行業(yè)通用銷售合同及訂單管理模板說明一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景二、操作流程指引1.業(yè)務(wù)信息梳理與準(zhǔn)備客戶信息確認(rèn)：收集客戶全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、聯(lián)系方式（僅保留必要的辦公電話，禁止留個(gè)人手機(jī)號(hào)/郵箱）、注冊(cè)地址等基礎(chǔ)信息，保證與營(yíng)業(yè)執(zhí)照信息一致。產(chǎn)品/服務(wù)信息明確：詳細(xì)列明銷售標(biāo)的物的名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)標(biāo)/行標(biāo)/約定標(biāo)準(zhǔn)）、數(shù)量單位（如臺(tái)/件/套），若為服務(wù)類，需明確服務(wù)范圍、周期、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。交易核心條款擬定：初步協(xié)商交付時(shí)間（具體到年月日）、交付地點(diǎn)（如客戶指定倉(cāng)庫/項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)）、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)方、付款方式（如預(yù)付款比例、到款節(jié)點(diǎn)、賬戶信息）、違約責(zé)任（如逾期交貨/付款的違約金計(jì)算方式）、爭(zhēng)議解決方式（如協(xié)商/仲裁/訴訟管轄地）等。2.模板內(nèi)容填寫與核對(duì)合同信息錄入：根據(jù)梳理結(jié)果，填寫《銷售合同模板》中的“合同基本信息”（合同編號(hào)、簽訂日期、簽約地點(diǎn)）、“買賣雙方信息”、“交易標(biāo)的詳情”、“交付條款”、“付款條款”、“違約責(zé)任”、“不可抗力”、“爭(zhēng)議解決”等模塊。示例：合同編號(hào)可按“年份+月份+客戶簡(jiǎn)稱+流水號(hào)”規(guī)則編制（如202405-ABC-001），保證唯一性；數(shù)量、單價(jià)、總金額需大小寫一致，總金額=單價(jià)×數(shù)量（含稅/不含稅需明確）。訂單信息關(guān)聯(lián)：基于合同內(nèi)容，填寫《訂單管理模板》，包括訂單編號(hào)（與合同編號(hào)關(guān)聯(lián)，如PO-202405-ABC-001）、下單日期、客戶名稱、產(chǎn)品/服務(wù)明細(xì)（與合同標(biāo)的對(duì)應(yīng)）、交付優(yōu)先級(jí)（如普通/緊急）、訂單狀態(tài)（如待審批/已生效/已交付/已完成）。交叉核對(duì)：檢查合同與訂單中的產(chǎn)品名稱、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間等關(guān)鍵信息是否一致，避免因數(shù)據(jù)差異導(dǎo)致后續(xù)糾紛。3.內(nèi)部審批流程發(fā)起銷售部門初審：由銷售負(fù)責(zé)人*審核合同條款的合理性（如價(jià)格是否符合政策、交付周期是否可行）、訂單信息的準(zhǔn)確性，簽字確認(rèn)后流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。法務(wù)/合規(guī)部門審核（如需）：涉及大額訂單（如超過10萬元）、復(fù)雜服務(wù)條款或特殊法律風(fēng)險(xiǎn)的合同，需法務(wù)部門*審核條款合法性，重點(diǎn)排查違約責(zé)任、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密協(xié)議等是否存在漏洞。財(cái)務(wù)部門復(fù)核：財(cái)務(wù)人員*核對(duì)付款方式、賬戶信息、稅務(wù)處理（如稅率、發(fā)票類型）是否符合公司財(cái)務(wù)制度，保證資金流轉(zhuǎn)合規(guī)。審批完成：所有部門審核通過后，由銷售部門負(fù)責(zé)人*最終簽字確認(rèn)，正式合同文本。4.合同簽署與訂單生效合同簽署：將審批通過的合同打印一式兩份（或多方），由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章（合同專用章），保證騎縫章完整。訂單確認(rèn)：簽署后的合同作為訂單附件，由銷售部門將《訂單管理模板》同步發(fā)送至客戶（可通過內(nèi)部系統(tǒng)或書面形式），客戶確認(rèn)無誤后訂單正式生效，進(jìn)入執(zhí)行階段。分發(fā)存檔：將簽署后的合同原件、審批流程記錄、訂單確認(rèn)函等文件，分發(fā)至銷售、財(cái)務(wù)、倉(cāng)儲(chǔ)、法務(wù)等部門，同時(shí)掃描電子版存檔（注明存檔編號(hào)及日期）。5.履約跟蹤與歸檔管理交付執(zhí)行：倉(cāng)儲(chǔ)部門根據(jù)訂單信息備貨，物流部門協(xié)調(diào)運(yùn)輸，銷售部門及時(shí)向客戶發(fā)送發(fā)貨通知，客戶簽收后簽署《收貨確認(rèn)單》（作為交付憑證）。進(jìn)度更新：財(cái)務(wù)部門根據(jù)訂單狀態(tài)更新收款進(jìn)度，銷售部門定期跟蹤客戶使用反饋，若遇交付延遲、質(zhì)量異議等問題，及時(shí)啟動(dòng)變更流程（如簽訂補(bǔ)充協(xié)議）。歸檔閉環(huán)：訂單完成后（含全款到賬、客戶驗(yàn)收無異議），將合同、訂單、交付憑證、付款記錄、往來函件等整理成冊(cè)，按“客戶名稱+合同編號(hào)+年份”分類歸檔，保存期限不少于合同履行結(jié)束后5年。三、模板表格示例表1：銷售合同模板（核心模塊）模塊內(nèi)容說明合同基本信息合同編號(hào)：__________簽訂日期：____年_月日簽約地點(diǎn)：_______________買賣雙方信息甲方（銷售方）：名稱__________統(tǒng)一社會(huì)信用代碼__________法定代表人__________地址__________乙方（購(gòu)買方）：名稱__________統(tǒng)一社會(huì)信用代碼__________法定代表人__________地址__________交易標(biāo)的詳情產(chǎn)品/服務(wù)名稱：__________規(guī)格型號(hào)：__________數(shù)量：__________單位：__________單價(jià)（含稅）：__________元總金額（大寫）：__________________（小寫：__________元）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：______________________________________________________交付條款交付時(shí)間：____年_月日前交付地點(diǎn)：_______________________________運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān)：__________________________________________付款條款①預(yù)付款：合同簽訂后_個(gè)工作日內(nèi)，乙方支付總金額的%即_______元；②到貨款：貨物交付后_個(gè)工作日內(nèi)，乙方支付總金額的%即_______元；③質(zhì)保金：剩余_%即_________元，質(zhì)保期滿__年后無質(zhì)量問題無息返還。違約責(zé)任①甲方逾期交貨：每逾期1日，按逾期金額__%支付違約金；逾期超過日，乙方有權(quán)解除合同。②乙方逾期付款：每逾期1日，按逾期金額%支付違約金；逾期超過__日，甲方有權(quán)暫停交付。爭(zhēng)議解決因本合同引起的爭(zhēng)議，雙方應(yīng)友好協(xié)商；協(xié)商不成的，提交__________（甲方/乙方/第三方）所在地人民法院訴訟解決。表2：訂單管理模板（核心模塊）字段名稱填寫說明訂單編號(hào)與合同編號(hào)關(guān)聯(lián)，格式：PO-年份-月份-客戶簡(jiǎn)稱-流水號(hào)（如PO-202405-ABC-001）下單日期訂單正式生效日期（YYYY-MM-DD）客戶名稱與合同乙方一致產(chǎn)品/服務(wù)明細(xì)序號(hào)交付要求優(yōu)先級(jí)：□普通□緊急交付地址：______________________________________聯(lián)系人及電話（僅辦公電話）：__________/__________訂單狀態(tài)□待審批□已生效□備貨中□已發(fā)貨□已交付□已完成□已取消（狀態(tài)變更需記錄原因及操作人）關(guān)聯(lián)合同編號(hào)____________________________備注如定制產(chǎn)品圖紙編號(hào)、特殊包裝要求等四、使用注意事項(xiàng)信息準(zhǔn)確性原則：客戶名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、產(chǎn)品規(guī)格、金額等關(guān)鍵信息必須與營(yíng)業(yè)執(zhí)照、訂單需求一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致合同無效或履約糾紛。條款合法性底線：違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等條款不得違反《民法典》《民法典合同編司法解釋》等法律法規(guī)，禁止設(shè)置“霸王條款”（如“甲方單方面解除合同無需承擔(dān)違約責(zé)任”）。審批流程完整性：嚴(yán)禁跳過內(nèi)部審批環(huán)節(jié)直接簽署合同，大額或復(fù)雜訂單需經(jīng)多部門聯(lián)合審核，保證風(fēng)險(xiǎn)可控。簽署規(guī)范性要求：合同必須由雙方法定代表人或持有授權(quán)委托書的授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章（公章需清晰、完整，避免覆蓋文字），個(gè)人簽字需手寫且與證件號(hào)碼姓名一致。變更與補(bǔ)充管理：若需修改合同條款（如交付時(shí)間、數(shù)量），必須簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，經(jīng)雙方簽字蓋章后作為原