PAGE內(nèi)控制度采購制度一、總則（一）目的本采購內(nèi)控制度旨在規(guī)范公司采購行為，確保采購活動(dòng)合法、合規(guī)、有序進(jìn)行，提高采購效率，降低采購成本，保證采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，防范采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的利益。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動(dòng)，包括但不限于物資采購、工程采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司制定的采購流程和制度執(zhí)行，確保采購過程的規(guī)范性。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。4.公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正、公開，杜絕不正當(dāng)交易。5.保密性原則：對于采購過程中涉及的商業(yè)秘密、供應(yīng)商信息等予以保密。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會(huì)負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購戰(zhàn)略和政策，對采購工作進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行部門采購部門作為采購執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)公司需求，編制采購計(jì)劃和預(yù)算。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。3.組織采購談判，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：提出采購需求，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的支付，參與采購合同的審核。3.審計(jì)部門：對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。三、采購流程（一）采購需求提出1.各需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.采購申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購部門。（二）采購計(jì)劃編制采購部門收到采購申請表后，結(jié)合公司庫存情況、采購預(yù)算等因素，編制采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。3.組織對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或評估，收集相關(guān)資料，了解供應(yīng)商的實(shí)際情況。4.建立供應(yīng)商評估檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和更新，對于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，明確采購物資或服務(wù)的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。談判結(jié)果需形成談判記錄，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。3.根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門審核。審核通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。（五）采購執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購部門按照采購合同要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，跟蹤采購進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。2.物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。3.需求部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫驗(yàn)收報(bào)告，并簽字確認(rèn)。4.對于驗(yàn)收不合格的物資或服務(wù)，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格。（六）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，填寫付款申請單，注明采購項(xiàng)目名稱、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息。2.付款申請單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收報(bào)告的真實(shí)性、付款金額的準(zhǔn)確性等。審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、采購方式（一）公開招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項(xiàng)目。通過公開招標(biāo)，能夠吸引眾多供應(yīng)商參與競爭，確保采購過程的公平、公正、公開，獲得最優(yōu)的采購價(jià)格和質(zhì)量。（二）邀請招標(biāo)對于具有一定特殊性或供應(yīng)商數(shù)量有限的采購項(xiàng)目，可采用邀請招標(biāo)方式。采購部門向若干家具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的供應(yīng)商發(fā)出邀請，邀請其參與投標(biāo)。（三）競爭性談判適用于采購時(shí)間緊迫、采購需求規(guī)格不明確或市場競爭不充分的采購項(xiàng)目。通過與多家供應(yīng)商進(jìn)行談判，能夠在較短時(shí)間內(nèi)確定合適的供應(yīng)商和采購價(jià)格。（四）單一來源采購當(dāng)采購項(xiàng)目具有唯一性、不可替代性或只能從特定供應(yīng)商處采購時(shí)，可采用單一來源采購方式。單一來源采購需嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保采購的必要性和合理性。（五）詢價(jià)采購對于采購金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場貨源充足的采購項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)采購方式。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求其提供報(bào)價(jià)，通過比較報(bào)價(jià)選擇最優(yōu)供應(yīng)商。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：包括供應(yīng)商破產(chǎn)、違約、產(chǎn)品質(zhì)量問題、供應(yīng)中斷等風(fēng)險(xiǎn)。2.采購價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)：由于市場價(jià)格波動(dòng)、信息不對稱等原因，導(dǎo)致采購價(jià)格過高或不合理。3.采購合同風(fēng)險(xiǎn)：合同條款不明確引發(fā)的糾紛風(fēng)險(xiǎn)，如交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款約定不清。4.內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)：采購流程執(zhí)行不嚴(yán)格、審批環(huán)節(jié)缺失、監(jiān)督不力等導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估對識(shí)別出的采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的制定提供依據(jù)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和評估，建立供應(yīng)商信用檔案，定期進(jìn)行考核；與重要供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)；建立供應(yīng)商備用機(jī)制，防范供應(yīng)中斷風(fēng)險(xiǎn)。2.采購價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)市場調(diào)研，及時(shí)掌握市場價(jià)格動(dòng)態(tài)；建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，當(dāng)市場價(jià)格波動(dòng)較大時(shí)，及時(shí)調(diào)整采購策略；采用多種采購方式相結(jié)合，如招標(biāo)、談判、詢價(jià)等，爭取有利的采購價(jià)格。3.采購合同風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)采購合同的審核和管理，確保合同條款明確、合法、合規(guī)；在合同履行過程中，嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛。4.內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)管理：完善采購內(nèi)控制度，加強(qiáng)采購流程的執(zhí)行和監(jiān)督；明確各部門在采購過程中的職責(zé)和權(quán)限，避免權(quán)力過度集中；定期對采購人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。六、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對采購工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.審計(jì)部門定期對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同簽訂及履行情況等，對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議。（二）外部監(jiān)督接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督檢查，積極配合外部監(jiān)督工作，及時(shí)整改存在的問題，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。七、采購信息管理（一）采購信息收集采購部門應(yīng)廣泛收集與采購相關(guān)的信息，包括市場價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、行業(yè)動(dòng)態(tài)信息等。通過多種渠道獲取信息，如網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、行業(yè)報(bào)告、供應(yīng)商反饋等。（二）采購信息整理與分析對收集到的采購信息進(jìn)行整理和分析，建立采購信息數(shù)據(jù)庫。通過數(shù)據(jù)分析，為采購決策提供支持，如預(yù)測市場價(jià)格走勢、評估供應(yīng)商績效等。（三）采購信息共享采購信息應(yīng)在公司內(nèi)部相關(guān)部門之間實(shí)現(xiàn)共享，確保