PAGE電子印簽管理內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強公司電子印簽管理，規(guī)范電子印簽的使用流程，確保公司印章使用的安全性、合法性和有效性，防范印章使用風(fēng)險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)在經(jīng)營管理活動中涉及電子印簽的使用與管理。（三）基本原則1.合法性原則：電子印簽的使用必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。2.安全性原則：采取有效措施確保電子印簽的存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全，防止電子印簽被盜用、篡改等風(fēng)險。3.規(guī)范性原則：明確電子印簽的申請、審批、使用、保管等流程，確保各項操作規(guī)范有序。4.責(zé)任追究原則：對因電子印簽管理不善導(dǎo)致的違規(guī)行為和損失，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。二、電子印簽的定義與分類（一）定義電子印簽是指公司以電子數(shù)據(jù)形式存在的，用于證明公司身份、確認(rèn)文件效力的印鑒，其具有與實物印鑒同等的法律效力。（二）分類1.公司公章電子印簽：代表公司對外行使權(quán)力的主要印鑒，用于各類重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。2.財務(wù)專用章電子印簽：專門用于公司財務(wù)核算、資金收付等財務(wù)業(yè)務(wù)相關(guān)文件的簽章。3.法定代表人電子印簽：由法定代表人授權(quán)使用的電子印鑒，用于特定文件或事項的簽署。4.部門專用章電子印簽：各部門根據(jù)工作需要設(shè)立的專用電子印簽，用于本部門職責(zé)范圍內(nèi)相關(guān)文件的簽章。三、電子印簽的管理職責(zé)（一）公司管理層職責(zé)1.審批電子印簽的申請、變更、注銷等事項。2.監(jiān)督電子印簽管理制度的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進(jìn)行處理。（二）行政管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)電子印簽系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。2.審核電子印簽的申請，辦理電子印簽的制作、發(fā)放、回收等具體事宜。3.定期對電子印簽的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，向管理層報告。（三）使用部門職責(zé)1.提出電子印簽的使用申請，明確使用用途、范圍和期限。2.嚴(yán)格按照規(guī)定流程使用電子印簽，確保電子印簽使用的真實性、準(zhǔn)確性和合法性。3.負(fù)責(zé)本部門電子印簽的保管和安全保密工作，防止電子印簽被盜用或泄露。（四）信息管理部門職責(zé)1.保障電子印簽存儲和傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)安全，采取防火墻、加密技術(shù)等措施防止信息泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.協(xié)助行政管理部門做好電子印簽系統(tǒng)的技術(shù)維護(hù)和數(shù)據(jù)備份工作。四、電子印簽的申請與審批（一）申請流程1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《電子印簽使用申請表》，詳細(xì)說明申請電子印簽的種類、使用范圍、使用期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將申請表提交至行政管理部門。（二）審批流程1.行政管理部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，核實申請的必要性和合規(guī)性。2.審核通過后，報公司管理層審批。管理層根據(jù)公司實際情況和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，簽署審批意見。3.經(jīng)管理層批準(zhǔn)后，行政管理部門通知信息管理部門按照規(guī)定制作電子印簽，并將電子印簽發(fā)放至使用部門。五、電子印簽的制作與發(fā)放（一）制作1.信息管理部門根據(jù)審批通過的申請，按照電子印簽制作標(biāo)準(zhǔn)和安全要求，采用先進(jìn)的加密技術(shù)制作電子印簽。2.電子印簽制作完成后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的測試和驗證，確保其準(zhǔn)確性和有效性。（二）發(fā)放1.行政管理部門將制作好的電子印簽發(fā)放至使用部門，并辦理交接手續(xù)。交接內(nèi)容包括電子印簽的名稱、使用權(quán)限、使用期限等信息。2.使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接收電子印簽，并妥善保管。接收人需在《電子印簽交接登記表》上簽字確認(rèn)。六、電子印簽的使用（一）使用范圍1.電子印簽僅用于公司內(nèi)部經(jīng)營管理活動中涉及的文件簽署、合同簽訂、報表報送等合法合規(guī)的業(yè)務(wù)場景。2.嚴(yán)禁將電子印簽用于任何違法違規(guī)或未經(jīng)授權(quán)的活動。（二）使用流程1.使用部門在需要使用電子印簽時，由電子印簽保管人登錄電子印簽系統(tǒng)，輸入正確的密碼或密鑰進(jìn)行身份驗證。2.驗證通過后，選擇相應(yīng)的電子印簽，按照系統(tǒng)提示在文件或表單上進(jìn)行簽章操作。3.簽章完成后，應(yīng)仔細(xì)核對簽章的內(nèi)容和位置是否準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時撤銷簽章并重新操作。4.使用電子印簽的文件或表單應(yīng)進(jìn)行編號登記，記錄使用時間、使用人、使用事項等信息。（三）使用限制1.電子印簽必須由授權(quán)的保管人親自使用，不得轉(zhuǎn)借他人。2.嚴(yán)禁在空白紙張或未填寫完整的文件上預(yù)先加蓋電子印簽。3.電子印簽的使用期限應(yīng)嚴(yán)格按照審批規(guī)定執(zhí)行，逾期自動失效。如需繼續(xù)使用，應(yīng)重新辦理申請審批手續(xù)。七、電子印簽的保管（一）保管要求1.使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子印簽的保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和安全意識。2.電子印簽應(yīng)存儲在安全可靠的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備中，如加密的U盤、專用服務(wù)器等，并設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限。3.保管人員應(yīng)定期對電子印簽存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)存儲設(shè)備損壞或數(shù)據(jù)異常，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。（二）保管場所1.電子印簽保管場所應(yīng)具備安全防護(hù)設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。2.保管場所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，避免電子印簽存儲設(shè)備受到損壞或感染病毒。（三）密碼與密鑰管理1.電子印簽的密碼或密鑰應(yīng)嚴(yán)格保密，保管人員不得將其告知他人。2.密碼或密鑰應(yīng)定期更換，更換周期不得超過規(guī)定時間。更換密碼或密鑰時，應(yīng)按照規(guī)定流程進(jìn)行操作，并做好記錄。八、電子印簽的變更與注銷（一）變更1.因公司名稱變更、印章樣式調(diào)整、使用權(quán)限變動等原因，需要對電子印簽進(jìn)行變更的，使用部門應(yīng)填寫《電子印簽變更申請表》，詳細(xì)說明變更原因和內(nèi)容。2.按照電子印簽申請與審批流程，經(jīng)行政管理部門審核、公司管理層批準(zhǔn)后，由信息管理部門進(jìn)行電子印簽的變更制作，并及時發(fā)放至使用部門。3.使用部門收到變更后的電子印簽后，應(yīng)立即停止使用原電子印簽，并將原電子印簽交回行政管理部門。（二）注銷1.電子印簽因使用期限屆滿、業(yè)務(wù)終止、印章?lián)p壞等原因不再使用時，使用部門應(yīng)填寫《電子印簽注銷申請表》，說明注銷原因。2.經(jīng)行政管理部門審核后，報公司管理層批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，行政管理部門通知信息管理部門對電子印簽進(jìn)行注銷操作，并將注銷情況記錄在案。3.注銷后的電子印簽數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行備份保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。九、電子印簽的安全與保密（一）安全措施1.信息管理部門應(yīng)建立完善的電子印簽安全管理體系，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止電子印簽系統(tǒng)遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對電子印簽系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。3.對電子印簽的操作記錄進(jìn)行詳細(xì)審計，以便及時發(fā)現(xiàn)異常操作并采取措施。（二）保密要求1.所有涉及電子印簽管理的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露電子印簽的相關(guān)信息。2.在電子印簽的存儲、傳輸、使用過程中，應(yīng)采取加密措施確保信息的保密性。3.嚴(yán)禁在非公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或未經(jīng)授權(quán)的設(shè)備上存儲或使用電子印簽。+、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政管理部門定期對電子印簽的使用情況進(jìn)行檢查，包括使用流程是否規(guī)范、使用記錄是否完整、電子印簽保管是否安全等。2.內(nèi)部審計部門不定期對電子印簽管理情況進(jìn)行審計，檢查制度執(zhí)行的有效性、風(fēng)險防范措施的落實情況等，并出具審計報告。（二）違規(guī)處理1.對于違反電子印簽管理制度的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，應(yīng)立即責(zé)令改正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告