PAGE學(xué)校單位采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強學(xué)校單位采購內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險，提高采購資金的使用效益，保障學(xué)校各項工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校單位內(nèi)所有采購活動，包括但不限于教學(xué)設(shè)備、辦公用品、基建工程、服務(wù)采購等各類物資和服務(wù)的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公正性原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，保障所有潛在供應(yīng)商平等參與競爭。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購資金使用效益。4.制衡性原則：建立健全采購決策、執(zhí)行、監(jiān)督相互制衡的機制，防止權(quán)力濫用和腐敗行為。5.誠實守信原則：采購各方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，維護(hù)良好的市場秩序。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)學(xué)校成立采購領(lǐng)導(dǎo)小組，作為采購決策機構(gòu)。采購領(lǐng)導(dǎo)小組由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)如下：1.審議學(xué)校采購政策、制度和流程。2.審批年度采購預(yù)算和重大采購項目計劃。3.對采購項目的立項、采購方式、采購文件等進(jìn)行決策。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門學(xué)校設(shè)立專門的采購部門或指定相關(guān)部門負(fù)責(zé)采購執(zhí)行工作。采購執(zhí)行部門的職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行學(xué)校采購政策、制度和流程。2.編制采購預(yù)算和采購項目計劃，報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.組織實施采購活動，包括制定采購文件、發(fā)布采購信息、組織開標(biāo)評標(biāo)、簽訂采購合同等。4.負(fù)責(zé)采購項目的驗收工作，確保采購物資和服務(wù)符合要求。5.建立采購檔案，妥善保管采購文件、合同等資料。（三）采購監(jiān)督部門學(xué)校設(shè)立采購監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行全程監(jiān)督。采購監(jiān)督小組的職責(zé)如下：1.監(jiān)督采購政策、制度和流程的執(zhí)行情況。2.審查采購文件、采購合同等，確保其合法合規(guī)。3.對采購活動中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查處理，提出整改意見。4.定期向?qū)W校匯報采購監(jiān)督情況。（四）使用部門采購項目的使用部門負(fù)責(zé)提出采購需求，參與采購項目的技術(shù)規(guī)格制定、驗收等工作，并對采購物資和服務(wù)的使用情況進(jìn)行反饋。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)學(xué)校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作實際需要，在每年規(guī)定時間內(nèi)編制本部門下一年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.采購執(zhí)行部門對各部門提交的采購預(yù)算進(jìn)行匯總審核，結(jié)合學(xué)校資金狀況，編制學(xué)校年度采購預(yù)算草案，報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.年度采購預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，必須嚴(yán)格執(zhí)行。因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)按照規(guī)定程序報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購執(zhí)行部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動，嚴(yán)格控制采購支出，不得超預(yù)算采購。2.對于預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的偏差，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時分析原因，采取有效措施進(jìn)行調(diào)整和糾正。（三）預(yù)算監(jiān)督1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期向采購領(lǐng)導(dǎo)小組匯報預(yù)算執(zhí)行情況。2.采購監(jiān)督小組對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行全程監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。四、采購流程（一）采購申請1.使用部門根據(jù)實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額、用途等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交采購執(zhí)行部門。2.采購執(zhí)行部門對采購申請進(jìn)行初審，審核采購項目是否符合學(xué)校采購政策和預(yù)算安排，申請內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。對初審?fù)ㄟ^的采購申請，報采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審批；對初審不通過的采購申請，退回使用部門并說明原因。（二）采購審批1.采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人根據(jù)采購申請的性質(zhì)和金額大小，按照學(xué)校規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。2.對于重大采購項目或超過一定金額的采購申請，需報采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。采購領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)做出審批決定，并反饋給采購執(zhí)行部門。（三）采購方式選擇1.根據(jù)采購項目的特點、金額大小、市場供應(yīng)情況等因素，采購執(zhí)行部門選擇合適的采購方式，包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價等。2.采用公開招標(biāo)方式采購的，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和招標(biāo)程序進(jìn)行操作。采購執(zhí)行部門應(yīng)在指定媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商參加投標(biāo)。3.采用邀請招標(biāo)方式采購的，采購執(zhí)行部門應(yīng)從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商中隨機邀請三家以上供應(yīng)商，并向其發(fā)出投標(biāo)邀請書。4.采用競爭性談判方式采購的，采購執(zhí)行部門應(yīng)成立談判小組，與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。5.采用單一來源采購方式采購的，應(yīng)符合國家規(guī)定的情形，并按照規(guī)定程序進(jìn)行審批。6.采用詢價方式采購的，采購執(zhí)行部門應(yīng)向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格，根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商。（四）采購文件編制1.采購執(zhí)行部門根據(jù)采購方式和采購項目特點，編制采購文件。采購文件應(yīng)包括采購公告（招標(biāo)公告、談判文件、詢價通知書等）、采購需求、技術(shù)規(guī)格、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。2.采購文件應(yīng)符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，明確采購項目的各項要求和供應(yīng)商的響應(yīng)條件，確保采購活動的公平、公正、公開。（五）采購信息發(fā)布采購執(zhí)行部門應(yīng)通過學(xué)校官網(wǎng)、政府采購指定媒體等渠道發(fā)布采購信息，包括采購公告、中標(biāo)（成交）公告等，確保采購信息及時、準(zhǔn)確、公開。（六）供應(yīng)商選擇與管理1.采購執(zhí)行部門按照采購文件規(guī)定的條件和程序，對供應(yīng)商進(jìn)行資格審查和評選，確定成交供應(yīng)商。2.建立供應(yīng)商庫，對入庫供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)管理。定期對供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行評價，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰，對優(yōu)秀供應(yīng)商給予獎勵和優(yōu)先合作機會。3.與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等內(nèi)容。（七）采購合同簽訂與履行1.采購合同經(jīng)采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審核后，報學(xué)校法定代表人或其授權(quán)代表簽字（蓋章）。合同簽訂后，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時將合同副本送財務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門備案。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)跟蹤采購合同的履行情況，督促供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。對于合同履行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。3.使用部門應(yīng)配合采購執(zhí)行部門做好采購合同的履行工作，及時提供驗收所需的資料和條件，對采購物資和服務(wù)進(jìn)行驗收。（八）采購驗收1.采購項目完成后，采購執(zhí)行部門應(yīng)組織使用部門等相關(guān)人員按照采購合同和采購文件的要求進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號、技術(shù)性能等方面。2.驗收合格的，由驗收人員簽署驗收報告；驗收不合格的，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨、降價等措施，直至驗收合格。如因供應(yīng)商原因造成的損失，采購執(zhí)行部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的賠償責(zé)任。3.驗收報告應(yīng)作為支付采購款項的依據(jù)之一。財務(wù)部門在審核采購款項支付申請時，應(yīng)核對驗收報告等相關(guān)資料。（九）采購付款1.財務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時間，對采購款項支付申請進(jìn)行審核。審核通過后，報學(xué)校財務(wù)負(fù)責(zé)人審批。2.學(xué)校財務(wù)負(fù)責(zé)人審批同意后，財務(wù)部門辦理采購款項支付手續(xù)。支付采購款項時，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的金額、付款方式、付款時間等進(jìn)行支付，確保資金安全。3.對于采購項目存在質(zhì)量問題或其他糾紛的，在問題未解決之前，財務(wù)部門暫停支付相關(guān)款項，待問題解決后再行支付。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購執(zhí)行部門和采購監(jiān)督小組應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如采購政策風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、驗收風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級，為風(fēng)險應(yīng)對提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.政策風(fēng)險應(yīng)對：加強對國家法律法規(guī)和政策的學(xué)習(xí)與研究，及時調(diào)整采購政策和制度，確保采購活動符合政策要求。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：建立嚴(yán)格的供應(yīng)商資格審查制度，加強對供應(yīng)商的考察和評估；與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)；加強對供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價和考核。3.合同風(fēng)險應(yīng)對：加強采購合同管理，嚴(yán)格按照法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定的程序簽訂合同；對合同條款進(jìn)行認(rèn)真審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、明確具體；加強對合同履行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.驗收風(fēng)險應(yīng)對：建立健全采購驗收制度，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)和程序；加強驗收人員的培訓(xùn)，提高驗收人員的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任意識；嚴(yán)格按照驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，確保采購物資和服務(wù)符合要求。5.付款風(fēng)險應(yīng)對：加強采購付款管理，嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和時間進(jìn)行付款；建立采購款項支付審核制度，對付款申請進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保資金支付安全。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.建立采購風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對采購風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險應(yīng)對過程中存在的問題，并采取有效措施進(jìn)行改進(jìn)。2.設(shè)定采購風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)，如采購項目進(jìn)度偏差率、供應(yīng)商違約率、采購成本超支率等。當(dāng)預(yù)警指標(biāo)達(dá)到設(shè)定閾值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取措施防范風(fēng)險。六、采購檔案管理（一）檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購項目的申請文件、審批文件、采購文件、投標(biāo)（響應(yīng)）文件、評標(biāo)報告、采購合同、驗收報告、付款憑證等與采購活動相關(guān)的各類文件資料。（二）檔案整理與歸檔采購執(zhí)行部門應(yīng)在采購項目完成后，及時對采購檔案進(jìn)行整理和歸檔。檔案整理應(yīng)按照文件形成的時間順序、類別等進(jìn)行分類，確保檔案資料完整、有序。歸檔后的采購檔案應(yīng)妥善保管，便于查閱和使用。（三）檔案保管期限采購檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定執(zhí)行。一般采購項目檔案保管期限為[X]年，重大采購項目檔案保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫《采購檔案查閱申