施（一）事前監(jiān)督1.紀(jì)檢部門參與采購項(xiàng)目的立項(xiàng)審批，對采購項(xiàng)目的必要性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提出意見和建議。2.紀(jì)檢部門對采購計(jì)劃的制定過程進(jìn)行監(jiān)督，檢查采購計(jì)劃是否符合公司實(shí)際需求和預(yù)算安排，是否存在不合理的采購需求。（二）事中監(jiān)督1.紀(jì)檢部門對采購招標(biāo)、談判等活動進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)，是否存在違規(guī)操作、泄露標(biāo)底、串通投標(biāo)等行為。2.紀(jì)檢部門對評標(biāo)、談判過程進(jìn)行監(jiān)督，檢查評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)是否公正、合理，談判過程是否公開、透明，是否存在偏袒特定供應(yīng)商等情況。3.紀(jì)檢部門對采購合同簽訂過程進(jìn)行監(jiān)督，檢查合同條款是否符合公司利益和法律法規(guī)要求，是否存在損害公司利益的條款。（三）事后監(jiān)督1.紀(jì)檢部門對采購項(xiàng)目的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，檢查供應(yīng)商是否按照合同約定履行義務(wù)，采購資金是否按照規(guī)定支付，采購貨物或服務(wù)是否及時(shí)驗(yàn)收等。2.紀(jì)檢部門受理采購活動中的投訴舉報(bào)，對投訴舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，對違規(guī)行為依法依規(guī)進(jìn)行處理。3.紀(jì)檢部門定期對采購內(nèi)控制度的執(zhí)行情況進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善采購內(nèi)控制度。五、信息與檔案管理（一）采購信息管理1.采購部門應(yīng)建立采購信息管理系統(tǒng)，及時(shí)記錄和更新采購項(xiàng)目的相關(guān)信息，包括采購計(jì)劃、供應(yīng)商信息、采購文件、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告等。2.采購信息應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行訪問和使用，確保信息的安全和保密。3.采購部門應(yīng)定期對采購信息進(jìn)行整理和分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）采購檔案管理1.采購部門應(yīng)建立健全采購檔案管理制度，明確采購檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等要求。2.采購檔案應(yīng)包括采購項(xiàng)目的所有文件和資料，如采購申請、采購計(jì)劃、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告等。3.采購檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，裝訂成冊，妥善保管。保管期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定要求。4.采購檔案的查閱應(yīng)履行審批手續(xù)，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、銷毀檔案。六、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.在采購活動中，存在以下行為之一的，屬于違規(guī)行為：違反國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度進(jìn)行采購活動。采購過程中存在弄虛作假、徇私舞弊、濫用職權(quán)等行為。與供應(yīng)商串通投標(biāo)、圍標(biāo)，損害公司利益。泄露采購機(jī)密信息。擅自變更采購合同條款，損害公司利益。