PAGE公積金內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公積金管理，規(guī)范公積金業(yè)務(wù)操作，防范公積金管理風(fēng)險(xiǎn)，保障公司和員工的合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工公積金的繳存、提取、使用及賬戶管理等相關(guān)業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公積金管理相關(guān)政策規(guī)定，確保公司公積金業(yè)務(wù)合法合規(guī)開展。2.準(zhǔn)確性原則：各項(xiàng)公積金業(yè)務(wù)操作必須準(zhǔn)確無誤，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性。3.安全性原則：加強(qiáng)公積金賬戶及資金管理，保障公積金資金安全，防止出現(xiàn)資金風(fēng)險(xiǎn)和違規(guī)挪用等情況。4.效率性原則：在確保合規(guī)和安全的前提下，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高公積金業(yè)務(wù)辦理效率，為員工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)員工基本信息的收集、整理和更新，確保員工信息準(zhǔn)確無誤，為公積金繳存提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。2.根據(jù)公司薪酬政策和相關(guān)規(guī)定，核定員工公積金繳存基數(shù)和繳存比例，并及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門。3.協(xié)助員工辦理公積金提取、轉(zhuǎn)移等相關(guān)手續(xù)，解答員工關(guān)于公積金政策的疑問。（二）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)按照核定的繳存基數(shù)和比例，按時(shí)足額為員工繳存公積金，確保公積金繳存的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.負(fù)責(zé)公積金賬戶的資金管理，定期核對(duì)公積金賬戶余額，編制公積金財(cái)務(wù)報(bào)表，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。3.根據(jù)人力資源部門提供的信息和相關(guān)規(guī)定，辦理公積金的款項(xiàng)收付、資金結(jié)算等業(yè)務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)審批制度。4.配合審計(jì)部門對(duì)公積金業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，提供相關(guān)財(cái)務(wù)資料和數(shù)據(jù)。（三）行政部門1.負(fù)責(zé)公積金業(yè)務(wù)相關(guān)文件、資料的歸檔和保管工作，建立健全公積金檔案管理制度，確保檔案資料的完整性和可追溯性。2.協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好公積金賬戶的日常管理工作，如賬戶信息變更、密碼管理等。3.負(fù)責(zé)與公積金管理中心等外部機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解公積金政策變化，辦理相關(guān)業(yè)務(wù)手續(xù)。（四）審計(jì)部門1.定期對(duì)公司公積金業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查公積金業(yè)務(wù)操作是否符合法律法規(guī)、公司制度及相關(guān)流程要求。2.監(jiān)督公積金資金的使用和管理情況，防范公積金管理風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.根據(jù)審計(jì)結(jié)果，對(duì)公積金內(nèi)控制度的有效性進(jìn)行評(píng)估，提出完善制度和改進(jìn)管理的建議。三、公積金繳存管理（一）繳存基數(shù)確定1.公司按照國(guó)家規(guī)定的工資總額統(tǒng)計(jì)口徑，確定員工公積金繳存基數(shù)。工資總額包括計(jì)時(shí)工資、計(jì)件工資（含計(jì)件超額工資）、獎(jiǎng)金、津貼和補(bǔ)貼、加班加點(diǎn)工資、特殊情況下支付的工資等。2.每年年初，人力資源部門根據(jù)上一年度員工工資情況，核定本年度員工公積金繳存基數(shù)，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示。繳存基數(shù)一經(jīng)確定，原則上一年內(nèi)保持不變，但員工工資發(fā)生變動(dòng)且符合調(diào)整條件的，應(yīng)及時(shí)調(diào)整繳存基數(shù)。（二）繳存比例規(guī)定1.根據(jù)當(dāng)?shù)毓e金管理中心規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定員工公積金繳存比例。公司和員工的繳存比例應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的下限和上限要求。2.公司按照規(guī)定的繳存比例，從員工工資中代扣代繳公積金個(gè)人應(yīng)繳存部分，同時(shí)按照相同比例為員工繳存單位部分。（三）繳存流程1.每月發(fā)薪日前，人力資源部門將員工工資明細(xì)及公積金繳存基數(shù)、比例等信息提供給財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)人力資源部門提供的信息，計(jì)算員工公積金個(gè)人應(yīng)繳存部分和單位應(yīng)繳存部分，并在工資發(fā)放時(shí)進(jìn)行代扣代繳。3.財(cái)務(wù)部門于每月規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將當(dāng)月應(yīng)繳存的公積金款項(xiàng)足額存入公司公積金專用賬戶。4.財(cái)務(wù)部門在完成公積金繳存后，及時(shí)編制公積金繳存明細(xì)表，與公積金專用賬戶銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)，確保繳存金額準(zhǔn)確無誤。（四）繳存異常處理1.若發(fā)現(xiàn)員工公積金繳存基數(shù)或比例計(jì)算錯(cuò)誤、繳存金額有誤等異常情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與人力資源部門溝通核實(shí)，并進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。2.對(duì)于因員工離職、退休、調(diào)動(dòng)等原因?qū)е鹿e金繳存終止的情況，人力資源部門應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門辦理相關(guān)手續(xù)，確保公積金繳存準(zhǔn)確截止。3.如因特殊原因?qū)е鹿e金未能按時(shí)足額繳存，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公積金管理中心說明情況，并按照要求辦理補(bǔ)繳手續(xù)，避免產(chǎn)生逾期繳存等不良記錄。四、公積金提取管理（一）提取條件1.符合國(guó)家規(guī)定的以下情形之一的，員工可以申請(qǐng)?zhí)崛」e金：購買、建造、翻建、大修自住住房的；償還購房貸款本息的；租房自住且租金超出家庭工資收入規(guī)定比例的；離休、退休的；完全喪失勞動(dòng)能力，并與單位終止勞動(dòng)關(guān)系的；出境定居的；職工死亡或者被宣告死亡的；享受城鎮(zhèn)最低生活保障的；遇到突發(fā)事件，造成家庭生活嚴(yán)重困難的；連續(xù)失業(yè)兩年以上，且家庭人均月收入低于當(dāng)?shù)刈畹蜕畋Ｕ蠘?biāo)準(zhǔn)的；管委會(huì)依據(jù)相關(guān)法規(guī)規(guī)定的其他情形。2.員工申請(qǐng)?zhí)崛」e金時(shí)，應(yīng)提供真實(shí)、有效的證明材料，證明其符合相應(yīng)的提取條件。（二）提取流程1.員工向人力資源部門提出公積金提取申請(qǐng)，并提交相關(guān)證明材料。2.人力資源部門對(duì)員工提交的申請(qǐng)及證明材料進(jìn)行初審，核實(shí)材料的真實(shí)性和完整性，確認(rèn)員工是否符合提取條件。初審?fù)ㄟ^后，在申請(qǐng)表上簽署意見，并將申請(qǐng)材料及初審意見一并提交給財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行復(fù)審，重點(diǎn)審核證明材料與提取條件的匹配性、資金來源及用途的合理性等。復(fù)審?fù)ㄟ^后，按照規(guī)定的審批流程報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果辦理公積金提取手續(xù)。如提取金額在規(guī)定限額內(nèi)，直接從公司公積金專用賬戶支付給員工或相關(guān)單位；如提取金額較大或涉及特殊情況，需按照公積金管理中心的要求進(jìn)行操作。5.財(cái)務(wù)部門在辦理完公積金提取手續(xù)后，及時(shí)更新員工公積金賬戶信息，并將提取情況記錄存檔。（三）提取審核與監(jiān)督1.公司建立嚴(yán)格的公積金提取審核制度，對(duì)每一筆提取申請(qǐng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保提取行為符合規(guī)定。審核過程中，如發(fā)現(xiàn)申請(qǐng)材料存在疑問或不符合規(guī)定的情況，應(yīng)及時(shí)與員工溝通核實(shí)，必要時(shí)可要求員工補(bǔ)充提供相關(guān)證明材料或進(jìn)行實(shí)地調(diào)查。2.審計(jì)部門定期對(duì)公積金提取業(yè)務(wù)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，檢查提取業(yè)務(wù)是否合規(guī)、審批流程是否健全、審核把關(guān)是否嚴(yán)格等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。3.加強(qiáng)對(duì)公積金提取資金流向的跟蹤監(jiān)督，確保提取資金用于規(guī)定的用途，防止出現(xiàn)違規(guī)套取公積金等行為。如發(fā)現(xiàn)有違規(guī)提取公積金的情況，公司將按照相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理，并追回違規(guī)提取的資金。五、公積金使用管理（一）使用范圍公司公積金主要用于員工購買、建造、翻建、大修自住住房等住房消費(fèi)支出，以及按照國(guó)家規(guī)定允許的其他符合條件的用途。（二）使用審批1.員工因住房消費(fèi)等原因申請(qǐng)使用公積金的，應(yīng)按照公積金提取流程辦理申請(qǐng)手續(xù)，經(jīng)公司相關(guān)部門審核和領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可使用。2.對(duì)于涉及金額較大的公積金使用項(xiàng)目，如購買大額房產(chǎn)等，公司應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)評(píng)估和論證，確保資金使用的合理性和安全性。評(píng)估內(nèi)容包括項(xiàng)目的可行性、經(jīng)濟(jì)效益、風(fēng)險(xiǎn)狀況等。3.在公積金使用審批過程中，各相關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保申請(qǐng)事項(xiàng)符合公積金使用規(guī)定和公司實(shí)際情況。對(duì)于不符合規(guī)定或存在風(fēng)險(xiǎn)的申請(qǐng)，應(yīng)不予批準(zhǔn)，并向員工說明原因。（三）資金支付與結(jié)算1.經(jīng)審批同意使用公積金的，財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定的支付方式和結(jié)算流程，將公積金資金支付給相關(guān)單位或個(gè)人。支付過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)管理制度，確保資金支付安全、準(zhǔn)確、及時(shí)。2.對(duì)于公積金貸款業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)與公積金管理中心及貸款銀行密切配合，按照貸款合同約定及時(shí)足額償還貸款本息，維護(hù)公司良好的信用記錄。3.在公積金資金結(jié)算過程中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期核對(duì)資金收支情況，編制資金結(jié)算報(bào)表，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。同時(shí)，加強(qiáng)與公積金管理中心等外部機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決結(jié)算過程中出現(xiàn)的問題。（四）使用監(jiān)督與檢查1.審計(jì)部門定期對(duì)公司公積金使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查公積金使用是否符合規(guī)定用途、審批手續(xù)是否齊全、資金支付是否合規(guī)等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.公司建立公積金使用情況報(bào)告制度，財(cái)務(wù)部門定期向公司管理層報(bào)告公積金使用情況，包括使用金額、用途、資金流向等信息，為公司決策提供參考依據(jù)。3.加強(qiáng)對(duì)公積金使用項(xiàng)目的跟蹤管理，確保項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度和質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施過程中存在問題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)采取措施加以解決，保障公積金資金的安全和有效使用。六、公積金賬戶管理（一）賬戶設(shè)立與變更1.公司按照公積金管理中心的要求，在指定銀行設(shè)立公積金專用賬戶，并辦理相關(guān)開戶手續(xù)。開戶時(shí)，應(yīng)確保賬戶信息準(zhǔn)確無誤，包括賬戶名稱、賬號(hào)及開戶行等信息。2.因公司名稱變更、法定代表人變更、地址變更等原因需要變更公積金賬戶信息的，行政部門應(yīng)及時(shí)向公積金管理中心申請(qǐng)辦理賬戶變更手續(xù)，并將變更后的賬戶信息通知財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)變更后的信息，調(diào)整相關(guān)業(yè)務(wù)操作流程和記錄。（二）賬戶日常管理1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)公積金專用賬戶的日常管理工作，包括賬戶資金的收付、余額核對(duì)、賬戶信息維護(hù)等。定期核對(duì)公積金賬戶余額，確保賬目清晰、準(zhǔn)確，每月編制公積金賬戶余額明細(xì)表，并與銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)。2.嚴(yán)格保管公積金賬戶密碼、印鑒等重要資料，確保賬戶安全。密碼應(yīng)定期更換，印鑒使用應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，防止密碼泄露和印鑒被盜用等情況發(fā)生。3.行政部門協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好公積金賬戶的日常管理工作，如及時(shí)辦理賬戶信息變更、協(xié)助處理賬戶異常情況等。同時(shí)，加強(qiáng)與公積金管理中心的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解賬戶管理相關(guān)政策和要求，確保公司公積金賬戶管理工作符合規(guī)定。（三）賬戶安全防范1.加強(qiáng)公積金賬戶安全防范意識(shí)教育，提高財(cái)務(wù)人員及相關(guān)工作人員的安全意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。定期組織培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，了解公積金賬戶安全管理的最新要求和防范措施。2.建立健全公積金賬戶安全管理制度，完善賬戶安全操作規(guī)程，明確各崗位人員的職責(zé)和權(quán)限。加強(qiáng)對(duì)賬戶操作的監(jiān)督和審核，嚴(yán)格執(zhí)行雙人經(jīng)辦、授權(quán)審批等制度，防止未經(jīng)授權(quán)的操作和違規(guī)行為發(fā)生。3.采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，加強(qiáng)公積金賬戶的安全防護(hù)，如安裝防火墻、防病毒軟件等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露等安全事件發(fā)生。同時(shí)，定期對(duì)公積金賬戶系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。七、信息管理與檔案管理（一）信息管理1.建立健全公積金信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公積金業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的集中管理和共享。信息管理系統(tǒng)應(yīng)涵蓋公積金繳存、提取、使用、賬戶管理等各個(gè)環(huán)節(jié)，確保數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新和準(zhǔn)確無誤。2.加強(qiáng)對(duì)公積金信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.人力資源部門、財(cái)務(wù)部門及行政部門應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地錄入和更新公積金相關(guān)信息，保證信息的完整性和及時(shí)性。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)信息的審核和校驗(yàn)，確保信息質(zhì)量。4.建立公積金信息查詢制度，員工可通過規(guī)定的渠道查詢本人公積金繳存、提取、賬戶余額等信息。公司相關(guān)部門在辦理業(yè)務(wù)過程中，如需查詢員工公積金信息，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，并嚴(yán)格保密查詢內(nèi)容。（二）檔案管理1.行政部門負(fù)責(zé)建立公積金檔案管理制度，對(duì)公積金業(yè)務(wù)相關(guān)文件、資料進(jìn)行分類歸檔和保管。檔案內(nèi)容應(yīng)包括員工公積金繳存明細(xì)表、提取申請(qǐng)表及證明材料、使用審批文件、賬戶開戶及變更資料、財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.公積金檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行整理和裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。同時(shí)，建立檔案索引和目錄，便于查詢和檢索。3.嚴(yán)格檔案借閱和使用手續(xù)，確保證書檔案的安全和保密。借閱檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。4.定期對(duì)公積金檔案進(jìn)行清理和銷毀，對(duì)于超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案銷毀的真實(shí)性和合規(guī)性。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)公司公積金業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查公積金業(yè)務(wù)操作是否符合法律法規(guī)、公司制度及相關(guān)流程要求。審計(jì)內(nèi)容包括繳存管理、提取管理、使用管理、賬戶管理、信息管理及檔案管理等各個(gè)方面。2.建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)公積金業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的日常監(jiān)督和檢查。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期自查公積金繳存、提取、使用及賬戶管理情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。人力資源部門、行政部門在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)過程中，應(yīng)相互監(jiān)督，確保業(yè)務(wù)操作規(guī)范、準(zhǔn)確。3.對(duì)于內(nèi)部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。相關(guān)部門應(yīng)按照整改意見認(rèn)真進(jìn)行整改，確保公積金業(yè)務(wù)管理規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)可控。（二）外部監(jiān)督1.主動(dòng)接受公積金管理中心等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和數(shù)據(jù)，如實(shí)反映公司公積金業(yè)務(wù)開展情況。對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究并及時(shí)整改落實(shí)。2.關(guān)注公積金政策法規(guī)的變化，及時(shí)調(diào)整公司公積金內(nèi)控制度和業(yè)務(wù)操作流程，確保公司公積金業(yè)務(wù)始終符合外部監(jiān)管要求。加強(qiáng)與公積金管理中心等外部機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解最新政策動(dòng)態(tài)和監(jiān)管要求，為公司公積金管理工作提供指導(dǎo)。3.定期向公積金管理中心報(bào)送公司公積金業(yè)務(wù)報(bào)表和相關(guān)資料，接受外部機(jī)構(gòu)的統(tǒng)計(jì)監(jiān)督和數(shù)據(jù)分析。對(duì)于外部機(jī)構(gòu)反饋的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)問題，應(yīng)及時(shí)核實(shí)并進(jìn)行調(diào)整。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.公司員工及相關(guān)部門工作人員在公積金業(yè)務(wù)辦理過程中，如有下列行為之一的，視為違規(guī)行為：未按照規(guī)定的繳存基數(shù)、比例為員工繳存公積金的；虛報(bào)、瞞報(bào)員工工資等信息，騙取公積金繳存或提取的；違規(guī)使用公積金，將公積金用于非規(guī)定用途的；擅自更改公積金賬戶信息，造成賬戶管理混亂的；泄露公積金信息，給公司或員工造成損失的；違反公積金內(nèi)控制度及相關(guān)操作規(guī)程辦理業(yè)務(wù)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)操作失誤或風(fēng)險(xiǎn)隱患的；其他違反國(guó)家法律法規(guī)及公積金管理規(guī)定的行為。（二）違規(guī)處理措施1