PAGE審計(jì)采購(gòu)付款內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購(gòu)付款內(nèi)部控制流程，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)、付款環(huán)節(jié)準(zhǔn)確及時(shí)，保護(hù)公司資產(chǎn)安全，提高資金使用效益，防范采購(gòu)與付款過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購(gòu)及付款業(yè)務(wù)，包括但不限于原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)付款活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.準(zhǔn)確性原則：采購(gòu)信息、合同條款、付款數(shù)據(jù)等應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保財(cái)務(wù)記錄與實(shí)際業(yè)務(wù)相符。3.完整性原則：涵蓋采購(gòu)及付款業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，防止出現(xiàn)控制漏洞。4.及時(shí)性原則：各項(xiàng)采購(gòu)及付款業(yè)務(wù)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)處理，避免延誤。5.職責(zé)分離原則：采購(gòu)、驗(yàn)收、付款等相關(guān)職責(zé)應(yīng)相互分離，形成有效的制衡機(jī)制。二、采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.需求分析各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，定期提交采購(gòu)申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。采購(gòu)部門會(huì)同相關(guān)技術(shù)、質(zhì)量等部門對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，評(píng)估需求的合理性和必要性。2.采購(gòu)預(yù)算編制財(cái)務(wù)部門依據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和采購(gòu)申請(qǐng)，編制采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確各類采購(gòu)項(xiàng)目的資金額度，并報(bào)公司管理層審批。采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，如有超預(yù)算情況，需按規(guī)定程序申請(qǐng)追加預(yù)算。3.采購(gòu)計(jì)劃審批采購(gòu)部門根據(jù)審核后的采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)預(yù)算，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間安排、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。采購(gòu)計(jì)劃提交公司管理層審批，確保采購(gòu)活動(dòng)符合公司整體戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)采購(gòu)物品或服務(wù)的特點(diǎn)，制定供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查評(píng)估，篩選出合格的供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評(píng)估與考核定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。3.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)采購(gòu)部門與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問題。建立良好的供應(yīng)商關(guān)系，有助于獲取更優(yōu)惠的采購(gòu)條件、確保供應(yīng)的穩(wěn)定性和及時(shí)性。（三）采購(gòu)合同簽訂1.合同起草與審核采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和選定的供應(yīng)商，起草采購(gòu)合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同提交法律部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。2.合同簽訂與執(zhí)行經(jīng)審核通過(guò)的采購(gòu)合同，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問題，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。三、驗(yàn)收環(huán)節(jié)內(nèi)部控制（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)制定采購(gòu)部門會(huì)同相關(guān)技術(shù)、質(zhì)量等部門，根據(jù)采購(gòu)物品或服務(wù)的特點(diǎn)和合同要求，制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確驗(yàn)收的方法、程序、質(zhì)量指標(biāo)、數(shù)量核對(duì)等內(nèi)容，確保驗(yàn)收工作有章可循。（二）驗(yàn)收組織實(shí)施1.到貨通知與準(zhǔn)備采購(gòu)部門在采購(gòu)合同約定的交貨期前，通知相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，并熟悉驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.實(shí)物驗(yàn)收驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物品或服務(wù)進(jìn)行實(shí)物驗(yàn)收，包括核對(duì)數(shù)量、檢查質(zhì)量、測(cè)試性能等。對(duì)于重要物資或關(guān)鍵服務(wù)，可邀請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜疫M(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告編制驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收人員編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收結(jié)果、發(fā)現(xiàn)的問題及處理建議等。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，提交采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理1.合格處理如驗(yàn)收結(jié)果為合格，采購(gòu)部門根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告辦理入庫(kù)手續(xù)或安排使用。財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告進(jìn)行付款準(zhǔn)備。2.不合格處理如驗(yàn)收結(jié)果為不合格，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。如供應(yīng)商拒絕處理或處理后仍不符合要求，采購(gòu)部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任，并根據(jù)公司內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處理。四、付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制（一）付款申請(qǐng)與審批1.付款申請(qǐng)?zhí)峤徊少?gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，在規(guī)定的付款期限內(nèi)提交付款申請(qǐng)。付款申請(qǐng)應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、合同編號(hào)、付款金額、付款方式、付款理由等信息，并附上相關(guān)的發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等supportingdocuments。2.付款審批流程付款申請(qǐng)?zhí)峤缓?，按照公司?guī)定的審批流程進(jìn)行審批。審批流程一般包括采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。各級(jí)審批人員應(yīng)認(rèn)真審核付款申請(qǐng)的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性，確保付款符合公司規(guī)定和合同約定。（二）付款方式選擇1.常見付款方式公司采購(gòu)付款方式主要包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票、商業(yè)承兌匯票等。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同約定、供應(yīng)商要求、資金狀況等因素，選擇合適的付款方式。2.付款方式風(fēng)險(xiǎn)控制對(duì)于不同的付款方式，應(yīng)評(píng)估其風(fēng)險(xiǎn)程度，并采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施。例如，對(duì)于銀行承兌匯票和商業(yè)承兌匯票，應(yīng)關(guān)注票據(jù)的真實(shí)性、有效性和到期兌付風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)于電匯等付款方式，應(yīng)確保付款信息準(zhǔn)確無(wú)誤，防止資金錯(cuò)付。（三）付款執(zhí)行與記錄1.付款操作財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過(guò)的付款申請(qǐng)，按照選定的付款方式進(jìn)行付款操作。付款操作應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度和銀行操作規(guī)程進(jìn)行，確保付款過(guò)程安全、準(zhǔn)確、及時(shí)。2.付款記錄與核對(duì)財(cái)務(wù)部門對(duì)付款業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括付款日期、付款金額、付款方式、供應(yīng)商名稱等信息。定期與采購(gòu)部門核對(duì)付款記錄，確保財(cái)務(wù)記錄與采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)際情況相符。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)付款業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制執(zhí)行情況。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)付款內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的制定與執(zhí)行、供應(yīng)商選擇與管理、采購(gòu)合同簽訂與履行、驗(yàn)收環(huán)節(jié)、付款環(huán)節(jié)等。通過(guò)審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題，提出改進(jìn)建議，促進(jìn)內(nèi)部控制制度的有效執(zhí)行。（二）風(fēng)險(xiǎn)管理部門監(jiān)督風(fēng)險(xiǎn)管理部門關(guān)注采購(gòu)付款過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)狀況，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和預(yù)警。例如，對(duì)供應(yīng)商信用風(fēng)險(xiǎn)、合同違約風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)采取措施防范風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。（三）定期檢查與評(píng)估公司定期對(duì)采購(gòu)付款內(nèi)部控制制度進(jìn)行檢查和評(píng)估，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和外部環(huán)境變化，及時(shí)修訂和完善內(nèi)部控制制度。檢查評(píng)估結(jié)果應(yīng)作為公司績(jī)效考核和管理層決策的重要依據(jù)。六、信息溝通與反饋（一）部門間信息溝通采購(gòu)部門、驗(yàn)收部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門之間應(yīng)建立有效的信息溝通機(jī)制，及時(shí)傳遞采購(gòu)及付款業(yè)務(wù)相關(guān)信息。例如，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)向驗(yàn)收部門通報(bào)采購(gòu)合同執(zhí)行情況，驗(yàn)收部門應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門反饋驗(yàn)收結(jié)果，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)部門提供付款進(jìn)度等信息。（二）異常情況反饋與處理在采購(gòu)付款過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況，如供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題、付款糾紛等，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)反饋信息，并協(xié)同處理。對(duì)于重大異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司管理層，采取有效的應(yīng)對(duì)措施。（三）信息系統(tǒng)支持公司應(yīng)建立完善的采購(gòu)付款信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)申請(qǐng)、供應(yīng)商管理、合同簽訂、驗(yàn)收、付款等業(yè)