PAGE應(yīng)急采購(gòu)內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司應(yīng)急采購(gòu)行為，確保應(yīng)急物資和服務(wù)的及時(shí)供應(yīng)，有效應(yīng)對(duì)各類(lèi)突發(fā)事件，保障公司正常運(yùn)營(yíng)和業(yè)務(wù)連續(xù)性，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)應(yīng)急采購(gòu)活動(dòng)的內(nèi)部控制，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件、社會(huì)安全事件等各類(lèi)突發(fā)事件時(shí)所進(jìn)行的應(yīng)急采購(gòu)活動(dòng)。（三）基本原則1.及時(shí)性原則應(yīng)急采購(gòu)應(yīng)在最短時(shí)間內(nèi)完成物資和服務(wù)的采購(gòu)，以滿足應(yīng)急處置的需求，確保應(yīng)急工作的順利開(kāi)展。2.有效性原則采購(gòu)的物資和服務(wù)應(yīng)能夠切實(shí)滿足應(yīng)急處置的實(shí)際需要，具備相應(yīng)的功能和質(zhì)量，有效支持應(yīng)急工作的實(shí)施。3.合規(guī)性原則應(yīng)急采購(gòu)活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、政策以及公司內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。4.成本效益原則在保證應(yīng)急物資和服務(wù)質(zhì)量的前提下，合理控制采購(gòu)成本，提高資金使用效益。二、應(yīng)急采購(gòu)的組織與職責(zé)（一）應(yīng)急采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組公司成立應(yīng)急采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司高層管理人員擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、使用部門(mén)等相關(guān)負(fù)責(zé)人。應(yīng)急采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和決策應(yīng)急采購(gòu)工作，其主要職責(zé)如下：1.審批應(yīng)急采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。2.協(xié)調(diào)解決應(yīng)急采購(gòu)過(guò)程中的重大問(wèn)題。3.監(jiān)督應(yīng)急采購(gòu)工作的執(zhí)行情況。（二）采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)具體實(shí)施應(yīng)急采購(gòu)工作，其職責(zé)如下：1.根據(jù)應(yīng)急需求，迅速制定應(yīng)急采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)物資和服務(wù)的種類(lèi)、數(shù)量、規(guī)格等要求。2.按照規(guī)定的采購(gòu)流程，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，確保采購(gòu)的及時(shí)性和有效性。3.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款等。4.跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保物資和服務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)應(yīng)急采購(gòu)資金的保障和管理，其職責(zé)如下：1.審核應(yīng)急采購(gòu)預(yù)算，確保資金的合理安排。2.及時(shí)支付采購(gòu)款項(xiàng)，保障供應(yīng)商的合法權(quán)益，同時(shí)加強(qiáng)資金監(jiān)管，防止資金濫用和浪費(fèi)。3.對(duì)應(yīng)急采購(gòu)資金的使用情況進(jìn)行核算和監(jiān)督，定期向應(yīng)急采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)資金使用情況。（四）使用部門(mén)使用部門(mén)負(fù)責(zé)提出應(yīng)急采購(gòu)需求，配合采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)工作，其職責(zé)如下：1.根據(jù)應(yīng)急處置的實(shí)際需要，準(zhǔn)確提供采購(gòu)物資和服務(wù)的詳細(xì)需求信息。2.參與供應(yīng)商的選擇和評(píng)估，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)確定合適的采購(gòu)方案。3.負(fù)責(zé)驗(yàn)收采購(gòu)的物資和服務(wù)，確保其符合應(yīng)急使用要求，并及時(shí)反饋使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。三、應(yīng)急采購(gòu)的流程（一）需求提出1.在突發(fā)事件發(fā)生后，使用部門(mén)應(yīng)立即對(duì)所需的物資和服務(wù)進(jìn)行評(píng)估，確定應(yīng)急采購(gòu)需求，并填寫(xiě)《應(yīng)急采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)交付時(shí)間等信息。2.《應(yīng)急采購(gòu)需求申請(qǐng)表》經(jīng)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，及時(shí)提交給采購(gòu)部門(mén)。（二）計(jì)劃制定采購(gòu)部門(mén)收到《應(yīng)急采購(gòu)需求申請(qǐng)表》后應(yīng)立即組織人員進(jìn)行審核，根據(jù)需求的緊急程度和實(shí)際情況，在[X]小時(shí)內(nèi)制定應(yīng)急采購(gòu)計(jì)劃。應(yīng)急采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)物資和服務(wù)的具體清單、采購(gòu)方式、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額、潛在供應(yīng)商名單等內(nèi)容。（三）審批應(yīng)急采購(gòu)計(jì)劃報(bào)應(yīng)急采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。應(yīng)急采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)完成審批工作。對(duì)于金額較大或情況較為復(fù)雜的應(yīng)急采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)急采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行專題研究和決策。（四）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)方式選擇根據(jù)應(yīng)急采購(gòu)的特點(diǎn)和需求，可選擇以下采購(gòu)方式：?jiǎn)我粊?lái)源采購(gòu)：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的物資和服務(wù)，如專利產(chǎn)品、特定規(guī)格的設(shè)備等。競(jìng)爭(zhēng)性談判：適用于采購(gòu)時(shí)間緊迫、采購(gòu)數(shù)量有限或有特殊要求的物資和服務(wù)，通過(guò)與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。詢價(jià)采購(gòu)：適用于采購(gòu)的物資和服務(wù)規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的情況，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，比較報(bào)價(jià)后選擇供應(yīng)商。2.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門(mén)按照選定的采購(gòu)方式，從潛在供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)充分考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、生產(chǎn)能力、供貨能力、價(jià)格水平等因素。對(duì)于新的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行必要的調(diào)查和評(píng)估，確保其具備提供合格物資和服務(wù)的能力。3.合同簽訂采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議。合同或協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。合同或協(xié)議簽訂后，應(yīng)及時(shí)報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)備案。（五）驗(yàn)收1.使用部門(mén)負(fù)責(zé)組織對(duì)應(yīng)急采購(gòu)的物資和服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同或協(xié)議的要求，對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等進(jìn)行逐一核對(duì)，對(duì)服務(wù)的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、效果等進(jìn)行檢查評(píng)估。2.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫(xiě)《應(yīng)急采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，并簽字確認(rèn)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資和服務(wù)，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨、整改等措施，直至驗(yàn)收合格。（六）付款1.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同或協(xié)議的約定以及驗(yàn)收合格的《應(yīng)急采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，及時(shí)辦理付款手續(xù)。付款時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審核相關(guān)憑證，確保付款金額準(zhǔn)確無(wú)誤，并按照公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定進(jìn)行支付。2.對(duì)于采用預(yù)付款方式的應(yīng)急采購(gòu)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在確保供應(yīng)商具備履約能力的前提下，按照合同約定支付預(yù)付款，并跟蹤供應(yīng)商的履約情況，防止預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)。四、應(yīng)急采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)由于突發(fā)事件導(dǎo)致市場(chǎng)供應(yīng)緊張，供應(yīng)商無(wú)法按時(shí)、按質(zhì)、按量提供物資和服務(wù)，影響應(yīng)急工作的開(kāi)展。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)在應(yīng)急采購(gòu)過(guò)程中，可能因時(shí)間緊迫、供應(yīng)商選擇不當(dāng)?shù)仍?，?dǎo)致采購(gòu)的物資和服務(wù)質(zhì)量不符合要求，無(wú)法滿足應(yīng)急使用需要。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急采購(gòu)可能因市場(chǎng)波動(dòng)、供應(yīng)商哄抬價(jià)格等因素，導(dǎo)致采購(gòu)成本過(guò)高，增加公司經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急采購(gòu)活動(dòng)如不符合法律法規(guī)和政策要求，可能引發(fā)法律糾紛，給公司帶來(lái)法律風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)急采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)定期對(duì)應(yīng)急采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，并根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立應(yīng)急物資儲(chǔ)備庫(kù)，提前儲(chǔ)備一定數(shù)量的常用應(yīng)急物資，以應(yīng)對(duì)緊急情況下的物資短缺。與多家供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，簽訂應(yīng)急采購(gòu)協(xié)議，確保在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)有多個(gè)可靠的供應(yīng)渠道。在采購(gòu)過(guò)程中，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，實(shí)時(shí)跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和供貨情況，及時(shí)解決供應(yīng)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)在選擇供應(yīng)商時(shí)，嚴(yán)格審查供應(yīng)商資質(zhì)，優(yōu)先選擇信譽(yù)良好、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商。加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量監(jiān)控，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量證明文件，必要時(shí)可進(jìn)行實(shí)地考察或抽檢。完善驗(yàn)收環(huán)節(jié)，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保采購(gòu)的物資和服務(wù)質(zhì)量符合要求。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立應(yīng)急采購(gòu)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，在采購(gòu)前對(duì)價(jià)格進(jìn)行比較和分析，合理確定采購(gòu)價(jià)格。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的物資和服務(wù)，可采用套期保值等金融工具進(jìn)行價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)管理。在采購(gòu)合同中明確價(jià)格調(diào)整條款，根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格變化情況合理調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)應(yīng)急采購(gòu)人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高其法律意識(shí)和合規(guī)意識(shí)。在采購(gòu)過(guò)程中，嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。對(duì)于重大應(yīng)急采購(gòu)項(xiàng)目，可聘請(qǐng)法律顧問(wèn)進(jìn)行全程指導(dǎo)和審核，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。五、應(yīng)急采購(gòu)的監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)應(yīng)急采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、采購(gòu)資金使用是否合理等情況。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期向應(yīng)急采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)應(yīng)急采購(gòu)工作進(jìn)展情況，接受領(lǐng)導(dǎo)小組的監(jiān)督檢查。3.使用部門(mén)應(yīng)積極配合內(nèi)部監(jiān)督工作，及時(shí)反饋應(yīng)急采購(gòu)過(guò)程中存在的問(wèn)題和意見(jiàn)建議。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)主動(dòng)接受政府有關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，及時(shí)報(bào)送應(yīng)急采購(gòu)相關(guān)信息，配合政府部門(mén)做好應(yīng)急物資儲(chǔ)備和調(diào)配等工作。2.對(duì)于涉及公共利益的重大應(yīng)急采購(gòu)項(xiàng)目，可邀請(qǐng)社會(huì)公眾參與監(jiān)督，提高采購(gòu)活動(dòng)的透明度和公信力。六、應(yīng)急采購(gòu)的信息管理（一）建立應(yīng)急采購(gòu)信息檔案采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立應(yīng)急采購(gòu)信息檔案，對(duì)應(yīng)急采購(gòu)項(xiàng)目的需求申請(qǐng)、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，確保應(yīng)急采購(gòu)信息的完整性和可追溯性。（二）信息共享與溝通1.建立應(yīng)急采購(gòu)信息共享平臺(tái)，采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、使用部門(mén)等相關(guān)人員可通過(guò)平臺(tái)實(shí)時(shí)共享應(yīng)急采購(gòu)信息，及時(shí)溝通工作進(jìn)展情況，提高應(yīng)急采購(gòu)工作效率。2