PAGE租車內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司租車業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范租車流程，防范租車業(yè)務(wù)中的風(fēng)險，確保租車業(yè)務(wù)的安全、有序開展，保護(hù)公司資產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及租車業(yè)務(wù)的部門和人員，包括但不限于行政部門、業(yè)務(wù)部門等因工作需要租用車輛的情況。（三）制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國民法典》中關(guān)于租賃合同的相關(guān)規(guī)定、《道路運(yùn)輸條例》等法律法規(guī)以及行業(yè)通行的租車業(yè)務(wù)規(guī)范制定。二、租車業(yè)務(wù)流程控制（一）租車需求申請1.申請部門填寫申請表各部門因工作需要租車時，應(yīng)填寫《租車申請表》，詳細(xì)注明租車用途、預(yù)計(jì)出行時間、出行路線、乘車人數(shù)等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審批申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)租車需求的合理性和必要性。對于涉及重要業(yè)務(wù)或大額費(fèi)用的租車申請，需報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與評估1.建立供應(yīng)商庫通過多種渠道收集租車供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實(shí)地考察等，篩選出信譽(yù)良好、服務(wù)質(zhì)量高、價格合理的租車供應(yīng)商，建立公司的租車供應(yīng)商庫。2.定期評估供應(yīng)商每年對供應(yīng)商庫中的供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括車輛狀況、駕駛員資質(zhì)、服務(wù)質(zhì)量、價格水平、應(yīng)急處理能力等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，淘汰不合格供應(yīng)商，補(bǔ)充優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。3.選擇租車供應(yīng)商根據(jù)租車需求和供應(yīng)商評估情況，從供應(yīng)商庫中選擇合適的租車供應(yīng)商。對于緊急租車需求，可在確保服務(wù)質(zhì)量的前提下，臨時選擇符合要求的供應(yīng)商，但事后需及時補(bǔ)充相關(guān)評估手續(xù)。（三）租賃合同簽訂1.合同起草與審核由公司法務(wù)部門或相關(guān)專業(yè)人員根據(jù)租車需求和選定的供應(yīng)商起草租賃合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確租車期限、租金及支付方式、車輛型號及數(shù)量、駕駛員要求、保險責(zé)任、違約責(zé)任等條款。合同起草完成后，提交相關(guān)部門審核，審核重點(diǎn)包括合同條款的合法性、完整性、合理性以及對公司權(quán)益的保護(hù)等方面。2.簽訂租賃合同經(jīng)審核通過的租賃合同，由公司法定代表人或授權(quán)代表與租車供應(yīng)商簽訂。簽訂后的合同原件應(yīng)妥善保管，作為后續(xù)業(yè)務(wù)處理的依據(jù)。（四）車輛交付與驗(yàn)收1.車輛交付準(zhǔn)備租車供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間和地點(diǎn)將車輛交付至公司指定地點(diǎn)。交付前，供應(yīng)商應(yīng)對車輛進(jìn)行全面檢查和清潔，確保車輛性能良好、外觀整潔，并配備齊全有效的證件和設(shè)備。2.車輛驗(yàn)收公司安排專人對交付的車輛進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括車輛外觀、內(nèi)飾、里程數(shù)、輪胎、剎車、燈光、空調(diào)等設(shè)備的運(yùn)行情況，以及車輛行駛證、保險單等證件的有效性。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在《車輛交付驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)車輛存在問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，直至車輛符合驗(yàn)收要求。（五）車輛使用與管理1.駕駛員管理租車供應(yīng)商應(yīng)派遣具備相應(yīng)駕駛資質(zhì)和經(jīng)驗(yàn)的駕駛員駕駛租用車輛。駕駛員應(yīng)遵守交通法規(guī)，嚴(yán)格按照公司指定的出行路線行駛，確保行車安全。公司有權(quán)對駕駛員的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)駕駛員存在違規(guī)行為或服務(wù)態(tài)度不佳等情況，可要求供應(yīng)商更換駕駛員。2.車輛使用登記建立《車輛使用登記表》，詳細(xì)記錄車輛每次使用的時間、地點(diǎn)、事由、里程數(shù)等信息。使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)登記，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。3.車輛維護(hù)與保養(yǎng)租車供應(yīng)商負(fù)責(zé)租用車輛的日常維護(hù)與保養(yǎng)，確保車輛始終處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。公司有權(quán)監(jiān)督供應(yīng)商的車輛維護(hù)保養(yǎng)工作，如發(fā)現(xiàn)車輛存在安全隱患或未按規(guī)定進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，可要求供應(yīng)商及時整改。4.車輛保險管理租車供應(yīng)商應(yīng)為租用車輛購買足額的保險，包括交強(qiáng)險、商業(yè)險等。保險費(fèi)用應(yīng)包含在租金中，由供應(yīng)商統(tǒng)一辦理。公司應(yīng)要求供應(yīng)商提供保險單復(fù)印件，并在租賃合同中明確保險責(zé)任和理賠流程。如發(fā)生交通事故，公司應(yīng)及時通知供應(yīng)商和保險公司，并協(xié)助處理相關(guān)事宜。（六）費(fèi)用結(jié)算與支付1.費(fèi)用結(jié)算租車業(yè)務(wù)結(jié)束后，租車供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)租賃合同約定和實(shí)際使用情況，及時向公司提供費(fèi)用結(jié)算清單。清單內(nèi)容應(yīng)包括租金、超時費(fèi)、超里程費(fèi)、路橋費(fèi)、停車費(fèi)等明細(xì)。公司相關(guān)部門對結(jié)算清單進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字蓋章。2.費(fèi)用支付經(jīng)審核通過的費(fèi)用結(jié)算清單作為公司支付租金的依據(jù)。公司財(cái)務(wù)部門按照合同約定的支付方式和時間，及時向租車供應(yīng)商支付租金。支付租金前，應(yīng)確保相關(guān)審批手續(xù)齊全，支付憑證妥善保存。（七）車輛歸還與結(jié)算1.車輛歸還租車業(yè)務(wù)結(jié)束后，使用部門應(yīng)按照合同約定的時間和地點(diǎn)將車輛歸還至租車供應(yīng)商。歸還車輛前，使用部門應(yīng)確保車輛清潔、無損壞，車內(nèi)物品齊全。租車供應(yīng)商對歸還的車輛進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)車輛存在損壞或物品缺失等情況，應(yīng)按照合同約定追究使用部門或駕駛員的責(zé)任。2.最終結(jié)算車輛歸還驗(yàn)收合格后，租車供應(yīng)商與公司進(jìn)行最終結(jié)算。雙方確認(rèn)無誤后，辦理相關(guān)結(jié)算手續(xù)，結(jié)清所有費(fèi)用。三、風(fēng)險管理與控制（一）風(fēng)險識別與評估1.建立風(fēng)險識別機(jī)制定期對租車業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險識別，通過內(nèi)部審計(jì)、數(shù)據(jù)分析、案例研究、員工反饋等方式，全面查找租車業(yè)務(wù)中可能存在的風(fēng)險，包括但不限于車輛安全風(fēng)險、駕駛員風(fēng)險、合同風(fēng)險、費(fèi)用風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，將風(fēng)險分為高風(fēng)險、中風(fēng)險和低風(fēng)險，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對策略。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.車輛安全風(fēng)險應(yīng)對要求租車供應(yīng)商為車輛購買足額保險，定期對車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)和安全檢查，確保車輛性能良好、安全設(shè)備齊全。同時，加強(qiáng)對駕駛員的安全教育和培訓(xùn)，提高駕駛員的安全意識和應(yīng)急處理能力。2.駕駛員風(fēng)險應(yīng)對嚴(yán)格審查駕駛員資質(zhì)，要求供應(yīng)商提供駕駛員的駕駛證、從業(yè)資格證等相關(guān)證件復(fù)印件，并進(jìn)行備案。加強(qiáng)對駕駛員的日常管理和監(jiān)督，建立駕駛員評價機(jī)制，對服務(wù)質(zhì)量差或存在違規(guī)行為的駕駛員及時要求供應(yīng)商更換。3.合同風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)合同管理，由專業(yè)人員起草和審核租賃合同，確保合同條款合法、完整、合理。在合同簽訂前，仔細(xì)審查合同條款，避免出現(xiàn)漏洞或歧義。合同履行過程中，嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)商解決。4.費(fèi)用風(fēng)險應(yīng)對建立費(fèi)用審核制度，對租車費(fèi)用結(jié)算清單進(jìn)行嚴(yán)格審核，防止出現(xiàn)費(fèi)用虛增或不合理收費(fèi)等情況。加強(qiáng)對租車業(yè)務(wù)的成本控制，定期對租車費(fèi)用進(jìn)行分析和比較，優(yōu)化租車方案，降低租車成本。5.法律風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)對法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保租車業(yè)務(wù)符合相關(guān)法律法規(guī)要求。在合同簽訂、車輛使用、費(fèi)用結(jié)算等環(huán)節(jié)，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)規(guī)定，避免因違法違規(guī)行為導(dǎo)致法律風(fēng)險。同時，建立與法律顧問的溝通機(jī)制，及時咨詢法律問題，防范法律風(fēng)險。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.定期審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對租車業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括租車流程的合規(guī)性、租賃合同的執(zhí)行情況、費(fèi)用結(jié)算的準(zhǔn)確性、車輛管理的規(guī)范性等方面。通過審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.專項(xiàng)審計(jì)針對租車業(yè)務(wù)中的重大事項(xiàng)或存在風(fēng)險隱患的環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)審計(jì)。專項(xiàng)審計(jì)應(yīng)深入調(diào)查問題根源，提出切實(shí)可行的改進(jìn)措施，確保租車業(yè)務(wù)健康發(fā)展。（二）日常監(jiān)督檢查1.業(yè)務(wù)部門自查租車業(yè)務(wù)涉及的各部門應(yīng)定期對本部門的租車業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，檢查租車申請的合理性、租賃合同的執(zhí)行情況、車輛使用的規(guī)范性等方面。發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報告公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。2.公司管理層監(jiān)督公司管理層定期對租車業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督檢查，了解租車業(yè)務(wù)的整體情況，協(xié)調(diào)解決業(yè)務(wù)中存在的問題。對發(fā)現(xiàn)的重大問題或違規(guī)行為，及時做出決策，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、信息管理與溝通（一）租車業(yè)務(wù)信息收集與整理1.建立信息收集渠道通過租賃合同、車輛交付驗(yàn)收單、車輛使用登記表、費(fèi)用結(jié)算清單、駕駛員信息表等多種方式，收集租車業(yè)務(wù)全過程的相關(guān)信息。同時，利用信息化系統(tǒng)，如企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理（CRM）系統(tǒng)等，對租車業(yè)務(wù)信息進(jìn)行實(shí)時記錄和管理。2.信息整理與歸檔對收集到的租車業(yè)務(wù)信息進(jìn)行整理和分類，按照時間順序、業(yè)務(wù)類型等進(jìn)行歸檔保存。歸檔資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件和電子文件，確保信息的完整性和可追溯性。（二）信息共享與溝通1.內(nèi)部信息共享建立租車業(yè)務(wù)信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部各部門之間的信息共享。業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、行政部門等相關(guān)部門可通過信息共享平臺及時獲取租車業(yè)務(wù)的相關(guān)信息，如租車申請進(jìn)度、車輛使用情況、費(fèi)用結(jié)算情況等，提高工作效率，加強(qiáng)協(xié)同合作。2.與供應(yīng)商溝通建立與租車供應(yīng)商的定期溝通機(jī)制，及時了解車輛維護(hù)保養(yǎng)情況、駕駛員服務(wù)情況、合同執(zhí)行情況等。對