PAGE自行采購項(xiàng)目內(nèi)控制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司自行采購項(xiàng)目的管理，加強(qiáng)內(nèi)部控制，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，提高采購效率，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)、公開透明、公平公正，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及所屬單位自行組織的采購項(xiàng)目，包括貨物、工程和服務(wù)的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)應(yīng)當(dāng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守公司內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度和審批流程。3.公開透明原則：采購信息、采購過程和采購結(jié)果應(yīng)向相關(guān)部門和人員公開。4.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商一視同仁，確保競爭機(jī)會(huì)均等。5.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的合理性和采購效益的最大化。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對重大采購項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)包括：1.審議采購項(xiàng)目的預(yù)算、采購方式、采購需求等重大事項(xiàng)。2.對采購過程中的重大問題進(jìn)行決策。3.監(jiān)督采購項(xiàng)目的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門公司指定專門的部門或團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的具體執(zhí)行，稱為采購執(zhí)行部門。其職責(zé)如下：1.根據(jù)采購需求編制采購計(jì)劃，明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容。2.按照規(guī)定的采購方式和程序組織采購活動(dòng)，包括發(fā)布采購信息、邀請供應(yīng)商、組織評標(biāo)或談判等。3.對供應(yīng)商進(jìn)行資格審查和管理，建立供應(yīng)商檔案。4.簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題。5.整理和歸檔采購項(xiàng)目的相關(guān)文件和資料。（三）需求部門需求部門是提出采購需求的部門，其職責(zé)為：1.準(zhǔn)確提出采購項(xiàng)目的需求，包括技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)要求等。2.參與采購過程中的技術(shù)交流、評標(biāo)等活動(dòng)，提供專業(yè)意見。3.協(xié)助采購執(zhí)行部門進(jìn)行合同驗(yàn)收工作。（四）監(jiān)督部門公司設(shè)立監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對采購項(xiàng)目進(jìn)行全程監(jiān)督。其職責(zé)包括：1.監(jiān)督采購項(xiàng)目是否按照規(guī)定的程序和方式進(jìn)行。2.審查采購文件、合同等資料的合法性和合規(guī)性。3.受理對采購活動(dòng)的投訴和舉報(bào)，進(jìn)行調(diào)查處理。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要和實(shí)際工作需求，提前編制采購預(yù)算草案，明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購金額等內(nèi)容。2.采購預(yù)算草案應(yīng)提交公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對預(yù)算的合理性和可行性提出意見。3.采購預(yù)算草案經(jīng)公司管理層審批后，作為采購項(xiàng)目實(shí)施的依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購執(zhí)行部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動(dòng)，不得超預(yù)算采購。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，需求部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和金額，經(jīng)采購決策委員會(huì)批準(zhǔn)后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門備案。（三）預(yù)算監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。2.監(jiān)督部門對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保預(yù)算嚴(yán)格執(zhí)行。四、采購方式與程序（一）采購方式1.公開招標(biāo)：適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的項(xiàng)目。通過公開招標(biāo)，吸引眾多供應(yīng)商參與競爭，以獲取最優(yōu)的采購價(jià)格和質(zhì)量。2.邀請招標(biāo)：對于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目，或者采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項(xiàng)目總價(jià)值的比例過大的項(xiàng)目，可以采用邀請招標(biāo)方式。邀請招標(biāo)應(yīng)向不少于三家具備承擔(dān)招標(biāo)項(xiàng)目能力、資信良好的特定供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書。3.競爭性談判：符合下列情形之一的采購項(xiàng)目，可以采用競爭性談判方式：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的。4.單一來源采購：符合下列情形之一的采購項(xiàng)目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。5.詢價(jià)：采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)方式采購。詢價(jià)時(shí)應(yīng)向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，確定成交供應(yīng)商。（二）采購程序1.采購申請：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、采購原因等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.需求審核：部門負(fù)責(zé)人對采購申請進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性。審核通過后，將采購申請表提交采購執(zhí)行部門。3.采購計(jì)劃編制：采購執(zhí)行部門根據(jù)采購申請表，結(jié)合市場情況和公司實(shí)際，編制采購計(jì)劃，明確采購方式、采購時(shí)間、采購流程等內(nèi)容。采購計(jì)劃經(jīng)采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)采購決策機(jī)構(gòu)審批。4.采購信息發(fā)布：根據(jù)采購方式，采購執(zhí)行部門通過公司官網(wǎng)、采購平臺、媒體等渠道發(fā)布采購信息，邀請供應(yīng)商參與采購活動(dòng)。對于公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)項(xiàng)目，應(yīng)發(fā)布招標(biāo)公告；對于競爭性談判、單一來源采購和詢價(jià)項(xiàng)目，應(yīng)發(fā)布采購邀請書。5.供應(yīng)商資格審查：采購執(zhí)行部門對參與采購活動(dòng)的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽(yù)狀況等。只有資格審查合格的供應(yīng)商才能參與后續(xù)的采購活動(dòng)。6.采購文件編制：采購執(zhí)行部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，編制采購文件，包括招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件等。采購文件應(yīng)明確采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。7.采購評審：采購執(zhí)行部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的投標(biāo)文件或報(bào)價(jià)文件進(jìn)行評審。對于公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)項(xiàng)目，應(yīng)組建評標(biāo)委員會(huì)進(jìn)行評標(biāo)；對于競爭性談判、單一來源采購和詢價(jià)項(xiàng)目，應(yīng)組織談判小組或詢價(jià)小組進(jìn)行評審。評審過程應(yīng)嚴(yán)格按照采購文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)或評審方法進(jìn)行，確保評審結(jié)果公平公正。8.確定成交供應(yīng)商：根據(jù)評審結(jié)果，采購執(zhí)行部門確定成交供應(yīng)商，并向其發(fā)出成交通知書。成交通知書應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、成交價(jià)格、交貨時(shí)間等內(nèi)容。9.合同簽訂：采購執(zhí)行部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰。合同簽訂后，報(bào)公司法律部門進(jìn)行審核備案。10.合同執(zhí)行與驗(yàn)收：采購執(zhí)行部門跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。需求部門負(fù)責(zé)組織對采購項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后出具驗(yàn)收報(bào)告。采購執(zhí)行部門將采購合同執(zhí)行情況和驗(yàn)收報(bào)告整理歸檔。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的資質(zhì)條件、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、信譽(yù)狀況等方面。只有符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商才能進(jìn)入公司的供應(yīng)商名錄。2.通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如市場調(diào)研、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分析，篩選出潛在的供應(yīng)商。3.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估，了解其實(shí)際情況和能力?？疾靸?nèi)容包括生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備等方面。根據(jù)考察結(jié)果，確定入圍供應(yīng)商名單。（二）供應(yīng)商評價(jià)與考核1.建立供應(yīng)商評價(jià)體系，定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評價(jià)。評價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合同履行情況等方面。評價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級。2.根據(jù)供應(yīng)商評價(jià)結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎(jiǎng)勵(lì)；對于不合格供應(yīng)商，采取警告、減少采購份額、暫停合作等措施，直至取消其供應(yīng)商資格。3.定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核結(jié)果作為供應(yīng)商評價(jià)的重要依據(jù)。考核方式可以包括現(xiàn)場檢查、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動(dòng)態(tài)。對于供應(yīng)商提出的問題和建議，應(yīng)及時(shí)給予回應(yīng)和處理。通過溝通，建立良好的合作關(guān)系。2.協(xié)助供應(yīng)商解決在合作過程中遇到的問題，如技術(shù)難題、質(zhì)量問題、交貨問題等。通過共同解決問題，提高供應(yīng)商的合作積極性和忠誠度。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.建立采購風(fēng)險(xiǎn)識別機(jī)制，定期對采購項(xiàng)目進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估。風(fēng)險(xiǎn)識別內(nèi)容包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等方面。2.通過數(shù)據(jù)分析、案例分析、專家咨詢等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.對識別出的采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)評估可以采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略。對于高風(fēng)險(xiǎn)的采購項(xiàng)目，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控和嚴(yán)格控制的措施；對于低風(fēng)險(xiǎn)的采購項(xiàng)目，可以適當(dāng)簡化管理流程。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.針對市場風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場價(jià)格波動(dòng)和供應(yīng)情況變化，合理安排采購時(shí)間和采購數(shù)量。2.對于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，簽訂詳細(xì)的合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約的風(fēng)險(xiǎn)。3.為防范質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對采購產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收，嚴(yán)格按照合同要求進(jìn)行質(zhì)量把控，確保采購產(chǎn)品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。4.針對合同風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同合法合規(guī)、內(nèi)容完整、權(quán)利義務(wù)明確。在合同履行過程中，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。5.對于法律風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，確保采購活動(dòng)符合法律法規(guī)要求。在采購過程中，遇到法律問題及時(shí)咨詢公司法律部門，避免法律糾紛。七、采購檔案管理（一）檔案范圍采購檔案包括采購項(xiàng)目從申請到驗(yàn)收全過程中形成的各類文件和資料，如采購申請表、采購計(jì)劃、采購文件、投標(biāo)文件、報(bào)價(jià)文件、評標(biāo)報(bào)告、成交通知書、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告等。（二）檔案整理采購執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)對采購檔案進(jìn)行整理，按照文件的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類歸檔，確保檔案資料完整、有序。（三）檔案保管采購檔案應(yīng)妥善保管，