PAGE行政內控制度手冊一、總則（一）目的本行政內控制度手冊旨在規(guī)范公司行政工作流程，加強內部控制，提高行政工作效率，確保公司各項行政事務合法、合規(guī)、有序進行，保護公司資產安全，防范行政風險，為公司的穩(wěn)定運營和發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的行政部門，涵蓋行政工作的各個方面，包括但不限于辦公用品管理、固定資產管理、車輛管理、會議管理、文件管理、印章管理、接待管理等。（三）制定依據(jù)本制度依據(jù)國家相關法律法規(guī)，如《中華人民共和國會計法》、《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》等，以及公司的實際情況和管理需求制定。（四）基本原則1.合法性原則：行政工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司的各項規(guī)章制度。2.全面性原則：涵蓋行政工作的各個環(huán)節(jié)，確保不留死角。3.制衡性原則：明確各崗位和部門的職責權限，形成相互制約、相互監(jiān)督的機制。4.適應性原則：根據(jù)公司內外部環(huán)境的變化及時進行調整和完善。5.成本效益原則：在保證內部控制有效性的前提下，合理控制成本，提高行政工作效益。二、辦公用品管理（一）采購1.需求預測：各部門應定期提交辦公用品需求計劃，行政部門根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展情況和歷史使用數(shù)據(jù)進行綜合分析，預測辦公用品的需求數(shù)量和種類。2.供應商選擇：行政部門負責建立辦公用品供應商名錄，通過招標、詢價、比選等方式選擇優(yōu)質供應商。對供應商的資質、信譽、產品質量、價格等進行評估，確保采購的辦公用品符合公司要求。3.采購流程：行政部門根據(jù)需求預測結果編制采購計劃，經審批后向選定的供應商下達采購訂單。采購過程中要嚴格按照合同約定執(zhí)行，確保采購的及時性和準確性。（二）入庫1.驗收標準：辦公用品到貨后，行政部門應按照采購合同和相關標準進行驗收。檢查辦公用品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量等是否與訂單一致，對不符合要求的產品及時與供應商溝通處理。2.入庫登記：驗收合格的辦公用品應及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，詳細記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫日期、供應商等信息。入庫單應一式多聯(lián)，分別由采購部門、倉庫管理部門、財務部門留存。（三）領用1.領用流程：員工領用辦公用品時，應填寫領用申請表，注明領用物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，經部門負責人審批后到倉庫領取。倉庫管理人員根據(jù)領用申請表發(fā)放辦公用品，并在領用申請表上簽字確認。2.限量管理：行政部門應根據(jù)辦公用品的性質和使用頻率，制定合理的領用限量標準，避免浪費。對于貴重辦公用品，如電腦、打印機等，應實行專人專管，嚴格控制領用和使用情況。（四）庫存管理1.盤點清查：倉庫管理人員應定期對辦公用品進行盤點清查，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次。盤點結束后，應編制盤點報告，對盤盈、盤虧情況進行分析和說明，并提出處理建議。2.庫存預警：行政部門應建立庫存預警機制，設定庫存上限和下限。當庫存數(shù)量接近預警值時，及時發(fā)出預警信號，提醒采購人員進行補貨，避免因庫存短缺影響工作正常開展，同時防止庫存積壓占用資金。三、固定資產管理（一）固定資產的定義與分類1.定義：本制度所指固定資產是指公司為生產商品、提供勞務、出租或經營管理而持有的，使用壽命超過一個會計年度的有形資產。2.分類：固定資產分為房屋及建筑物、機器設備、運輸設備、電子設備、辦公家具及其他設備等類別。行政部門應根據(jù)公司實際情況制定詳細的固定資產目錄，明確各類固定資產的具體范圍和標準。（二）購置1.預算編制：各部門根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要，提出固定資產購置申請，行政部門匯總后編制固定資產購置預算，經公司領導審批后納入公司年度預算管理。2.采購流程：固定資產采購應按照公司采購管理制度執(zhí)行，通過招標、詢價、比選等方式選擇供應商。采購過程中要嚴格控制采購成本，確保采購的固定資產質量可靠、性能符合要求。3.驗收與入賬：固定資產到貨后，行政部門應組織相關人員進行驗收，驗收合格后填寫驗收報告。財務部門根據(jù)驗收報告和采購發(fā)票等憑證進行固定資產入賬處理，建立固定資產臺賬，詳細記錄固定資產的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置日期、購置價格、使用部門等信息。（三）折舊與攤銷1.折舊方法：固定資產折舊采用平均年限法，根據(jù)固定資產的預計使用壽命和預計凈殘值率計算折舊額。折舊年限和凈殘值率應按照國家相關規(guī)定和公司實際情況確定，并報稅務機關備案。2.攤銷管理：對于使用壽命有限的無形資產，應按照直線法進行攤銷，攤銷期限應根據(jù)無形資產的預計使用壽命確定。行政部門應定期對無形資產進行評估，如有減值跡象，應及時計提減值準備。（四）使用與維護1.責任落實：各部門負責本部門固定資產的日常使用和維護管理，指定專人負責固定資產的保管和使用，確保固定資產的安全和正常運行。2.維護計劃：行政部門應制定固定資產維護計劃，定期對固定資產進行檢查、保養(yǎng)和維修。對于大型設備或關鍵設備，應建立專門的維護檔案，記錄維護情況和維修歷史。3.資產轉移：公司內部部門之間固定資產的轉移，應填寫資產轉移申請表，經轉出部門和轉入部門負責人審批后辦理轉移手續(xù)。行政部門應及時更新固定資產臺賬，確保資產信息的準確性。（五）處置1.處置申請：固定資產達到報廢條件或因其他原因需要處置時，使用部門應填寫固定資產處置申請表，詳細說明處置原因、資產狀況等信息，經行政部門和財務部門審核后報公司領導審批。2.處置方式：固定資產處置方式包括報廢、出售、捐贈等。處置過程中應按照國家相關規(guī)定和公司內部程序進行，確保處置價格合理、處置過程公開透明。3.賬務處理：財務部門根據(jù)固定資產處置審批文件和相關憑證進行賬務處理，核銷固定資產賬面價值，同時記錄處置收入或損失。行政部門應及時更新固定資產臺賬，確保資產信息與財務賬目一致。四、車輛管理（一）車輛購置與配置1.購置計劃：根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要和實際用車需求，行政部門制定車輛購置計劃，經公司領導審批后納入公司年度預算管理。車輛購置應優(yōu)先考慮環(huán)保、節(jié)能車型，符合國家相關政策要求。2.車輛配置：行政部門根據(jù)公司各部門的工作性質和用車需求，合理配置車輛。對于重要崗位和經常外出辦公的人員，可根據(jù)實際情況配備專用車輛；對于一般性公務用車，實行集中調配使用。（二）車輛調度與使用1.調度流程：員工因工作需要使用車輛時，應提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點、事由等信息，經部門負責人審批后提交行政部門車輛調度員。車輛調度員根據(jù)車輛使用情況和申請順序進行合理調度，安排車輛使用，并及時通知駕駛員。2.使用規(guī)范：駕駛員應嚴格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，文明行車。車輛使用過程中，應按照規(guī)定的用途和路線行駛，不得擅自改變行車路線或從事與工作無關的活動。嚴禁公車私用，如有違反，將嚴肅追究相關人員責任。（三）車輛維修與保養(yǎng)1.維修保養(yǎng)計劃：行政部門應制定車輛維修保養(yǎng)計劃，定期對車輛進行檢查、保養(yǎng)和維修。駕駛員發(fā)現(xiàn)車輛存在故障或異常情況時，應及時報告車輛調度員，由車輛調度員安排車輛維修。2.維修審批：車輛維修前，駕駛員應填寫車輛維修申請表，注明維修項目、維修預算等信息，經車輛調度員審核后報行政部門負責人審批。維修費用超過一定金額的，還需報公司領導審批。3.維修管理：行政部門應選擇資質合格、信譽良好的汽車維修廠進行車輛維修。維修過程中，應加強對維修質量和維修費用的監(jiān)督，確保維修質量可靠，維修費用合理。維修完成后，駕駛員應驗收維修情況，并在維修發(fā)票上簽字確認。（四）車輛費用管理1.燃油管理：車輛燃油實行統(tǒng)一充值管理，駕駛員憑加油卡到指定加油站加油。行政部門應定期對車輛燃油消耗情況進行統(tǒng)計分析，控制燃油成本。2.保險管理：車輛保險由行政部門統(tǒng)一辦理，根據(jù)車輛價值和使用情況選擇合適的保險險種和保險公司。保險費用應按照公司財務制度進行核算和報銷。3.其他費用：車輛的年檢費、路橋費、停車費等其他費用，應按照公司相關規(guī)定進行報銷和管理。行政部門應建立車輛費用臺賬，詳細記錄各項費用的支出情況，定期進行核對和分析。五、會議管理（一）會議分類與計劃1.會議分類：公司會議分為董事會會議、總經理辦公會、部門例會、專題會議等類別。不同類型的會議具有不同的組織形式和參會人員范圍。2.會議計劃：行政部門應根據(jù)公司工作安排和實際需要，制定年度會議計劃，明確各類會議的召開時間、地點、參會人員、會議主題等信息。會議計劃應提前報公司領導審批，并根據(jù)實際情況進行調整。（二）會議籌備1.會議通知：行政部門應根據(jù)會議計劃提前發(fā)出會議通知，明確會議的時間、地點、參會人員、會議議程、會議要求等信息。會議通知應采用書面、郵件、短信等多種方式發(fā)送，確保參會人員及時收到通知。2.會議資料準備：根據(jù)會議議程，行政部門負責準備會議所需的資料，如會議文件、報告、演示文稿等。會議資料應提前發(fā)放給參會人員，以便參會人員提前了解會議內容，做好發(fā)言準備。3.會議場地布置：根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，行政部門負責選擇合適的會議場地，并進行布置。會議場地應整潔、舒適、通風良好，配備必要的會議設備，如投影儀、音響、麥克風等。（三）會議組織與記錄1.會議組織：會議主持人應按照會議議程組織會議，確保會議有序進行。參會人員應按時參加會議，遵守會議紀律，積極發(fā)言，認真討論會議議題。2.會議記錄：行政部門應安排專人負責會議記錄，記錄會議的主要內容、討論結果、決議事項等信息。會議記錄應準確、完整、清晰，會后及時整理成會議紀要，經會議主持人審核后發(fā)送給參會人員和相關部門。（四）會議后續(xù)跟進1.決議執(zhí)行：各部門應按照會議決議要求，認真落實各項工作任務。行政部門負責對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，及時向公司領導匯報決議執(zhí)行進展情況。2.文件歸檔：會議結束后，行政部門應將會議資料、會議記錄、會議紀要等文件進行整理歸檔，妥善保存，以備查閱。六、文件管理（一）文件分類與編號1.文件分類：公司文件分為行政文件、業(yè)務文件、財務文件、人事文件等類別。行政文件包括公司規(guī)章制度、通知、報告、請示等；業(yè)務文件包括各類業(yè)務合同、協(xié)議、項目文檔等；財務文件包括財務報表、會計憑證、審計報告等；人事文件包括員工檔案、勞動合同、薪酬福利文件等。2.文件編號：行政部門應建立文件編號規(guī)則，對各類文件進行統(tǒng)一編號。文件編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的識別、查詢和管理。（二）文件起草與審核1.文件起草：文件起草部門應根據(jù)工作需要和相關要求，認真起草文件內容。文件起草應語言規(guī)范、邏輯清晰、內容準確，確保文件符合公司實際情況和法律法規(guī)要求。2.文件審核：文件起草完成后，應提交部門負責人進行審核。部門負責人應重點審核文件的內容是否準確、完整，格式是否規(guī)范，是否符合公司相關政策和制度要求。對于重要文件，還需提交公司領導進行審批。（三）文件印發(fā)與發(fā)放1.文件印發(fā)：經審核和審批后的文件，由行政部門負責印發(fā)。文件印發(fā)應按照規(guī)定的格式和份數(shù)進行，確保文件質量和發(fā)放范圍準確無誤。2.文件發(fā)放：行政部門應根據(jù)文件的發(fā)放范圍，及時將文件發(fā)放給相關部門和人員。文件發(fā)放可采用紙質文件發(fā)放、電子文件傳輸?shù)确绞竭M行，確保文件及時、準確送達。（四）文件歸檔與保管1.文件歸檔：文件辦理完畢后，行政部門應及時將文件進行歸檔。歸檔文件應按照文件類別、時間順序等進行分類整理，編制歸檔目錄，便于查找和利用。2.文件保管：行政部門應指定專人負責文件保管工作，確保文件的安全和完整。文件保管應選擇合適的存儲設備和場所，定期對文件進行檢查和維護，防止文件損壞、丟失或泄密。（五）文件查閱與借閱1.文件查閱：公司內部人員因工作需要查閱文件時，應填寫文件查閱申請表，注明查閱文件的名稱、文號、查閱原因等信息，經部門負責人審批后到行政部門查閱。行政部門應安排專人負責文件查閱服務，確保查閱過程規(guī)范、有序。2.文件借閱：因特殊情況需要借閱文件的，應填寫文件借閱申請表，注明借閱文件的名稱、文號、借閱期限、借閱用途等信息，經部門負責人和行政部門負責人審批后辦理借閱手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱文件，按時歸還，不得擅自轉借、復印或泄露文件內容。七、印章管理（一）印章種類與保管1.印章種類：公司印章包括公章、法人章、財務專用章、合同專用章、部門印章等。不同印章具有不同的用途和使用范圍。2.印章保管：行政部門應指定專人負責印章保管工作，建立印章保管登記制度，詳細記錄印章的名稱、規(guī)格、啟用時間、保管人等信息。印章保管人員應妥善保管印章，確保印章安全，不得擅自將印章交予他人使用。（二）印章使用1.使用審批：印章使用前，應填寫印章使用申請表，注明使用印章的名稱、文號、使用事項、使用部門、使用人等信息，經相關部門負責人和公司領導審批后，方可使用印章。2.使用登記：印章使用過程中，印章保管人員應嚴格按照審批意見進行用印，并在印章使用登記簿上進行詳細登記，記錄用印時間、用印事項、用印文件名稱等信息。3.用印監(jiān)督：對于重要文件或涉及金額較大的合同用印，應實行雙人監(jiān)督用印制度，確保用印過程規(guī)范、準確。（三）印章停用與銷毀1.印章停用：因公司機構調整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時，行政部門應及時發(fā)布印章停用通知，并收回停用印章。2.印章銷毀：停用印章應按照公司規(guī)定進行銷毀，銷毀過程應進行詳細記錄，確保印章銷毀徹底、安全。印章銷毀記錄應保存一定期限，以備查閱。八、接待管理（一）接待原則與標準1.接待原則：公司接待工作應遵循熱情、周到、節(jié)儉、高效的原則，展示公司良好形象，促進公司業(yè)務發(fā)展。2.接待標準：根據(jù)來訪人員的身份、目的和來訪人數(shù)，制定合理的接待標準，包括接待規(guī)格、接待