PAGE采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，確保公司采購活動(dòng)合法合規(guī)、高效有序，保障公司資產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動(dòng)，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益，實(shí)現(xiàn)公司利益最大化。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，遵循公平競爭原則，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有機(jī)會(huì)參與，保證采購結(jié)果公正合理。4.職責(zé)分離原則：采購業(yè)務(wù)的審批、執(zhí)行、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)應(yīng)相互分離，形成有效的制衡機(jī)制，防止舞弊行為。5.風(fēng)險(xiǎn)管理原則：對采購過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評估和控制，采取有效的防范措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。二、采購業(yè)務(wù)流程（一）采購需求申請1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購需求申請表，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.采購需求申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保需求合理、必要。對于重大采購項(xiàng)目，還需提交公司管理層審批。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部門收到經(jīng)審核的采購需求申請表后，結(jié)合公司庫存情況、采購周期等因素，制定采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的具體內(nèi)容、采購時(shí)間、采購預(yù)算等，并報(bào)采購部門負(fù)責(zé)人審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購物品或服務(wù)的特點(diǎn)、質(zhì)量要求、價(jià)格水平等因素，對供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評估采購部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或問卷調(diào)查，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、信譽(yù)狀況、價(jià)格水平等方面的情況。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行打分排序，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合作對象。3.供應(yīng)商準(zhǔn)入對于符合要求的供應(yīng)商，采購部門與其簽訂供應(yīng)商準(zhǔn)入?yún)f(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括供貨質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。將供應(yīng)商信息錄入公司供應(yīng)商管理系統(tǒng)，建立供應(yīng)商檔案，記錄其基本情況、合作歷史、評估結(jié)果等信息。4.供應(yīng)商考核與評價(jià)采購部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核評價(jià)。根據(jù)考核評價(jià)結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對不符合要求的供應(yīng)商采取警告、暫停合作、淘汰等措施。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商就采購物品或服務(wù)的具體條款進(jìn)行談判，達(dá)成一致后簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。3.采購合同簽訂前，需經(jīng)公司法律部門或法律顧問審核，確保合同符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。4.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財(cái)務(wù)部門、驗(yàn)收部門等，以便各部門按照合同要求履行職責(zé)。（五）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)采購合同要求，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.采購訂單應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解采購需求。3.在采購執(zhí)行過程中，如遇供應(yīng)商交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的解決措施，并記錄相關(guān)情況。（六）驗(yàn)收1.驗(yàn)收部門收到采購物品或服務(wù)后，應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等方面，確保采購物品或服務(wù)符合要求。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收部門出具驗(yàn)收報(bào)告，并簽字確認(rèn)。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商名稱、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收結(jié)果等信息。4.如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)問題，驗(yàn)收部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。對于不合格的采購物品或服務(wù)，應(yīng)要求供應(yīng)商采取換貨、補(bǔ)貨、降價(jià)等措施，直至驗(yàn)收合格。（七）付款1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，審核采購付款申請。2.采購付款申請應(yīng)包括采購合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、采購金額、付款方式、付款期限等信息，并經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)審批人員簽字確認(rèn)。3.財(cái)務(wù)部門審核無誤后，按照公司資金管理制度和付款審批流程辦理付款手續(xù)。4.對于貨到付款的采購項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在收到驗(yàn)收報(bào)告后及時(shí)付款；對于預(yù)付款或分期付款的采購項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款時(shí)間和金額進(jìn)行付款。三、采購內(nèi)部控制要點(diǎn)（一）采購預(yù)算控制1.公司應(yīng)建立采購預(yù)算管理制度，根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃和財(cái)務(wù)預(yù)算，編制采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)明確采購項(xiàng)目、采購金額、采購時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)公司管理層審批。3.在采購執(zhí)行過程中，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算控制采購支出，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。（二）采購審批控制1.公司應(yīng)明確采購業(yè)務(wù)的審批權(quán)限和審批流程，確保采購活動(dòng)經(jīng)過適當(dāng)?shù)膶徟?.采購需求申請、采購計(jì)劃、采購合同等重要采購文件應(yīng)按照規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批，未經(jīng)審批不得執(zhí)行。3.對于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)實(shí)行集體決策審批制度，確保采購決策的科學(xué)性和公正性。（三）采購過程控制1.采購部門應(yīng)建立采購業(yè)務(wù)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄采購項(xiàng)目的執(zhí)行情況，包括采購申請、采購計(jì)劃、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收報(bào)告、付款記錄等信息。2.采購部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)臺(tái)賬進(jìn)行核對和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決采購過程中存在的問題。3.公司應(yīng)加強(qiáng)對采購過程中的文件和資料的管理，確保采購文件和資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性。（四）采購風(fēng)險(xiǎn)控制1.公司應(yīng)識(shí)別采購過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)，如市場價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。2.采購部門應(yīng)關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握采購物品或服務(wù)的價(jià)格變化情況，采取適當(dāng)?shù)牟少彶呗裕档蛢r(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。3.公司應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理，建立供應(yīng)商信用評估體系，對供應(yīng)商的信譽(yù)狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。4.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，加強(qiáng)對采購物品或服務(wù)質(zhì)量的控制，降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。5.公司應(yīng)加強(qiáng)對采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改建議。2.內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注采購預(yù)算執(zhí)行情況、采購審批流程、采購合同簽訂與執(zhí)行、驗(yàn)收與付款等環(huán)節(jié)，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)、規(guī)范有序。（二）其他監(jiān)督檢查1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對采購付款情況進(jìn)行檢查，確保付款手續(xù)合規(guī)、付款金額準(zhǔn)確。2.公司紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)加強(qiáng)對采購活動(dòng)的監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅查處采購過程中的違規(guī)違紀(jì)行為。（三）整改與反饋1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給監(jiān)督